Nehmen Sie sich im Konsortium zu Beginn genügend Zeit für zwei zentrale Überlegungen:
Eine sorgfältige Analyse der angestrebten Wirkung macht es leichter, ein schlüssiges Vorgehen festzulegen. Je konkreter Sie Ihr spezifisches Vorhaben formulieren, desto aussagekräftiger wird die Projektbeschreibung. Im Antrag wird zu den nachfolgenden Punkten gefragt:
Motivation und Bedarf
Gehen Sie in der Projektbeschreibung auf diese Überlegungen ein und schildern Sie die Bedarfe für alle beteiligten Einrichtungen und Länder.
Ziele
Formulieren Sie eindeutige, spezifische Ziele für Ihr Vorhaben. Achten Sie auf eine klare Unterscheidung zwischen Bedarfen und Zielen.
Wer macht mit?
Die beteiligten Einrichtungen sollten sich in ihrem Profil sinnvoll ergänzen. Machen Sie im Antrag deutlich, welche Expertise die Einrichtungen für Ihr Projektthema mitbringen und welche Bildungsarbeit die Einrichtungen regelmäßig außerhalb von EU-Projekten leisten.
Wer profitiert?
Beschreiben Sie konkret, welche Zielgruppen mit dem Projekt adressiert werden und wie die Ergebnisse des Projekts diesen Zielgruppen nützen. Treffen Sie spezifische Festlegungen, damit die Aktivitäten geeignet konzipiert werden können.
Die wesentlichen Schritte zur Umsetzung werden in Aktivitäten (activities) gegliedert. „Projektmanagement“ kann dabei eine eigene Aktivität sein, muss aber nicht. Empfehlenswert sind nicht mehr als 5 bis 6 Aktivitäten. Hier legen Sie bereits fest, welche Einrichtung für welche Aktivität verantwortlich ist und welche weiteren Einrichtungen beteiligt sind. Sie legen ebenfalls fest, wie der Gesamtzuschuss auf die einzelnen Aktivitäten aufgeteilt wird.
Berücksichtigen Sie bei den Aktivitäten alle Phasen der Projektumsetzung. Erläutern Sie auch, wie sie vorgehen werden, um das Projekt möglichst inklusiv, digital und ressourcenschonend umzusetzen sowie eine größtmögliche Teilhabe zu ermöglichen (vgl. horizontale Aspekte im Programmleitfaden).
Budget
Bei der Beantragung entscheiden Sie, welcher Gesamtzuschuss der richtige für Ihr Vorhaben ist. Sie berücksichtigen dabei die Anforderung, dass es sich um einen Zuschuss handelt, nicht um eine vollständige Projektfinanzierung. Die EU-Kommission macht keine Vorgaben zur Höhe von Eigenmitteln.
Bei der Bewertung des Antrags wird eingeschätzt, ob der Zuschuss kosteneffektiv eingesetzt wird. Dafür ist es gut, im Antrag nachvollziehbar zu erklären, wie sich Beträge, die Aktivitäten zugeordnet werden, zusammensetzen. Es gibt keine Vorgaben, z.B. für Tagespauschalen oder Reisekosten.
Alle Inhalte und Materialien des Projekts müssen durch das Konsortium erbracht werden. Dienstleistungen können über einen Unterauftrag vergeben werden, sofern sie bereits im Antrag klar definiert werden und nicht die Kernaufgaben des Projekts betreffen.
Hier schlagen Sie gedanklich einen Bogen zum Beginn.
Zum einen planen Sie, wie Sie am Projektende überprüfen werden, ob Ihr Projekt erfolgreich war und eine Wirkung entfaltet hat – auf Teilnehmende, auf die beteiligten Einrichtungen sowie möglicherweise auf weitere Akteure. Unterscheiden Sie gedanklich zwischen „Haben wir alles umgesetzt, was geplant war?“ (Output) und „Haben unsere Aktivitäten zu dem geführt, was wir damit erreichen wollten?“ (Outcome).
Zum anderen können Sie dadurch schon jetzt in der Antragsphase feststellen, ob das geplante Vorgehen schlüssig ist oder ob noch konzeptionelle Anpassungen erfolgen sollten.
Die Projekterfahrungen und -ergebnisse sollen auch für Außenstehende veröffentlicht werden. Überlegen Sie schon zum Antragszeitpunkt, wie Sie dies in Ihrem Projekt umsetzen wollen. Informationen auf der der Erasmus+ Project Results Platform sind verpflichtend. Weitere Möglichkeiten könnten sein: Beiträge auf den Webseiten der beteiligte Einrichtungen, Social Media Aktivitäten, Beiträge in Newslettern, Fachforen oder auf Veranstaltungen. Eine eigene Projektwebseite ist möglich, aber kein Standard bei kleineren Partnerschaften. Gegebenenfalls können auch weitere Akteure (Stakeholder) eingebunden werden, die Sie bei der Verbreitung unterstützen. Beschreiben Sie Ihre Schritte möglichst konkret und spezifisch für das Projekt.
Offene Bildungsressourcen
Falls Sie im Projekt Lehr- und Lernmaterialien entwickeln: Beachten Sie bitte, dass alle Lehr- und Lernmaterialien, die mit Erasmus+ Förderung entstehen, als offene Bildungsmaterialien (englisch open educational ressources oder OER) zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies gilt für alle Arten von Materialien wie z. B. Handreichungen, Erklärvideos, Materialien in digitaler Form, Podcasts.
Die inhaltliche Bewertung der Anträge erfolgt durch unabhängige, geschulte Gutachterinnen und Gutachter. Die Kriterien der Bewertung sind: Relevanz des Projekts, Qualität der Projektkonzeption und Umsetzung, Qualität der Partnerschaft und der Zusammenarbeit sowie Wirkung.
Diese Kriterien werden detailliert erläutert im Programmleitfaden sowie im Leitfaden für Gutachterinnen und Gutachter.