Coronavirus: Informationen zu Erasmus+ - Hinweise der NA beim BIBB

15.06.2021

Mittelübertragungen

Die Möglichkeit einer Mittelübertragung von 10 Prozent in die Kostenart „Außergewöhnliche Kosten" besteht nur für Projekte, die das entsprechende Addendum unterzeichnet haben.

Kosten von COVID Tests

Kosten für Tests können für Lernende als auch für Personal bis zu 100 Prozent in der Kostenart „Außergewöhnliche Kosten" anerkannt werden.

Für Verträge des Jahres 2020 gilt, dass 10 Prozent der Kosten ohne Addendum in die die Kostenart „Außergewöhnlichen Kosten„ übertragen werden können, um diese Kosten abzudecken. Bei einer Übertragung von mehr als 10 Prozent muss ein Änderungsantrag gestellt werden.

Belege/Rechnungen der Testkosten müssen dem Abschlussbericht vorliegen. Bei zusätzlichen Kosten für Tests gelten Einzelfallentscheidungen.

Quarantäne-Zeiten

Sollte eine Quarantäne-Pflicht bei Einreise im Zielland bestehen, so wird für die Zeit der Quarantäne eine Finanzierung der individuellen Unterstützung gewährt. Eine gute Überbrückung der Quarantäne-Zeit wären virtuellen Aktivitäten.

Als Nachweis/Beleg für die Quarantäne-Tage dient ein Ausdruck der aktuellen Einreisebestimmungen des Ziellandes sowie ein Eintrag ins Mobility Tool+, dass eine Quarantäne-Zeit (von-bis) in der Mobilitätszeit enthalten ist. 

14.01.2021

Informationen für graduierte Teilnehmende

25.11.2020

Aktualisierte Informationen für laufende Projekte

Für laufende Projekte gilt weiterhin, dass die Bedingungen der Corona-Pandemie nicht automatisch unter die sogenannte „Höhere Gewalt“ zu subsummieren sind, sondern dass der Sachverhalt der „Höheren Gewalt“ von der NA immer im Einzelfall entschieden wird. Bitte sichern Sie für eine etwaige Erstattung von Kosten die jeweils geltenden Bedingungen zum Zeitpunkt der Planung Ihrer Mobilitäten und dokumentieren Sie ggf. die geplanten Mobilitäten durch Teilnahme-Vereinbarungen.

Wenn Sie ihre Mobilitäten zu einem Zeitpunkt planen, an dem keine Reisewarnungen bzw. -beschränkungen für Ihr Zielland vorliegen, Sie die Mobilitäten dann aber aufgrund von akuten nationalen oder regionalen Reisebeschränkungen nicht wie geplant durchführen können, dann erhalten Sie als Projektträger 350 EUR Organisationsmittel für jede Mobilität. Hier greift das Prinzip der „Höheren Gewalt“.

Bitte planen Sie als Projektträger der Leitaktion 1 jedoch keine Mobilitäten, deren Durchführung zum Zeitpunkt der Planung aufgrund von Reisewarnungen bzw. -beschränkungen für Ihr Zielland absehbar in Frage steht oder gar unmöglich ist. In einem solchen Fall können bei Absage der geplanten Mobilitäten keine Organisationsmittel finanziert werden. Es liegt in einem solchen Fall wegen der Absehbarkeit keine „Höhere Gewalt“ vor.

Das Auswärtige Amt (www.auswaertiges-amt.de) und das Robert-Koch-Institut (www.rki.de) informieren auf ihren Websites tagesaktuell über länderspezifische Reisewarnungen und Risikogebiete.

28.08.2020

Informationen zu Absagen/Abbrüchen aufgrund von Corona 

Am 1. Juli 2020 haben wir die Projektträger darüber informiert, dass für die laufenden Projekte nicht mehr generell die Ausnahmebedingungen der „Höheren Gewalt“ gelten, sondern die Bedingungen der Corona-Pandemie - hierzu wurden auch Vertragszusätze (=Addenden) versendet. So fällt bspw. ein Abbruch oder eine Stornierung einer Aktivität aufgrund von Corona nicht mehr automatisch unter die sogenannte „Höhere Gewalt“. Sollten jedoch neue und nicht vorhersehbare Ereignisse/Geschehnisse aufgrund der Pandemie auftreten, so kann der Sachverhalt der „Höheren Gewalt“ erneut von uns anerkannt werden. 

Ein Beispiel: Sie planen im August 2020, Teilnehmende im Oktober nach Griechenland zu entsenden, da momentan eine Anreise aus Deutschland nach Griechenland problemlos möglich ist und Sie organisieren diese Mobilitäten wie gewohnt. Falls das Robert Koch Institut und die Bundesregierung das Zielland Griechenland kurz vor der Mobilität als Corona-Krisengebiet einstufen sollte und eine Anreise nicht mehr möglich wäre, so würden ggf. Stornierungskosten entstehen. Diese Kosten könnten dann aufgrund von „Höherer Gewalt“ (so wie bisher) gegenüber der NA beim BIBB geltend gemacht werden. Da es sich jedoch stets um sogenannte Einzelfallentscheidungen handelt, müssen Sie in solchen Fällen direkt Kontakt zu uns aufnehmen. 

Die NA beim BIBB ist sehr daran interessiert, dass Sie auch in diesen schwierigen Zeiten Mobilitäten planen und hoffentlich problemlos durchführen können. Im Falle von unvorhersehbaren Ereignissen werden wir auch weiterhin alle Möglichkeiten ausschöpfen, um Risiken für die Projektträger und die Teilnehmenden möglichst gering zu halten.

01.07.2020 | Erasmus+

Informationen für laufende Projekte unter den Bedingungen der Corona-Krise

Im Juni 2020 haben sich alle Projektträger mit den Bedingungen von Covid-19 auseinandergesetzt; die bis dahin geltenden Bestimmungen der Force Majeure (höheren Gewalt) decken die Wirklichkeit für die Vertragsnehmer nicht mehr sinnvoll ab und gelten entsprechend nicht mehr. Es stellt sich vielmehr die Frage, wie Sie als koordinierende Einrichtung unter den herrschenden Bedingungen Ihre Projekte planen und durchführen können und ob und wie bspw. virtuelle Aktivitäten gefördert werden können.

Am 12. Juni 2020 hat die Europäische Kommission Bedingungen definiert, unter denen ab diesem Zeitpunkt virtuelle Aktivitäten und Kooperationen angesichts der Corona-Krise geplant werden können und möglich sind.

Leitaktion 1:

• Projektträger erhalten 350 EUR Organisationsmittel je Teilnehmer/Teilnehmerin für jede Mobilität, die als „reguläre Mobilität“ geplant wurde und aufgrund von Covid-19 nur als „blended Mobility“ durchgeführt werden kann.
• Projektträger können bis zu 10% der Mittel aus einer beliebigen Kostenart in die Kostenart außergewöhnliche Kosten übertragen und für den Erwerb von Equipment zur Durchführung virtueller Aktivitäten ansetzen, auch wenn diese Finanzierungsposition im Antrag ursprünglich nicht vorgesehen war. Finanziert werden max. 75% der von der NA anerkannten Ausgaben und der Betrag muss in anderen Positionen eingespart werden.
  Vertragsnehmer erhalten in Kürze ein Addendum zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung mit weiteren Informationen. Die o.g. Bestimmungen können nur angewandt werden, wenn dieses Addendum in Kraft getreten ist.

Leitaktion 2:

• Projektträger erhalten 15% der Einheitenkosten für die virtuelle Durchführung transnationaler Lern- und Lehraktivitäten (LTTA) sowie Multiplikatorentreffen (ME).
• Projektträger erhalten stark erweiterte Möglichkeiten, Mittelübertragungen zwischen einzelnen Budgetpositionen vorzunehmen.
• Die virtuelle Durchführung transnationaler Projekttreffen (TPM) muss aus der Kostenart Projektmanagement und Implementierung (PMI) finanziert werden.
  Vertragsnehmer erhalten in Kürze ein Addendum zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung mit weiteren Informationen. Die o.g. Bestimmungen können nur angewandt werden, wenn dieses Addendum in Kraft getreten ist.
  In den nächsten Wochen werden diese Änderungen in der Durchführung und Finanzierung der Projekte auch in dem entsprechenden Werkzeug MobilityTool+ (MT+) abgebildet sein und für die Dokumentation Ihres Projekts zur Verfügung stehen.

05.05.2020 | Sicherheitswarnung an alle Koordinatoren von Erasmus+ Projekten:

In den letzten Wochen ist es zu einem Hacker-Angriff auf E-Mail-Konten und Bankkonten von Projektkoordinatoren gekommen. Der E-Mail-Verkehr zwischen Projektträgern und Projektpartnern wurde abgefangen und Weiterleitungen von Zahlungen wurden auf kriminelle Konten umgeleitet.

Bitte prüfen Sie unbedingt telefonisch oder anderweitig die Richtigkeit, falls Sie von Ihren Projektpartnern oder anderen Beteiligten gebeten werden, Gelder auf andere als die Ihnen bekannten Konten zu transferieren.

Falls Sie selbst in absehbarer Zeit Ihre Kontoangaben ändern wollen, so sollten Sie im Vorfeld unbedingt mit Ihrem Ansprechpartner in der NA beim BIBB telefonischen Kontakt aufnehmen, damit wir den Vorgang prüfen und die Daten bestätigen können.

24.04.2020 | Leitaktion 2: Umgang mit Stornokosten zu „Höherer Gewalt”

Sie können Ihre Projektaktivitäten aufgrund der aktuellen Ereignisse durch das Corona-Virus nicht durchführen und es sind Ihnen bereites Kosten für bspw. Flug und Unterkunft entstanden, so erklären wir Ihnen in diesem Dokument, wie Sie diese Kosten ins Mobility Tool+ (MT+) eintragen können, damit eine Erstattung unsererseits möglich ist.

07.04.2020 | FAQ der Europäischen Kommission

Die EU-Kommission hat ihrerseits eine Themenseite mit Fragen und Antworten zum Umgang mit dem Corona-Virus im Rahmen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Diese finden Sie unter folgendem Link. Eine Auswahl der häufigsten Fragen und Antworten mit administrativen Hinweisen haben wir Ihnen in unserer FAQ-Liste (Stand 07.04.2020) zusammengestellt.

06.04.2020 | Leitaktion 1: Umgang mit Stornokosten zu „Höherer Gewalt”

Wenn Sie aufgrund des Corona-Virus Ihre Mobilität im Rahmen eines Mobilitätsprojektes (KA1) abbrechen müssen oder diese erst gar nicht antreten können, Ihnen jedoch Kosten entstanden sind, dann empfehlen wir Ihnen unsere Kurzanleitung zur Eingabe von Stornokosten und entstandener Kosten im Falle von „Höherer Gewalt“. Darin wird Ihnen aufgezeigt, wie Sie mit verschiedenen Szenarien umgehen sollen, wie Sie entstandene Kosten ins Mobility Tool+ eingeben und welche Nachweise (Belege) notwendig sind.

Zur Kurzanleitung (PDF) (aktualisiert am 06.04.20)

18.03.2020 | Reisewarnung / Rückholung

Aufgrund der weltweiten Reisewarnung des Auswärtigen Amtes sollten in Erasmus+ Projekten ab sofort – egal in welche Region – bis auf weiteres keine Personen entsandt werden. Darüber hinaus sollte derzeit im Ausland befindliche Personen – vor allem aus besonders betroffenen Gebieten – die Teilnehmenden zurückgeholt werden. Dazu ist ggf. mit der Botschaft vor Ort Kontakt aufzunehmen.

Reisewarnung des Auswärtigen Amts

• Die „höhere Gewalt“ tritt zu einem Zeitpunkt auf, an dem Sie eingegangene finanzielle Verpflichtungen nicht mehr zurücknehmen können.
• Sie haben alle Möglichkeiten einer Minimierung anfallender Ausgaben z.B. durch Kündigung von Verträgen, Rückgabe von Tickets oder die Nutzung Reiserücktrittsversicherungen ausgeschöpft.
• Sie erläutern im Abschlussbericht, warum es zu den Änderungen im Projekt gekommen ist (also bspw. eine Mobilität in der Leitaktion 1 nicht angetreten oder vorzeitig abgebrochen wurde oder warum ein Workshop oder Treffen in der Leitaktion 2 nicht durchgeführt wurde).
• Sie belegen ihre Erläuterungen im Abschlussbericht mit spezifischen und belastbaren Informationen, aus denen für die NA beim BIBB das Vorliegen einer höheren Gewalt ersichtlich ist. Dies können bspw. Informationen von Behörden oder berufenen Stellen sein, aus denen hervorgeht, dass empfohlen wird, bspw. keine Reisen zu tätigen. Das gleiche gilt für den Empfang von Gästen im Rahmen von Projekttreffen in Deutschland. 
• Sie müssen deutlich darstellen, inwiefern diese Informationen einer „höheren Gewalt“ für das eigene Mobilitätsvorhaben oder Projekt zutreffend sind (also hinsichtlich der Zeit: wann und für wie lange wurden Empfehlungen gegeben, hinsichtlich des Ortes: für welche Orte/Regionen wurden Empfehlungen ausgesprochen oder hinsichtlich der Reisenden: besteht die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe).
• Sie belegen die entstandenen außergewöhnlichen Kosten im Abschlussbericht durch Vorlage entsprechender Dokumente wie bspw. Rechnungen.
• Die Förderhöchstsumme sowie die Höchstlaufzeit des Projekts können in keinem Fall überschritten werden. Es ist allerdings im Rahmen des Open Flow Managements möglich, entstandene Kosten an anderer Stelle einzusparen oder Gelder für andere Zielorte umzuwidmen.