Coronavirus: Informationen zu Erasmus+ - Hinweise der NA beim BIBB

28.08.20

Informationen zu Absagen/Abbrüchen aufgrund von Corona 

Am 1. Juli 2020 haben wir die Projektträger darüber informiert, dass für die laufenden Projekte nicht mehr generell die Ausnahmebedingungen der „Höheren Gewalt“ gelten, sondern die Bedingungen der Corona-Pandemie - hierzu wurden auch Vertragszusätze (=Addenden) versendet. So fällt bspw. ein Abbruch oder eine Stornierung einer Aktivität aufgrund von Corona nicht mehr automatisch unter die sogenannte „Höhere Gewalt“. Sollten jedoch neue und nicht vorhersehbare Ereignisse/Geschehnisse aufgrund der Pandemie auftreten, so kann der Sachverhalt der „Höheren Gewalt“ erneut von uns anerkannt werden. 

Ein Beispiel: Sie planen im August 2020, Teilnehmende im Oktober nach Griechenland zu entsenden, da momentan eine Anreise aus Deutschland nach Griechenland problemlos möglich ist und Sie organisieren diese Mobilitäten wie gewohnt. Falls das Robert Koch Institut und die Bundesregierung das Zielland Griechenland kurz vor der Mobilität als Corona-Krisengebiet einstufen sollte und eine Anreise nicht mehr möglich wäre, so würden ggf. Stornierungskosten entstehen. Diese Kosten könnten dann aufgrund von „Höherer Gewalt“ (so wie bisher) gegenüber der NA beim BIBB geltend gemacht werden. Da es sich jedoch stets um sogenannte Einzelfallentscheidungen handelt, müssen Sie in solchen Fällen direkt Kontakt zu uns aufnehmen. 

Die NA beim BIBB ist sehr daran interessiert, dass Sie auch in diesen schwierigen Zeiten Mobilitäten planen und hoffentlich problemlos durchführen können. Im Falle von unvorhersehbaren Ereignissen werden wir auch weiterhin alle Möglichkeiten ausschöpfen, um Risiken für die Projektträger und die Teilnehmenden möglichst gering zu halten.


01.07.2020 | Erasmus+

Informationen für laufende Projekte unter den Bedingungen der Corona-Krise

Im Juni 2020 haben sich alle Projektträger mit den Bedingungen von Covid-19 auseinandergesetzt; die bis dahin geltenden Bestimmungen der Force Majeure (höheren Gewalt) decken die Wirklichkeit für die Vertragsnehmer nicht mehr sinnvoll ab und gelten entsprechend nicht mehr. Es stellt sich vielmehr die Frage, wie Sie als koordinierende Einrichtung unter den herrschenden Bedingungen Ihre Projekte planen und durchführen können und ob und wie bspw. virtuelle Aktivitäten gefördert werden können.

Am 12. Juni 2020 hat die Europäische Kommission Bedingungen definiert, unter denen ab diesem Zeitpunkt virtuelle Aktivitäten und Kooperationen angesichts der Corona-Krise geplant werden können und möglich sind.

Leitaktion 1:

  • Projektträger erhalten 350 EUR Organisationsmittel je Teilnehmer/Teilnehmerin für jede Mobilität, die als „reguläre Mobilität“ geplant wurde und aufgrund von Covid-19 nur als „blended Mobility“ durchgeführt werden kann.
  • Projektträger können bis zu 10% der Mittel aus einer beliebigen Kostenart in die Kostenart außergewöhnliche Kosten übertragen und für den Erwerb von Equipment zur Durchführung virtueller Aktivitäten ansetzen, auch wenn diese Finanzierungsposition im Antrag ursprünglich nicht vorgesehen war. Finanziert werden max. 75% der von der NA anerkannten Ausgaben und der Betrag muss in anderen Positionen eingespart werden.
    Vertragsnehmer erhalten in Kürze ein Addendum zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung mit weiteren Informationen. Die o.g. Bestimmungen können nur angewandt werden, wenn dieses Addendum in Kraft getreten ist.

Leitaktion 2:

  • Projektträger erhalten 15% der Einheitenkosten für die virtuelle Durchführung transnationaler Lern- und Lehraktivitäten (LTTA) sowie Multiplikatorentreffen (ME).
  • Projektträger erhalten stark erweiterte Möglichkeiten, Mittelübertragungen zwischen einzelnen Budgetpositionen vorzunehmen.
  • Die virtuelle Durchführung transnationaler Projekttreffen (TPM) muss aus der Kostenart Projektmanagement und Implementierung (PMI) finanziert werden.
    Vertragsnehmer erhalten in Kürze ein Addendum zu Ihrer Finanzhilfevereinbarung mit weiteren Informationen. Die o.g. Bestimmungen können nur angewandt werden, wenn dieses Addendum in Kraft getreten ist.
    In den nächsten Wochen werden diese Änderungen in der Durchführung und Finanzierung der Projekte auch in dem entsprechenden Werkzeug MobilityTool+ (MT+) abgebildet sein und für die Dokumentation Ihres Projekts zur Verfügung stehen.

05.05.2020 | Sicherheitswarnung an alle Koordinatoren von Erasmus+ Projekten:

In den letzten Wochen ist es zu einem Hacker-Angriff auf E-Mail-Konten und Bankkonten von Projektkoordinatoren gekommen. Der E-Mail-Verkehr zwischen Projektträgern und Projektpartnern wurde abgefangen und Weiterleitungen von Zahlungen wurden auf kriminelle Konten umgeleitet.

Bitte prüfen Sie unbedingt telefonisch oder anderweitig die Richtigkeit, falls Sie von Ihren Projektpartnern oder anderen Beteiligten gebeten werden, Gelder auf andere als die Ihnen bekannten Konten zu transferieren.

Falls Sie selbst in absehbarer Zeit Ihre Kontoangaben ändern wollen, so sollten Sie im Vorfeld unbedingt mit Ihrem Ansprechpartner in der NA beim BIBB telefonischen Kontakt aufnehmen, damit wir den Vorgang prüfen und die Daten bestätigen können.


24.04.2020 | Leitaktion 2: Umgang mit Stornokosten zu „Höherer Gewalt”

Sie können Ihre Projektaktivitäten aufgrund der aktuellen Ereignisse durch das Corona-Virus nicht durchführen und es sind Ihnen bereites Kosten für bspw. Flug und Unterkunft entstanden, so erklären wir Ihnen in diesem Dokument, wie Sie diese Kosten ins Mobility Tool+ (MT+) eintragen können, damit eine Erstattung unsererseits möglich ist.


07.04.2020 | FAQ der Europäischen Kommission

Die EU-Kommission hat ihrerseits eine Themenseite mit Fragen und Antworten zum Umgang mit dem Corona-Virus im Rahmen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Diese finden Sie unter folgendem Link. Eine Auswahl der häufigsten Fragen und Antworten mit administrativen Hinweisen haben wir Ihnen in unserer FAQ-Liste (Stand 07.04.2020) zusammengestellt.


06.04.2020 | Leitaktion 1: Umgang mit Stornokosten zu „Höherer Gewalt”

Wenn Sie aufgrund des Corona-Virus Ihre Mobilität im Rahmen eines Mobilitätsprojektes (KA1) abbrechen müssen oder diese erst gar nicht antreten können, Ihnen jedoch Kosten entstanden sind, dann empfehlen wir Ihnen unsere Kurzanleitung zur Eingabe von Stornokosten und entstandener Kosten im Falle von „Höherer Gewalt“. Darin wird Ihnen aufgezeigt, wie Sie mit verschiedenen Szenarien umgehen sollen, wie Sie entstandene Kosten ins Mobility Tool+ eingeben und welche Nachweise (Belege) notwendig sind.

Zur Kurzanleitung (PDF) (aktualisiert am 06.04.20)


18.03.2020 | Reisewarnung / Rückholung

Aufgrund der weltweiten Reisewarnung des Auswärtigen Amtes sollten in Erasmus+ Projekten ab sofort – egal in welche Region – bis auf weiteres keine Personen entsandt werden. Darüber hinaus sollte derzeit im Ausland befindliche Personen – vor allem aus besonders betroffenen Gebieten – die Teilnehmenden zurückgeholt werden. Dazu ist ggf. mit der Botschaft vor Ort Kontakt aufzunehmen.

Reisewarnung des Auswärtigen Amts


12.03.20 | Verfahrensregelungen und Hintergrundinformationen

Die derzeitige Corona-Krise stellt uns alle vor große Herausforderungen. Wir haben uns daher entschlossen, Ihnen einen Orientierungsrahmen zu geben, wie in der aktuellen Situation zu verfahren ist. Dieser Rahmen ist insbesondere für diejenigen Projektträger von Bedeutung, die eine Projektaktivität kurzfristig absagen müssen. 

Falls Sie in Ihrem Projekt Auslandsaufenthalte in eine von dem Coronavirus betroffene Region geplant haben (wie bspw. Mobilitäten in der Leitaktion 1 oder Workshop-Treffen in der Leitaktion 2), sollten Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Zielgebiet informieren. Sollte sich das Virus auch bei uns weiter ausbreiten, so kann dies möglicherweise auch Auswirkungen auf weitere Aktivitäten haben, die Sie im Rahmen Ihres Projekts geplant haben.

Nationale Agenturen sind grundsätzlich berechtigt, im Einzelfall den Sachverhalt der „höheren Gewalt“ anzuwenden, wenn es bei der Durchführung von Erasmus+ Projekten in Regionen, die von dem Coronavirus betroffen sind, zu unvorhergesehenen und nicht abwendbaren Änderungen kommt (bspw. Absagen, Beendigungen oder Aussetzungen von Aktivitäten). Wenn es auf der Seite des Projektträgers durch diese Änderungen zu Kosten kommt, die in diesem Zusammenhang unter höhere Gewalt fallen, so kann die NA beim BIBB diese Kosten im Einzelfall anerkennen. 

Die Anerkennung der Kosten ist an die folgenden Voraussetzungen geknüpft:

  • Die „höhere Gewalt“ tritt zu einem Zeitpunkt auf, an dem Sie eingegangene finanzielle Verpflichtungen nicht mehr zurücknehmen können.
  • Sie haben alle Möglichkeiten einer Minimierung anfallender Ausgaben z.B. durch Kündigung von Verträgen, Rückgabe von Tickets oder die Nutzung Reiserücktrittsversicherungen ausgeschöpft.
  • Sie erläutern im Abschlussbericht, warum es zu den Änderungen im Projekt gekommen ist (also bspw. eine Mobilität in der Leitaktion 1 nicht angetreten oder vorzeitig abgebrochen wurde oder warum ein Workshop oder Treffen in der Leitaktion 2 nicht durchgeführt wurde).
  • Sie belegen ihre Erläuterungen im Abschlussbericht mit spezifischen und belastbaren Informationen, aus denen für die NA beim BIBB das Vorliegen einer höheren Gewalt ersichtlich ist. Dies können bspw. Informationen von Behörden oder berufenen Stellen sein, aus denen hervorgeht, dass empfohlen wird, bspw. keine Reisen zu tätigen. Das gleiche gilt für den Empfang von Gästen im Rahmen von Projekttreffen in Deutschland. 
  • Sie müssen deutlich darstellen, inwiefern diese Informationen einer „höheren Gewalt“ für das eigene Mobilitätsvorhaben oder Projekt zutreffend sind (also hinsichtlich der Zeit: wann und für wie lange wurden Empfehlungen gegeben, hinsichtlich des Ortes: für welche Orte/Regionen wurden Empfehlungen ausgesprochen oder hinsichtlich der Reisenden: besteht die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe).
  • Sie belegen die entstandenen außergewöhnlichen Kosten im Abschlussbericht durch Vorlage entsprechender Dokumente wie bspw. Rechnungen.
  • Die Förderhöchstsumme sowie die Höchstlaufzeit des Projekts können in keinem Fall überschritten werden. Es ist allerdings im Rahmen des Open Flow Managements möglich, entstandene Kosten an anderer Stelle einzusparen oder Gelder für andere Zielorte umzuwidmen.

Bitte besprechen Sie Ihre Situation des Projekts im Vorfeld mit Ihrer Ansprechpartnerin / Ihrem Ansprechpartner für finanzielle und vertragliche Fragen in der Nationalen Agentur beim BIBB. Wir können selbstverständlich nicht vorab eine Genehmigung entsprechender Änderungen oder Kosten aussprechen, werden Ihnen jedoch eine Einschätzung geben können.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei Vorliegen einer höheren Gewalt vertraglich zur Durchführung des Projekts, so wie es genehmigt wurde, verpflichtet bleiben und auch die Anforderungen an die Qualität Ihres Projekts bestehen bleiben. Es bleibt dementsprechend die Aufgabe des Projektträgers oder Koordinators, bspw. eine in der Leitaktion 1 ausgefallene Mobilität später nachzuholen oder einen in der Leitaktion 2 nicht oder unvollständig durchgeführten Workshop zu wiederholen oder gleichwertig zu kompensieren.

Falls Sie Ihr Projekt nicht wie geplant durchführen können, kann die Nationale Agentur Ihnen im Einzelfall eine Laufzeitverlängerung von bis zu 12 Monaten genehmigen, um die geplanten Aktivitäten zu einem späteren Zeitpunkt doch noch durchführen zu können. Dabei gilt: Projekte des Jahres 2018 müssen spätestens zum 31.08.2021 enden und Projekte des Jahres 2019 spätestens zum 31.08.2022. Projekte der Leitaktion 2, die bereits eine Laufzeit von 36 Monate haben, können keine Verlängerung beantragen.

Sollten Sie eine Laufzeitverlängerung Ihres Projekts ins Auge fassen, so beantragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner / Ihrer Ansprechpartnerin des Teams FVP (finanzielle und vertragliche Projektbegleitung) formlos und schriftlich per E-Mail eine Verlängerung Ihres Projekts und nennen die neuen Laufzeitdaten. Wir werden Ihren Antrag prüfen und im Erfolgsfall erhalten Sie ein Addendum zur Finanzhilfevereinbarung.

Hintergrundinformationen

Aufgrund der aktuell hohen Dynamik kann die NA beim BIBB keine exakte Definition für „betroffene Regionen“ liefern. Die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes liefern hier belastbare Informationen zu der Situation im Ausland. Aktuelle Risikobewertungen zur Situation in Deutschland finden sich auf der Website des Robert Koch Instituts.