Durchführung - Strategische Partnerschaften erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.

Damit Erasmus+ Strategische Partnerschaftsprojekte europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Vereinbarung verstehen und ggfs. ändern
  4. Fortschritts- und Zwischenberichte erstellen
  5. Projekt bearbeiten – im Mobility Tool+
  6. Projekt  abschließen – im Mobility Tool+
  7. Projekterfolge verbreiten und nutzen

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der das Projekt beantragt wurde.

1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschusse aufgeschlüsselt.

Muster der Finanzhilfevereinbarungen können Sie hier einsehen:

3. Vereinbarung verstehen und ggfs. ändern

Im Handbuch für Koordinatoren und Koordinatorinnen haben wir für Sie vertragliche Bestandteile der Zusammenarbeit zwischen der NA und der koordinierenden Einrichtung zusammengefasst. Dazu gehören Informationen z.B. zu Mittelverschiebungen, Änderungsanträgen, Finanzierungen und Nachweisen. In den Hinweisen zur Projektdurchführung (FAQ) haben wir die häufigsten Fragen  für Sie beantwortet:

Änderungsantrag stellen

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Partnerschaft Änderungen ergeben können. Ändert sich Ihre rechtliche Vertretung, möchten Sie Änderungen am Projektkonsortium vornehmen oder planen Sie eine Änderung in einem anderen Bereich des Projekts? Dann kontaktieren Sie dazu vorab Ihre festen Ansprechpersonen.

Informationen zum formalen Vorgehen finden Sie im o. g. Handbuch für Koordinatoren.

Die notwendigen Formulare haben wir hier Für Sie zusammengefasst:

4. Fortschritts- und Zwischenberichte erstellen

Projekte mit einer Dauer von maximal 2 Jahren und bei einer einmaligen Vorauszahlung erstellen bis zum Ende des dreizehnten Monats einen Fortschrittsbericht (progress report). Dieser umfasst die Projektaktivitäten der ersten 12 Monate.

Projekte mit einer Dauer von über zwei Jahren und zwei Vorauszahlungen erstellen zwei Berichte:

  • Bis zum Ende des neunten Monats ist die Abgabe eines Fortschrittsberichts notwendig, der die Durchführung des Projekts bis zum Ende des achten Monats der Projektlaufzeit zum Inhalt hat.
  • Darüber hinaus ist bis 30 Tage nach der Hälfte der Projektlaufzeit die Abgabe eines zweiten Zwischenberichts (interim report) erforderlich, der den Berichtszeitraum bis zum Ende der Hälfte der Projektlaufzeit zum Inhalt hat und als Beantragung für eine weitere Vorfinanzierungsrate gilt.

Fortschritts- und Zwischenberichte

Projekte ab 2016 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool+ erstellen.

 Link zum Mobility Tool +

 Anleitung zum Mobility Tool+ für Projektträger 2016/2017

 

 

5. Projekt bearbeiten - im Mobility Tool+

Das Mobility Tool+ ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU- Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Mobility Tool+

  • verwalten Sie das Budget jeder Kostenart.
  • überwachen Sie das Gesamtbudget.
  • erstellen Sie den Abschlussbericht für Ihr Projekt  (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht).

Zugang zum Mobility Tool+

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.

6. Projekt abschließen - im Mobility Tool+

Spätestens 60 Kalendertage nach Ende Ihres Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.  Dazu nutzen Sie das Mobility Tool+. Ein eigenes Berichtsformular ist daher nicht notwendig. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch eingereicht.

Ihre notwendigen To-dos auf einen Blick

  • Sie prüfen, ob  Sie alle Daten zu den Budgetkategorien, die im Rahmen Ihres Projektes gefördert wurden, in das Mobility Tool+ eingetragen haben. Prüfen Sie die Einträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  • Sie ergänzen und prüfen die Angaben im Menüpunkt Budget des Mobility Tool+.
  • Sie arbeiten  Ihren Abschlussbericht im Mobility Tool+ aus.
  • Sie laden alle erforderlichen Anlagen hoch.
  • Sie übermitteln den Abschlussbericht online.
7. Projekterfolge verbreiten und nutzen

In Ihrem Projektantrag haben Sie bereits Maßnahmen geplant, um die Ergebnisse und Erfolge aus Ihrer Strategischen Partnerschaft weit reichend bekannt zu machen. Geben Sie Erfahrungen,  Erkenntnisse und Produkte aus Ihrem Projekt an Dritte weiter, so dass diese sie weiternutzen können.

Erasmus+: Projektergebnisse der Strategischen Partnerschaften erfolgreich verbreiten und nutzen

Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren

Medientyp: Handbuch, Format: A4, Seitenzahl: 54, Erscheinungsjahr: 2015

Das Handbuch beschreibt wichtige Elemente des Verbreitungsprozesses untermauert durch visuelle Gedächtnisanker. Es gibt hilfreiche Empfehlungen und praktische Tipps, um eine effektive Verbreitung zu konzipieren und zu realisieren sowie die Nutzung und Nachhaltigkeit Ihrer Projekte sicherzustellen....

Wichtig: Verwenden Sie das Logo des Programms Erasmus+

Logo zum Programm

Bei allen Veröffentlichungen, die in Zusammenhang mit Ihrem Projekt stehen, sind Sie verpflichtet, das EU-Programmlogo abzubilden und auf die erhaltene Förderung aus dem Programm Erasmus+ hinzuweisen. In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Logos auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Logos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

Ergebnisse auf der Erasmus+-Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jede Partnerschaft wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform (Link: ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/) aufgeführt. Dafür wird der englische Text der Zusammenfassung  in Ihrem Antragsformular bzw. im Abschlussbericht automatisch übertragen. 

Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Stellen Sie daher sicher, dass  die Beschreibung Ihrer Projekte dort aktuell ist. Materialien oder andere Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben können, können in dieser Datenbank veröffentlicht werden.

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

Zwei Videos der EU-Kommission erklären, wie Sie die Plattform nutzen können:

Video

EAC IT Training V01

Video

EAC IT Training V02

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa (englisch: ePlatform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die  zur Vernetzung  von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und –ergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen.

EPALE: E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa

 Projekterfolge und -ergebnisse europaweit teilen

8. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Fortschritts- und Zwischenberichte

Projekte ab 2016 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool+ erstellen.

 Link zum Mobility Tool +

 Anleitung zum Mobility Tool+ für Projektträger 2016/2017

 

 

Erasmus+ Project Results Platform

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

EPALE: E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa

 Projekterfolge und -ergebnisse europaweit teilen