Coronavirus: Neue Informationen zu Erasmus+ - Hinweise der NA beim BIBB

07.04.2020 | FAQ der Europäischen Kommission

Die EU-Kommission hat ihrerseits eine Themenseite mit Fragen und Antworten zum Umgang mit dem Coronavirus im Programm Erasmus+ veröffentlicht. Diese finden Sie unter folgendem Link. Auswahl der häufigsten Fragen und Antworten mit administrativen Hinweisen haben wir Ihnen in unserer FAQ-Liste (Stand 07.04.2020) zusammengestellt.

06.04.2020 | Umgang mit Stornokosten zu „Höherer Gewalt”

Wenn Sie aufgrund des Corona-Virus Ihre Mobilität im Rahmen eines Mobilitätsprojektes (KA1) abbrechen müssen oder diese erst gar nicht antreten können, Ihnen jedoch Kosten entstanden sind, dann empfehlen wir Ihnen unsere Kurzanleitung zur Eingabe von Stornokosten und entstandener Kosten im Falle von „Höherer Gewalt“. Darin wird Ihnen aufgezeigt, wie Sie mit verschiedenen Szenarien umgehen sollen, wie Sie entstandene Kosten ins Mobility Tool+ eingeben und welche Nachweise (Belege) notwendig sind.

Zur Kurzanleitung (PDF) (aktualisiert am 6.04.20)

18.03.2020 | Reisewarnung / Rückholung

Aufgrund der weltweiten Reisewarnung des Auswärtigen Amtes sollten in Erasmus+ Projekten ab sofort – egal in welche Region – bis auf weiteres keine Personen entsandt werden. Darüber hinaus sollte derzeit im Ausland befindliche Personen – vor allem aus besonders betroffenen Gebieten – die Teilnehmenden zurückgeholt werden. Dazu ist ggf. mit der Botschaft vor Ort Kontakt aufzunehmen.

Reisewarnung des Auswärtigen Amts



12.03.20 | Verfahrensregelungen und Hintergrundinformationen

Die derzeitige Corona-Krise stellt uns alle vor große Herausforderungen. Wir haben uns daher entschlossen, Ihnen einen Orientierungsrahmen zu geben, wie in der aktuellen Situation zu verfahren ist. Dieser Rahmen ist insbesondere für diejenigen Projektträger von Bedeutung, die eine Projektaktivität kurzfristig absagen müssen. Die unten genannten Regelungen sind zunächst für Vorgänge/Absagen bis zum 31. Mai befristet, da derzeit niemand die weitere Entwicklung absehen kann. Wir werden rechtzeitig informieren, wie wir mit Aktivitäten nach diesem Zeitpunkt umgehen werden.

Falls Sie in Ihrem Projekt Auslandsaufenthalte in eine von dem Coronavirus betroffene Region geplant haben (wie bspw. Mobilitäten in der Leitaktion 1 oder Workshop-Treffen in der Leitaktion 2), sollten Sie sich vor Antritt der Reise über die aktuelle Lage im Zielgebiet informieren. Sollte sich das Virus auch bei uns weiter ausbreiten, so kann dies möglicherweise auch Auswirkungen auf weitere Aktivitäten haben, die Sie im Rahmen Ihres Projekts geplant haben.

Nationale Agenturen sind grundsätzlich berechtigt, im Einzelfall den Sachverhalt der „höheren Gewalt“ anzuwenden, wenn es bei der Durchführung von Erasmus+ Projekten in Regionen, die von dem Coronavirus betroffen sind, zu unvorhergesehenen und nicht abwendbaren Änderungen kommt (bspw. Absagen, Beendigungen oder Aussetzungen von Aktivitäten). Wenn es auf der Seite des Projektträgers durch diese Änderungen zu Kosten kommt, die in diesem Zusammenhang unter höhere Gewalt fallen, so kann die NA beim BIBB diese Kosten im Einzelfall anerkennen. 

Die Anerkennung der Kosten ist an die folgenden Voraussetzungen geknüpft:

  • Die „höhere Gewalt“ tritt zu einem Zeitpunkt auf, an dem Sie eingegangene finanzielle Verpflichtungen nicht mehr zurücknehmen können.
  • Sie haben alle Möglichkeiten einer Minimierung anfallender Ausgaben z.B. durch Kündigung von Verträgen, Rückgabe von Tickets oder die Nutzung Reiserücktrittsversicherungen ausgeschöpft.
  • Sie erläutern im Abschlussbericht, warum es zu den Änderungen im Projekt gekommen ist (also bspw. eine Mobilität in der Leitaktion 1 nicht angetreten oder vorzeitig abgebrochen wurde oder warum ein Workshop oder Treffen in der Leitaktion 2 nicht durchgeführt wurde).
  • Sie belegen ihre Erläuterungen im Abschlussbericht mit spezifischen und belastbaren Informationen, aus denen für die NA beim BIBB das Vorliegen einer höheren Gewalt ersichtlich ist. Dies können bspw. Informationen von Behörden oder berufenen Stellen sein, aus denen hervorgeht, dass empfohlen wird, bspw. keine Reisen zu tätigen. Das gleiche gilt für den Empfang von Gästen im Rahmen von Projekttreffen in Deutschland. 
  • Sie müssen deutlich darstellen, inwiefern diese Informationen einer „höheren Gewalt“ für das eigene Mobilitätsvorhaben oder Projekt zutreffend sind (also hinsichtlich der Zeit: wann und für wie lange wurden Empfehlungen gegeben, hinsichtlich des Ortes: für welche Orte/Regionen wurden Empfehlungen ausgesprochen oder hinsichtlich der Reisenden: besteht die Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe).
  • Sie belegen die entstandenen außergewöhnlichen Kosten im Abschlussbericht durch Vorlage entsprechender Dokumente wie bspw. Rechnungen.
  • Die Förderhöchstsumme sowie die Höchstlaufzeit des Projekts können in keinem Fall überschritten werden. Es ist allerdings im Rahmen des Open Flow Managements möglich, entstandene Kosten an anderer Stelle einzusparen oder Gelder für andere Zielorte umzuwidmen.

Bitte besprechen Sie Ihre Situation des Projekts im Vorfeld mit Ihrer Ansprechpartnerin / Ihrem Ansprechpartner für finanzielle und vertragliche Fragen in der Nationalen Agentur beim BIBB. Wir können selbstverständlich nicht vorab eine Genehmigung entsprechender Änderungen oder Kosten aussprechen, werden Ihnen jedoch eine Einschätzung geben können.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei Vorliegen einer höheren Gewalt vertraglich zur Durchführung des Projekts, so wie es genehmigt wurde, verpflichtet bleiben und auch die Anforderungen an die Qualität Ihres Projekts bestehen bleiben. Es bleibt dementsprechend die Aufgabe des Projektträgers oder Koordinators, bspw. eine in der Leitaktion 1 ausgefallene Mobilität später nachzuholen oder einen in der Leitaktion 2 nicht oder unvollständig durchgeführten Workshop zu wiederholen oder gleichwertig zu kompensieren.

Falls Sie Ihr Projekt nicht wie geplant durchführen können, kann die Nationale Agentur Ihnen im Einzelfall eine Laufzeitverlängerung von bis zu 12 Monaten genehmigen, um die geplanten Aktivitäten zu einem späteren Zeitpunkt doch noch durchführen zu können. Dabei gilt: Projekte des Jahres 2018 müssen spätestens zum 31.08.2021 enden und Projekte des Jahres 2019 spätestens zum 31.08.2022. Projekte der Leitaktion 2, die bereits eine Laufzeit von 36 Monate haben, können keine Verlängerung beantragen.

Sollten Sie eine Laufzeitverlängerung Ihres Projekts ins Auge fassen, so beantragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner / Ihrer Ansprechpartnerin des Teams FVP (finanzielle und vertragliche Projektbegleitung) formlos und schriftlich per E-Mail eine Verlängerung Ihres Projekts und nennen die neuen Laufzeitdaten. Wir werden Ihren Antrag prüfen und im Erfolgsfall erhalten Sie ein Addendum zur Finanzhilfevereinbarung.

Hintergrundinformationen

Aufgrund der aktuell hohen Dynamik kann die NA beim BIBB keine exakte Definition für „betroffene Regionen“ liefern. Die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes liefern hier belastbare Informationen zu der Situation im Ausland. Aktuelle Risikobewertungen zur Situation in Deutschland finden sich auf der Website des Robert Koch Instituts.