Durchführung - Mobilitätsprojekte erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und  von uns eine  Förderzusage erhalten?  Nun können Sie mit der Umsetzung ihres Mobilitätsprojekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche weiteren Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitätsprojekte europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht: 

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Projekt bearbeiten - im Mobility Tool+
  6. Auslandserfahrungen transparent darstellen – mit Europass
  7. Hilfreiches aus Projekten
  8. Projekt abschließen im Mobility Tool+
  9. Projekterfolge verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der das Projekt beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme und Finanzierungsbedingungen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Informationen zum Versicherungsschutz

Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen. Informieren Sie Ihre Teilnehmenden darüber, dass während einer Erasmus+ Auslandsfortbildung ausreichender Versicherungsschutz bestehen muss.

Visapflicht: Ihr Bildungspersonal  benötigt u.U. zur Einreise in Visa-pflichtige Staaten ein Visum. Eine Beantragung muss rechtzeitig erfolgen, um eine termingerechte Ausreise zu gewährleisten.

Entfernungsrechner

 http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/tools/distance_en.htmEntfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Anzahl von Teilnehmenden an Auslandsaufenthalten (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es hier während  der Projektlaufzeit Änderungen bei der Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung ggfs. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach Erhalt der Förderzusage per E-Mail zugestellt.

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Antrag und Abschluss eines Projektes Änderungen im Projektdesign ergeben können.  Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (z.B. Projektlaufzeit ändern,  Umfirmierung des Projektträgers, deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Projektende.

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmer/innen-Vereinbarung Erasmus+: Personalmobilität für Lehr- und Weiterbildungsaktivitäten: Vereinbarungen zwischen Ihnen als Projektträger/in und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte des Projekts, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden. 

In dieser Teilnehmer/innen Vereinbarung (Anhang I) stellt  die EU-Kommission ein Formular (auch „Mobilitätsvereinbarung“ genannt) zur Verfügung, in dem Sie detaillierte inhaltliche Angaben zu den geplanten Aufenthalten machen sowie Absprachen zur Begleitung während der Fortbildung  und dem Umgang mit den Ergebnissen dokumentieren.

Teilnahme durch die Partnereinrichtung bestätigen lassen

Eine Bestätigung des Aufenthaltes durch den Partner im Ausland ist notwendig und Bestandteil der Projektunterlagen, die im Fall einer Prüfung angefordert werden. Es gibt dazu keine Vorlage, jedoch bestimmte Anforderungen (s. Finanzhilfevereinbarung). Möglich ist es z.B. auch den Europass Mobilität zu verwenden.

5. Projekt bearbeiten im Mobility Tool+

Das Mobility Tool+ ist eine  webbasierte Arbeitsplattform zum Projektmanagement im Programm Erasmus+. Das Tool der EU-Kommission unterstützt die Prozesse im Projektmanagement zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der Europäischen Kommission. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Mobility Tool+

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), u.a  zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen und  Aufenthaltsdauer.
  • überwachen Sie das Budget Ihres Projekts.
  • erstellen Ihre Teilnehmenden ihre individuellen Berichte. 
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen.
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Mobilitätsprojekt.

Zugang zum Mobility Tool+

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.

6. Auslandserfahrungen transparent darstellen – mit Europass

Während ihres Auslandsaufenthaltes erwerben die Teilnehmenden fachliche, persönliche und auch interkulturelle Kompetenzen. Diese internationalen Kompetenzen sind im Bildungsbereich zunehmend unverzichtbar. Mit dem Europass können Sie diese Kompetenzen transparent darstellen.

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Teilnehmenden an Auslandsfortbildungen  vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu helfen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Ein Vorteil  der Nutzung dieser Dokumente liegt in der europaweiten Standardisierung. Die Darstellung der Kompetenzen orientiert sich an Lernergebnissen.

Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

Europass Sprachenpass: Teilnehmende an Mobilitätsprojekten können nach dem Auslandsaufenthalt ihre neu gewonnenen Sprachkenntnisse mit dem Europass Sprachenpass eigenständig dokumentieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

Video

Einfach mehr wert - Europass Mobilität mit Lernergebnissen

Der Europass Mobilität ist ein europäisches Instrument zur Dokumentation von Lernergebnissen von beruflichen Lernaufenthalten. Je besser dieses Dokument ausgefüllt ist, desto aussagekräftiger ist es. In diesem Video  erhalten Sie Tipps, wie das geht.

7. Hilfreiches aus Projekten

Hier finden Sie Anregungen in Form von Beispielen oder Materialien, die während der Durchführung von Mobilitätsprojekten  in der Erwachsenenbildung entstanden sind. Anhand dieser Hilfsmittel können Sie sich einen Eindruck verschaffen, wie Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Auslandsaufenthalten ihre Erfahrungen und Lernergebnisse dokumentieren.

 

Hilfreiche und nützliche Materialien in leichter Sprache
Eine selbstbestimmte Teilhabe beinhaltet auch, dass Menschen mit Behinderung in die Lage versetzt werden, Inhalte in Verträgen und anderen Dokumenten die sie unterschreiben müssen zu verstehen. Vor diesem Hintergrund entstanden in einem KA1 Projekt Erläuterungen zum Teilnehmer/-innen Vertrag sowie zum Teilnehmer/-innen Bericht aus dem Mobility Tool + in leichter Sprache. Darüber hinaus wurde auch der Inhalt des Projekts in leichter Sprache aufbereitet und zur Vorbereitung des Bildungspersonals eingesetzt.


Die hier zur weiteren Verwendung eingestellten Materialien sind mit cc Lizenzen gekennzeichnet und können dementsprechend benutzt werden. Entstanden sind sie im Rahmen des Projekts „Redet mit uns nicht über uns“ der Diakonie Mitteldeutschland. Mehr über dieses Projekt erfahren Sie auf unserer Seite „Good Practice“.

 Beispiel Erläuterungen zu Teilnehmervereinbarung in leichter Sprache

 Beispiel Erläuterungen zum Teilnehmerbericht in leichter Sprache

 Projektinhalt "Redet mit uns, nicht über uns" in leichter Sprache

   

 

wb-web.de ist ein Portal des Deutschen Instituts für Erwachsenenbildung - Leibnitz-Zentrum für lebenslanges Lernen e. V., das im Zeitraum 2014 bis 2016 gemeinsam mit der Bertelsmann Stiftung im Rahmen eines Kooperationsprojekts entwickelt wurde. Mit Blick auf die Diskussion um Lernergebnisformulierungen finden Sie unter wb-web.de vielfältige Informationen, Wissensbausteine und Materialien, die in Ihren Tätigkeitsfeld und für Sie persönlich hilfreich sein können.

8. Projekt abschließen – im Mobility Tool+

Ihr Mobilitätsprojekt endet nicht mit der Rückkehr der Teilnehmenden. Der transparente Abschluss des Projekts ist ein wesentlicher Aspekt der Nachbereitung. Spätestens 60 Tage nach Ende des Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.

Erstellen Sie den Abschlussbericht mit Hilfe des Mobility Tools+. 
Der Abschlussbericht besteht aus Angaben

  • zu den Aufenthalten der Teilnehmenden,
  • zu den Finanzen und
  • zur inhaltlichen Umsetzung.

Alle Teilnehmenden haben zu diesem Zeitpunkt ihren Online-Bericht vollständig ausgefüllt und ans Mobility Tool+ übermittelt.

Der Abschlussbericht muss alle erforderlichen Anlagen beinhalten. Diese sind

  • die Ehrenwörtliche Erklärung und
  • ggfs. Belege für außergewöhnliche Kosten.

Der Abschlussbericht wird elektronisch eingereicht. Die einzelnen Schritte finden Sie in der Anleitung zum Mobility Tool+ beschrieben.

9. Projekterfolge verbreiten

Im Programm Erasmus+ wird der Wirkung von Projekten eine große Bedeutung beigemessen. Die Verbreitung von guten Praktiken,  Erfahrungen oder von Produkten ist daher ein wichtiger Teil jedes Mobilitätsprojekts. Eine aktive Kommunikation über Ihr Mobilitätsprojekt ist eine gute Werbung für dessen Attraktivität  – und nicht zuletzt auch für Ihre Einrichtung. Sie kann zu jedem Zeitpunkt im Projektverlauf eingesetzt werden.

Bereits in Ihrem Projektantrag haben Sie skizziert, welche Aktivitäten Sie nach Projektende planen, um Ihre Ergebnisse zu sichern und in der Öffentlichkeit zu verbreiten. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung. Nutzen Sie die Gelegenheit, die neuen Erfahrungen Ihres Bildungspersonals und die Ergebnisse aus den Auslandsfortbildungen zu verbreiten. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, hier aktiv zu sein. Was realistisch und sinnvoll ist, hängt immer auch von der Art des Mobilitätsprojekts und den Möglichkeiten in einer Einrichtung ab. Nachfolgend finden Sie einige Anregungen.

Nutzen Sie aktiv die Kanäle in Ihrer eigenen Einrichtung: 
Intranet, Projektwebseite im Internet, Publikationen, Fachzeitschriften, Berichterstattung in der lokalen Presse oder in Fachzeitschriften, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä..

Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend:
Informieren Sie z.B. Einrichtungen in Ihrem Umfeld, die ähnliche Tätigkeitsschwerpunkte oder Zielgruppen haben und ermöglichen Sie einen Erfahrungsaustausch.

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  •  Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten. 
  •  Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren. 
  •  Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
  •  Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?

Wichtig: Verwenden Sie das Logo des Programms Erasmus+

Logo zum Programm

Bei allen Veröffentlichungen, die in Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen, sind Sie verpflichtet, das EU-Programmlogo abzubilden und auf die erhaltene Förderung aus dem Programm Erasmus+ hinzuweisen. In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Logos auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Logos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

Ergebnisse auf der Erasmus+ Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jedes Mobilitätsprojekt wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform aufgeführt. Dafür wird der englische Text der Zusammenfassung  in Ihrem Antragsformular bzw. im Abschlussbericht automatisch übertragen. 

Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Stellen Sie daher sicher, dass  die Beschreibung Ihrer Projekte dort aktuell ist. Materialien oder Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben, können in dieser Datenbank veröffentlicht werden.

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

Zwei Videos der EU-Kommission erklären, wie Sie die Plattform nutzen können:

Video

EAC IT Training V01

Video

EAC IT Training V02

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa (englisch: ePlatform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die  zur Vernetzung  von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und –ergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen.

EPALE: E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa

 Projekterfolge und -ergebnisse europaweit teilen

10. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

EPALE: E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa

 Projekterfolge und -ergebnisse europaweit teilen