Durchführung - Mobilitätsprojekte erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Mobilitätsprojekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitätsprojekte europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Projekt bearbeiten – im Mobility Tool+
  6. Lernergebnisse sichern – mit ECVET und Europass
  7. Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen (für Aufenthalte ab 30 Tage / 19 Tage seit 2017)
  8. Projekt abschließen – im Mobility Tool+
  9. Projekterfolge verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der das Projekt beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

 Hinweise für Auszubildende aus Drittstaaten zur Einreise in das Vereinigte Königreich: Was müssen Sie beachten, wenn Sie Auszubildenden aus Drittstaaten die Teilnahme an einem Mobilitätsprojekt zu ermöglichen möchten?

Entfernungsrechner

 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/tools/distance_en.htmEntfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung ggfs. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach Erhalt der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss eines Projekts Änderungen ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (z.B. Projektlaufzeit ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung des Projektträgers, deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe o.ä.). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Projektende.

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmer/innen-Vereinbarung nach Zielgruppen (Anhang VI der Finanzhilfevereinbarung): Vereinbarungen zwischen Ihnen als Projektträger/in und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte des Projekts, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden:

Projektträger und Projektträgerinnen, die die Lernvereinbarung nach ECVET-Standard einsetzen möchten, verwenden alternativ die folgende Fassung der Teilnehmer/-innen-Vereinbarung.

ECVET (European Creditsystem for Vocational Education and Training) bezeichnet im Bereich der Berufsbildung einen Prozess der Qualitätssicherung für Lernaufenthalte im Ausland. ECVET-Prinzipien und -Dokumente fördern Transparenz zwischen Berufsbildungssystemen sowie die kompetenzorientierte Beschreibung  und Feststellung von Lernergebnissen.

Teilnahme durch die Partnereinrichtung bestätigen lassen

Eine Bestätigung des Aufenthaltes durch den Partner im Ausland ist notwendig und Bestandteil der Projektunterlagen, die im Fall einer Prüfung angefordert werden. Es gibt dazu keine Vorlage, jedoch bestimmte Anforderungen (s. Finanzhilfevereinbarung). Möglich ist es z.B. auch, den Europass Mobilität zu verwenden, sofern er nach diesen Anforderungen ausgefüllt wurde.

5. Projekt bearbeiten im Mobility Tool+

Das Mobility Tool+ ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Mobility Tool+

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), u.a. Teilnehmende, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer.
  • überwachen Sie das Budget des Projekts. 
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen.
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Mobilitätsprojekt. 

Zugang zum Mobility Tool+

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über ECAS (European Commission Authentication Service).

6. Lernergebnisse dokumentieren - mit ECVET und Europass

Während ihres Lernaufenthalts im Ausland erwerben die Teilnehmenden sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen, die sie später als international qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in die Arbeitswelt einbringen können. Um berufliche Qualifikation über die Ländergrenzen hinweg lesbar und vergleichbar zu machen, ist jedoch eine „gemeinsame Sprache“ erforderlich. Hier kommen die in europaweiter Zusammenarbeit entwickelten Instrumente ECVET und Europass zum Tragen.

ECVET (European Creditsystem for Vocational Education and Training) bezeichnet im Bereich der Berufsbildung einen Prozess der Qualitätssicherung für Lernaufenthalte im Ausland. ECVET-Prinzipien fördern Transparenz zwischen Berufsbildungssystemen und ermöglichen die kompetenzorientierte Beschreibung von Lernergebnissen.

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernenden vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu helfen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

  • Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

  • Europass Sprachenpass: Teilnehmende an Mobilitätsprojekten können nach dem Auslandsaufenthalt ihre neu gewonnenen Sprachkenntnisse mit dem Europass Sprachenpass eigenständig dokumentieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass.

Video

Einfach mehr wert - Europass Mobilität mit Lernergebnissen

Der Europass Mobilität ist ein europäisches Instrument zur Dokumentation von Lernergebnissen von beruflichen Lernaufenthalten. Je besser dieses Dokument ausgefüllt ist, desto aussagekräftiger ist es. In diesem Video  erhalten Sie Tipps, wie das geht.

7. Sprachhilfe nutzen: Online Linguistic Support (OLS) - für Aufenthalte ab 30 Tage / 19 Tage ab 2017

Als Projektträger steuern Sie, zu welchem Zeitpunkt welche Teilnehmenden Zugänge zu den Sprachtests und den Sprachkursen des Online Linguistic Support (OLS) erhalten.

Nach der Förderzusage erhalten Sie von der Nationalen Agentur Informationen zur Handhabung und zum weiteren Vorgehen. 

Die Online-Sprachunterstützung umfasst folgende zwei Funktionen:

  1. Sprachtests vor und nach dem Aufenthalt dokumentieren den Fortschritt, den Teilnehmende während des Mobilitätsprojekts beim Lernen der betreffenden Fremdsprache gemacht haben. Sprachtests sind bislang für 18 Sprachen verfügbar. Sie sind verpflichtend für alle Erasmus+ Lernenden mit längeren Aufenthalten. Die Teilnehmenden erhalten eine Auswertung auf Basis des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (GER). So wird über alle Projekte hinweg messbar, inwiefern Mobilitätsprojekte zur Verbesserung der Fremdsprachenkompetenzen beitragen.

  2. Sprachkurse: Nach dem ersten Sprachtest erhalten Lernende die Möglichkeit, mit einem OLS- Sprachkurs ihre Fremdsprachenkenntnisse vor und während des Aufenthaltes zu verbessern. Die Module des Online-Sprachkurses sind variabel und abwechslungsreich gestaltet; sie umfassen allgemeinsprachliche und fachspezifische Einheiten und eignen sich zum selbständigen Lernen. Das Angebot wird von Jahr zu Jahr um weitere Sprachen ergänzt.
8. Projekt abschließen – im Mobility Tool+

Ihr Mobilitätsprojekt endet nicht mit der Rückkehr der Teilnehmenden. Der transparente Abschluss des Projekts ist ein wesentlicher Aspekt der Nachbereitung. Spätestens 60 Tage nach Ende des Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.

Erstellen Sie den Abschlussbericht mit Hilfe des Mobility Tools+. 
Der Abschlussbericht besteht aus Angaben

  • zu den Aufenthalten der Teilnehmenden,
  • zu den Finanzen und
  • zur inhaltlichen Umsetzung.

Alle Teilnehmenden haben zu diesem Zeitpunkt ihren Online-Bericht vollständig ausgefüllt und ans Mobility Tool+ übermittelt.

Der Abschlussbericht muss alle erforderlichen Anlagen beinhalten. Diese sind

  • die Ehrenwörtliche Erklärung,
  • die verbindliche nationale Anlage zum Abschlussbericht und
  • ggfs. Belege für außergewöhnliche Kosten.

Der Abschlussbericht wird elektronisch eingereicht. Die einzelnen Schritte finden Sie in der Anleitung zum Mobility Tool+ beschrieben.

9. Projekterfolge verbreiten

Im Programm Erasmus+ wird der Wirkung von Projekten eine große Bedeutung beigemessen. Der Verbreitung von guten Praktiken, Ergebnisse und Lessons learned  ist daher ein wichtiger Teil jedes Mobilitätsprojekts. Von der Verbreitung der Projektinhalte und Ihren Erfahrungen profitieren alle: das Programm Erasmus+, die beteiligten Institutionen und nicht zuletzt auch Sie als Akteur oder Akteurin. Der Imagegewinn wirkt sowohl im eigenen Haus als auch in der Öffentlichkeit. Für zukünftige Projekte erleichtern Sie sich zudem die Akquise von Teilnehmenden. Eine aktive Kommunikation über Ihr Mobilitätsprojekt ist also die beste Werbung für dessen Attraktivität und nachhaltigen Wirkung. 

Bereits in Ihrem Projektantrag haben Sie skizziert, welche Aktivitäten Sie nach Projektende planen, um Ihre Ergebnisse zu sichern und in der Öffentlichkeit zu verbreiten. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, hier aktiv zu werden. Wie ein angemessener Mix aussieht, hängt meist von der Art des Mobilitätsprojekts und den Möglichkeiten in einer Einrichtung ab. Nachfolgend finden Sie Anregungen, die Ihnen die Verbreitung Ihrer Erfolge und Ergebnisse erleichtern.

Werden Sie aktiv im Umfeld Ihrer eigenen Einrichtung (z.B. Intranet, Internet,  Publikationen, Projektwoche zum Thema Auslandsaufenthalt, Verleihung des Europass Mobilität, Berichterstattung in der lokalen Presse, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä.).

Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend (Information von Ausbildungspartnern wie Berufsschulen, Kammern etc.; Information auf Ausbildungsmessen u.ä.).

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
  • Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
  • Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
  • Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
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Wichtig: Verwenden Sie das Logo des Programms Erasmus+

Logo zum Programm

Bei allen Veröffentlichungen, die in Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen, sind Sie verpflichtet, das EU-Programmlogo abzubilden und auf die erhaltene Förderung aus dem Programm Erasmus+ hinzuweisen. In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Logos auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Logos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

Ergebnisse auf der Erasmus+ Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jedes Mobilitätsprojekt wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform aufgeführt. Dafür wird der englische Text der Zusammenfassung  in Ihrem Antragsformular bzw. im Abschlussbericht automatisch übertragen. 

Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Stellen Sie daher sicher, dass  die Beschreibung Ihrer Projekte dort aktuell ist. Materialien oder Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben, können in dieser Datenbank veröffentlicht werden.

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

Zwei Videos der EU-Kommission erklären, wie Sie die Plattform nutzen können:

Video

EAC IT Training V01

Video

EAC IT Training V02

10. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

 Hinweise für Auszubildende aus Drittstaaten zur Einreise in das Vereinigte Königreich: Was müssen Sie beachten, wenn Sie Auszubildenden aus Drittstaaten die Teilnahme an einem Mobilitätsprojekt zu ermöglichen möchten?

Entfernungsrechner

 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/tools/distance_en.htmEntfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen