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[…] Seite 1 von 14 Erasmus+ Leitfaden für die Zusammenarbeit mit unterstützenden Organisationen Leitaktion 1 für die Erwachsenenbildung, die berufliche Aus- und Weiterbildung und die Schulbildung Fassung für den Aufruf 2023 Seite 2 von 14 Inhaltsübersicht 1. Einführung .................................................................................................. 3 2. Was ist eine unterstützende Organisation? ...................................................... 3 3. Geltende Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung ....................................... 4 4. Unbezahlte Trägerorganisationen und Konsortialmitglieder ................................ 4 5. Sollten Sie mit einer unterstützenden Organisation zusammenarbeiten?.............. 5 6. Qualitätsstandards für die Zusammenarbeit mit unterstützenden Organisationen . 8 7. Folgen der Nichteinhaltung der Erasmus-Qualitätsstandards ............................. 10 8. Wie bereitet man einen Vertrag mit der unterstützenden Organisation vor? ........ 11 8.1. Auszuführende Aufgaben ...........................................................................11 8.2. Mechanismen zur Qualitätskontrolle .......................................................... 111 8.3. Konsequenzen im Falle einer mangelhaften oder fehlgeschlagenen Lieferung .122 8.4. Höhere Gewalt und Flexibilitätsmechanismen ...............................................13 Hinweis: Die Verweise auf Finanzhilfevereinbarungen in diesem Dokument beruhen auf den Standardvorlagen für Finanzhilfevereinbarungen, die im Rahmen der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen 2023 und später gelten Seite 3 von 14 1. Einführung Dieses Dokument dient als Leitfaden für begünstigte Einrichtungen der Erasmus+ Leitaktion 1, die mit einer unterstützenden Organisation zusammenarbeiten möchten, wie es der Erasmus+ Programmleitfaden erlaubt. Dieser Leitfaden ist für begünstigte Einrichtungen von akkreditierten Projekten und Kurzzeitprojekten im Rahmen der Leitaktion 1 in den Bereichen Erwachsenenbildung, Berufsbildung und Schulbildung relevant. Der Inhalt dieses Dokuments hat beratenden Charakter und enthält daher keine Regeln, die über die im Erasmus+ Programmleitfaden und den Erasmus-Qualitätsstandards genannten Regularien hinausgehen. Auch der empfohlene Text für die verschiedenen Klauseln des Vertrags zwischen den Erasmus+-Begünstigten und den unterstützenden Organisationen hat rein empfehlenden Charakter. Es ist nicht verpflichtend, den Text in dieser exakten Form zu übernehmen - es wird sogar dringend empfohlen, Sprache und Inhalt an Ihren nationalen Rechtsrahmen und die besonderen Umstände Ihres Projekts anzupassen. Der Leitfaden enthält keine Aufzählung von Elementen, die in den Vertrag mit den unterstützenden Organisationen aufgenommen werden müssen. Vielmehr konzentriert er sich auf eine kleine Teilmenge von Themen, die für die Einhaltung der Erasmus- Qualitätsstandards von entscheidender Bedeutung sind. Folglich können weder die Europäische Kommission noch die Nationale Agentur im Falle einer Klage im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Leitlinien haftbar gemacht werden. 2. Was ist eine unterstützende Organisation? Eine unterstützende Organisation ist eine Organisation (oder eine andere Organisation außerhalb des Begünstigten), die der begünstigten Einrichtung bei bestimmten Durchführungsaufgaben auf bezahlter oder unbezahlter Basis unterstützt. Diese Definition und weitere Leitlinien für die Zusammenarbeit mit unterstützenden Organisationen sind in den Erasmus-Qualitätsstandards enthalten: Unterstützende Organisationen, Transparenz und Verantwortung: Bei den praktischen Aspekten der Projektdurchführung können die begünstigten Einrichtungen Beratung, Unterstützung oder Dienstleistungen von anderen Organisationen erhalten, solange die begünstigten Einrichtungen die Kontrolle über Inhalt, Qualität und Ergebnisse der durchgeführten Aktivitäten behalten, wie unter "Kernaufgaben" beschrieben. Wenn begünstigte Einrichtungen Programmmittel verwenden, um andere Organisationen für bestimmte Durchführungsaufgaben zu bezahlen, müssen die Verpflichtungen dieser Organisationen förmlich festgelegt werden, um die Einhaltung der Erasmus-Qualitätsstandards und den Schutz der EU-Fördermittel zu gewährleisten. Folgende Elemente müssen in der förmlichen Vereinbarung zwischen dem Begünstigten und dem Dienstleistenden enthalten sein: durchzuführende Aufgaben, Qualitätskontrollmechanismen, Konsequenzen im Falle einer mangelhaften oder fehlgeschlagenen Erbringung sowie Flexibilitätsmechanismen im Falle einer Annullierung oder Umplanung vereinbarter Dienstleistungen, die eine faire und ausgewogene Risikoverteilung im Falle unvorhergesehener Ereignisse gewährleisten. Die Unterlagen, in denen diese Verpflichtungen festgelegt sind, müssen der nationalen Agentur zur Überprüfung vorgelegt werden. Seite 4 von 14 Organisationen, die den Begünstigten bei bestimmten Durchführungsaufgaben (auf bezahlter oder freiwilliger Basis) unterstützen, werden als unterstützende Organisationen betrachtet und müssen in den offiziellen Berichtsinstrumenten registriert werden. Die Beteiligung von unterstützenden Organisationen muss klare Vorteile für die organisatorische Entwicklung der begünstigten Organisation und für die Qualität der Mobilitätsaktivitäten bringen. In allen Fällen bleibt die begünstigte Einrichtung für die Ergebnisse und die Qualität der durchgeführten Aktivitäten verantwortlich, unabhängig von der Beteiligung anderer Organisationen. Aufnehmende Einrichtungen sind in der Regel keine unterstützenden Organisationen, wenn jedoch eine aufnehmende Einrichtung zusätzliche Aufgaben wahrnimmt (z. B. wie in 8.1. erwähnt), dann gilt diese sowohl als aufnehmende Einrichtung als auch als unterstützende Organisation. 3. Geltende Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung Wenn die unterstützende Organisation eine oder mehrere Aufgaben des Projekts gegen Bezahlung ausführt, wird sie als Unterauftragnehmer betrachtet. Ihre Beteiligung wird daher durch Artikel 9.3 der Finanzhilfevereinbarung für das Projekt geregelt, der für Unterauftragnehmer gilt. Artikel 9.3 besagt, dass Sie als Begünstigter des Projekts sicherstellen müssen, dass die unterstützenden Organisationen dieselben vertraglichen Verpflichtungen übernehmen, die Sie in Ihrer Finanzhilfevereinbarung eingegangen sind. Die Hauptverantwortung verbleibt daher immer bei Ihrer Organisation, wie im weiteren Verlauf dieses Dokuments näher erläutert wird. Es ist sehr wichtig, daran zu denken, dass Kernaufgaben nicht an Unterauftragnehmer vergeben werden können, wie es in den Erasmus-Qualitätsstandards festgelegt ist. Diese Regel schränkt die Anzahl der Aufgaben, die für die Vergabe von Unteraufträgen an unterstützende Organisationen in Frage kommen, erheblich ein (Beispiele und weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 8.1). Der Kauf von Routinedienstleistungen und -gütern, die für die Durchführung Ihres Projekts benötigt werden, gilt nicht als Unterauftragsvergabe (z. B. Kauf von Reisetickets in einem Reisebüro, Abschluss einer Versicherung usw.) 4. Unbezahlte Trägerorganisationen und Konsortialmitglieder Artikel 9.3 gilt weder für unbezahlte Unterstützungsorganisationen noch für Konsortiumsmitglieder, die als Unterstützungsorganisationen für andere Organisationen des Konsortiums tätig sind, da alle Konsortiumsmitglieder Unterzeichner der Finanzhilfevereinbarung selbst sind, so dass sie per definitionem keine Unterauftragnehmer sein können. Für unbezahlte unterstützende Organisationen sowie für Konsortiumsmitglieder, die als unterstützende Organisationen Aufgaben übernehmen (welche normalerweise von der entsendenden Organisation oder dem Konsortialkoordinator erledigt werden), gelten jedoch Einschränkungen, die eine Delegation von Kernaufgaben verbieten, sowie andere in den Erasmus-Qualitätsstandards festgelegte Anforderungen. Konsortialkoordinierende können niemals als unterstützende Organisationen identifiziert werden, da ihre Verpflichtungen per Definition viel umfassender sind, da sie für die Einhaltung der Erasmus-Qualitätsstandards bei allen Aktivitäten in ihrem Projekt verantwortlich sind. Seite 5 von 14 5. Sollten Sie mit einer unterstützenden Organisation zusammenarbeiten? Um die Regeln und Qualitätsstandards zu verstehen, die für die unterstützenden Organisationen gelten, ist es wichtig, sich den Zweck der Erasmus+ Leitaktion 1 selbst vor Augen zu halten. Die Leitaktion 1 verfolgt zwei große Ziele: die Bereitstellung von Mobilitätsmöglichkeiten zu Lernzwecken für Einzelpersonen und die Entwicklung der Kapazitäten von Bildungseinrichtungen, die diese Mobilitätsaktivitäten organisieren. Wenn sich eine begünstigte Einrichtung zu sehr auf eine unterstützende Organisation verlässt, kann dies dazu führen, dass sie keine neuen Kapazitäten und kein institutionelles Wissen entwickelt, was bedeutet, dass die Programmmittel nicht richtig eingesetzt werden. Aus diesem Grund werden in den Qualitätsstandards detaillierte Anforderungen für die Zusammenarbeit mit unterstützenden Organisationen festgelegt. Die Durchführung von Erasmus+-Projekten ist mit operativen und administrativen Aufgaben verbunden, an die Bildungseinrichtungen in ihrer täglichen Arbeit nicht gewöhnt sind. Es mag verlockend klingen, sich auf eine unterstützende Organisation zu verlassen, um die Projektverwaltung zu erleichtern. Im Hinblick auf den Gesamtzweck des Programms besteht jedoch die Gefahr, dass die Wirkung und die Qualität des Projekts beeinträchtigt werden, da die Übernahme neuer Aufgaben und die Bewältigung von Herausforderungen genau die Art und Weise ist, wie neue institutionelle Kapazitäten geschaffen werden. Die Beschäftigung einer unterstützenden Organisation, um neue Herausforderungen zu vermeiden, kann die langfristigen positiven Auswirkungen auf die begünstigte Einrichtung erheblich verringern. Institutionelles Lernen und Kapazitätsaufbau sind keine einfachen Prozesse - es gibt keine Abkürzungen zum Erfolg. Wenn Sie bei der Vorbereitung oder Durchführung Ihres Projekts auf Schwierigkeiten stoßen, gibt es verschiedene Lösungen, die Sie ausprobieren können, anstatt eine unterstützende Organisation einzuschalten: Wenn Sie Hilfe brauchen, um die Regeln des Programms zu verstehen, sollten Sie sich an Ihre Nationale Agentur wenden. Sie ist die einzige zuständige Behörde, die Ihnen zuverlässige Antworten geben kann. Wenn Sie eher auf der Suche nach informellen, praktischen Ratschlägen sind, ist es eine gute Idee, Gleichgesinnte um Rat zu fragen, z. B. Kolleginnen und Kollegen, die in ähnlichen Bildungseinrichtungen in Ihrer Region arbeiten und mehr Erfahrung mit Erasmus+ haben. Sie können sich an Ihre Nationale Agentur wenden, um sich nach Möglichkeiten zu erkundigen, bei Seminaren und Workshops andere Erasmus+ Begünstigte zu treffen. Wenn Sie mit der Anzahl oder der Schwierigkeit der Aufgaben überfordert sind, sollten Sie Ihren Ehrgeiz zumindest vorübergehend zurückschrauben. Der Erfolg von Erasmus+ wird nicht an der Anzahl der Aktivitäten gemessen, die Sie organisieren können. Was wirklich zählt, ist die institutionelle Entwicklung. Wenn Sie sich also mehr Zeit nehmen, um sich auf die Qualität statt auf die Quantität zu konzentrieren, werden sich Ihre Erfolgschancen verbessern. Kurzum: Ihre Projektaufgaben allein zu bewältigen, ist im Allgemeinen der beste und sicherste Weg, um voranzukommen. Die Entscheidung, mit einer unterstützenden Organisation zusammenzuarbeiten, liegt ganz bei Ihnen; das Programm Erasmus+ fordert Sie weder dazu auf noch verlangt es dies von Ihnen. Wenn Sie hingegen davon überzeugt sind, dass die Hilfe von außen das Projekt Ihrer Einrichtung wirklich voranbringen könnte, sollten Sie klare und spezifische Vorstellungen davon haben, was Sie von einer unterstützenden Organisation erwarten. Wenn Sie einen klaren Zweck für die Einbindung einer unterstützenden Organisation haben, wird es viel Seite 6 von 14 einfacher sein, die Zusammenarbeit mit ihr zu definieren und zu rechtfertigen. Ein konkreter Grund für die vorübergehende Zusammenarbeit mit einer unterstützenden Organisation könnte beispielsweise sein, eine bestimmte Art von Aktivität zum ersten Mal zu organisieren oder Ihr Partnernetzwerk auf ein neues Land auszuweiten. Wenn Sie hingegen erwägen, mit einer Trägerorganisation zusammenzuarbeiten, weil Sie das Gefühl haben, dass Erasmus+ im Allgemeinen schwierig ist, ist das kein gutes Zeichen. Es bedeutet, dass Sie Gefahr laufen, dass die unterstützende Organisation Ihr Projekt tatsächlich für Sie durchführt. Dies ist eine verpasste Gelegenheit, das Wissen und die Kapazitäten Ihrer eigenen Einrichtung zu verbessern, und birgt das Risiko eines Verstoßes gegen die Programmregeln und Qualitätsstandards. Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit mit einer unterstützenden Organisation entscheiden, sollten Sie sich der Risiken bewusst sein, die damit verbunden sind. Leider werden Erasmus+-Mittel häufig von Einrichtungen und Einzelpersonen in Anspruch genommen, die darauf abzielen, begünstigten Einrichtungen Erasmus+ Fördergelder zu entwenden und im Gegenzug minderwertige Dienstleistungen anzubieten. Sie sollten daher bei der Auswahl einer unterstützenden Organisation mit Vorsicht vorgehen. Bestimmte Verhaltensweisen können ein frühzeitiges "Warnsignal" sein und auf potenziell problematische Organisationen hinweisen, mit denen Sie eine Zusammenarbeit besser vermeiden sollten. Beispiele für auffällige Verhaltensweisen die ein "Warnsignal" sind: x Das Angebot oder die Bitte, Ihren Antrag oder Ihre Berichte zu schreiben (mit oder ohne Bezahlung) - ist ein schwerwiegender Verstoß gegen die Erasmus+-Regeln und wird sehr wahrscheinlich dazu führen, dass Ihre Einrichtung Erasmus+-Mittel zurückzahlen muss. Wie im Programmleitfaden angegeben, sind einige der Gründe für den Ausschluss vom Auswahlverfahren, dass der eingereichte Antrag keinen Originalinhalt enthält und/oder dass andere Organisationen oder externe Personen für die Ausarbeitung des Antrags bezahlt wurden. Bei akkreditierten Einrichtungen kann auch eine sofortige Aussetzung in Betracht gezogen werden, wenn die Ausarbeitung des Antrags oder der Berichte an eine anderen Orgnisation übertragen wurde. x Die Zugänge zu Ihren Anträgen oder Projekten in den IT-Tools von Erasmus+ zu erfragen - Ihre Einrichtung ist Eigentümerin / Eigentümer Ihres Projekts und sollte den einzigen Zugang zu Ihren Daten in den IT-Tools von Erasmus+ haben. Dies ist besonders wichtig, da diese Instrumente personenbezogene Daten der Teilnehmenden enthalten und Zugang zu Aktionen im Zusammenhang mit Ihrem Projekt gewähren, die nur Sie genehmigen können. Sie sollten niemals einer Organisation, die nicht zu den Unterzeichnenden Ihrer Finanzhilfevereinbarung gehört, Zugang zu Ihrem Projekt in den Erasmus+ Tools gewähren. x Aggressive Werbung und Panikmache, die Sie überzeugen sollen, dass Erasmus+ für Ihre Organisation für eine alleinige Bewältigung zu schwierig ist. Tausende von Schulen, Berufsbildungseinrichtungen und Anbietenden von Erwachsenenbildung in ganz Europa haben erfolgreich an Erasmus+ teilgenommen - und Sie können das auch! Die erstmalige Teilnahme an Erasmus+ kann eine Herausforderung sein, aber sie ist durchaus möglich. Die Erfahrungen, die Sie dabei machen, werden für Ihre Organisation unglaublich bereichernd sein. Wenn eine unterstützende Organisation versucht, Sie davon zu überzeugen, dass Sie es ohne sie nicht schaffen, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Sie besser nicht mit ihr zusammenarbeiten sollten. Aggressive Werbende wenden sich oft an Einrichtungen, deren Name auf der öffentlichen Liste Ihrer Nationalen Agentur mit neu akkreditierten Einrichtungen oder ausgewählten Projekten steht. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits bewiesen, dass Sie in der Lage sind, im Rahmen von Erasmus+ zu arbeiten - Sie sollten sich nicht von Personen oder Organisationen Seite 7 von 14 einschüchtern lassen, die versuchen, Ihnen Dienstleistungen zu verkaufen, die Sie nicht benötigen. x Im Kontrast zur Nationalen Agentur - die Nationalen Agenturen für Erasmus+ sind von der Europäischen Kommission und den zuständigen Ministerien ihres Landes mit der Durchführung des Programms Erasmus+ beauftragt. Die Nationalen Agenturen sind für die Bewertung von Anträgen, die Ausstellung von Finanzhilfevereinbarungen, die Überwachung der Durchführung der bewilligten Projekte und deren Bewertung nach Abschluss der Projekte zuständig. Daher ist Ihre Nationale Agentur die qualifizierteste Stelle, um die Programmregeln auszulegen und Ihnen Ratschläge und Antworten auf Ihre Fragen zu geben. Sie sollten keiner Organisation oder Person vertrauen, die behauptet, bessere Kenntnisse über Erasmus+ zu haben als Ihre Nationale Agentur. x Behauptung, im Namen der Nationalen Agentur zu handeln oder eine andere besondere Verbindung zum Programm Erasmus+ zu haben - in extremen Fällen haben Personen und Organisationen, die nichts mit dem Programm Erasmus+ zu tun haben, versucht, sich als Autoritäten in Anträgen, Berichten und ähnlichen formellen Vorgängen auszugeben. Leider ist es relativ einfach, den Namen Erasmus+ und die EU-Flagge überall hinzuzufügen oder in die eigene E- Mail-Signatur aufzunehmen. Sie sollten immer vorsichtig sein, wenn Sie formelle Mitteilungen über Ihr Projekt machen. Ebenso sollten Sie sich von Organisationen oder Personen fernhalten, die durch Verwendung von Namen und Logos eine Verbindung Erasmus+ Programms darstellen, aber nicht für die nationalen Erasmus+ Agenturen tätig sind x Weigerung, die in den Erasmus-Qualitätsstandards geforderten Elemente in den Vertrag aufzunehmen - die unterstützenden Organisationen müssen bereit sein, die verpflichtenden Erasmus-Qualitätsstandards einzuhalten. Das bedeutet, dass sie im Vertrag mit Ihrer Organisation klare Verantwortlichkeiten festlegen. Diese Elemente sind in den Erasmus-Qualitätsstandards definiert und werden in diesem Dokument näher erläutert. Sie dienen dem Schutz Ihrer Organisation, Ihrer Teilnehmenden und der Finanzierung durch die Europäische Union. Die Bereitschaft, diese Verantwortlichkeiten zu übernehmen, ist ein guter Hinweis darauf, ob die unterstützende Organisation ein zuverlässiger und engagierter Partner sein wird oder nicht. x Sie versuchen absichtlich, Sie zu verwirren, indem sie die Regeln der Leitaktion 1 und der Leitaktion 2 verwechseln - obwohl es für niemanden bedenklich ist, Details aus den beiden Aktionen zu verwechseln, sollten Sie bedenken, dass "Partner" in Leitaktion 1 und Leitaktion 2 eine ganz andere Bedeutung haben. Bei der Leitaktion 1 ist es nicht möglich, einen gemeinsamen Antrag mit Partnereinrichtungen aus dem Ausland zu stellen - die Finanzierung und das Management des Projekts werden immer von der entsendenden Seite übernommen. Wenn Ihr Gesprächspartner / Ihre Gesprächspartnerin versucht, Sie davon zu überzeugen, dass es zulässig ist, dass er / sie Ihren Key Action 1-Antrag mitverfasst, und wenn er / sie gleichzeitig gewinnorientierte Absichten erkennen lässt, sollten Sie sich am besten an Ihre Nationale Agentur wenden und die Angelegenheit klären, bevor Sie irgendeine Zusage machen. x Beantragung der gesamten Mittel für die organisatorische Unterstützung als Bezahlung für deren Dienste - die organisatorische Unterstützung ist dazu da, Ihrer Organisation bei der Durchführung des Projekts zu helfen und dabei Ihre Kapazitäten aufzubauen. Die Zahlung des gesamten Betrags der organisatorischen Unterstützung für die von unterstützenden Organisationen erbrachten Leistungen ist unverhältnismäßig, wenn man bedenkt, dass diese nur kleinere Aufgaben übernehmen können und Ihre Organisation die Kernaufgaben behalten muss. Wenn Sie die organisatorische Unterstützung auf diese Weise nutzen, können Sie Ihr Projekt nicht mit ausreichend hoher Qualität durchführen. In extremen Fällen Seite 8 von 14 können die unterstützenden Organisationen verlangen, dass Sie Teile der Mittel aus anderen Förderkategorien (z. B. individuelle Unterstützung der Teilnehmenden) an sie übertragen, ohne konkrete Leistungen für diese Förderkategorien zu erhalten. Es ist möglich, dass Ihnen "Restmittel" zur Verfügung stehen, wenn Sie Einsparungen vorgenommen haben (z. B. bei den Unterbringungs- oder Reisekosten). Diese sollten jedoch immer dazu verwendet werden, die Qualität der Erfahrungen der Teilnehmenden oder des Projekts insgesamt zu verbessern, anstatt Gewinne für die unterstützenden Organisationen zu erzielen. x Das Anbieten von "Pauschalangeboten", die dazu führen, dass ein großer Teil Ihres gesamten Projektzuschusses an ein und dieselbe Organisation gezahlt wird - wenn Ihre unterstützende Organisation gleichzeitig ein Dienstleistungsanbietender ist (z. B. für die Unterbringung oder andere Dienstleistungen für Ihre Teilnehmenden), können sich Ihre verschiedenen Gebühren zu einem großen Teil Ihres gesamten Zuschusses summieren. Solche hohen Beträge, die an eine Organisation überwiesen werden, sind ein Warnsignal, da sie darauf hindeuten, dass Sie in hohem Maße von dieser Organisation abhängig sind, was Ihr Projekt in Bezug auf Qualität und Nutzen für Ihre eigene Organisation anfällig macht und Ihre Aufsicht über die unterstützende Organisation von Natur aus schwächt. 6. Qualitätsstandards für die Zusammenarbeit mit unterstützenden Organisationen In diesem Abschnitt werden die geltenden Erasmus-Qualitätsstandards Schritt für Schritt analysiert, um Ihnen zu helfen, alle Elemente zu verstehen, die Sie bei der Vorbereitung mit der Zusammenarbeit einer Trägerorganisation beachten sollten. Bereitstellung von Qualitätsstandards Erläuterung Die begünstigten Einrichtungen müssen die Kontrolle über den Inhalt, die Qualität und die Ergebnisse der durchgeführten Aktivitäten behalten, wie unter "Kernaufgaben" beschrieben. Ihre Organisation ist der Eigentümer seines Projekts und muss daher die Kontrolle über alles haben, was in dem Projekt passiert. Mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitarbeitern und Ressourcen müssen Sie in der Lage sein, die Arbeit, die die unterstützende Organisation für Sie leistet, zu beaufsichtigen, insbesondere, wenn sie in direktem Kontakt mit den Teilnehmern steht. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie dazu nicht in der Lage sind, ist eine Zusammenarbeit mit der betreffenden Trägerorganisation nicht ratsam. Wenn begünstigte Einrichtungen Programmmittel verwenden, um andere Organisationen für bestimmte Durchführungsaufgaben zu bezahlen, müssen die Verpflichtungen dieser Organisationen förmlich festgelegt werden, um die Einhaltung der Erasmus-Qualitätsstandards und den Schutz der Unionsmittel zu gewährleisten. Diese Bestimmung bedeutet, dass es einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihrer Organisation und der unterstützenden Organisation geben muss. Diese Verpflichtung gilt nicht, wenn die Unterstützung unentgeltlich geleistet wird, aber eine schriftliche Verpflichtung gibt Ihnen immer eine bessere Sicherheit. Wenn ein Problem zwischen Ihrer Organisation und der unterstützenden Organisation auftritt, kann Ihre Nationale Agentur Sie auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung beraten, rechtlich gesehen können Sie sich jedoch nur auf den Vertrag berufen, den Sie Seite 9 von 14 mit der unterstützenden Organisation unterzeichnet haben. Das Programm Erasmus+ oder die Europäische Kommission können keinen besonderen Schutz bieten. Die förmliche Vereinbarung zwischen dem Begünstigten und dem Dienstleistungserbringer muss folgende Elemente enthalten: auszuführende Aufgaben, Qualitätskontrollmechanismen, Konsequenzen bei mangelhafter oder fehlgeschlagener Erbringung und Flexibilitätsmechanismen bei Annullierung oder Umplanung vereinbarter Dienstleistungen, die eine faire und ausgewogene Risikoverteilung im Falle unvorhergesehener Ereignisse gewährleisten. In dieser Bestimmung werden obligatorische Elemente aufgeführt, die in Ihrem Vertrag mit der Trägerorganisation enthalten sein müssen. Struktur und Inhalt des Vertrags werden in den folgenden Abschnitten näher erläutert, einschließlich Beispielklauseln, die Sie verwenden könnten, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu gewährleisten. Die Dokumentation, in der diese Verpflichtungen festgelegt sind, muss der nationalen Agentur zur Überprüfung zur Verfügung stehen. Auf diese Weise kann die Nationale Agentur überprüfen, ob die Qualitätsstandards eingehalten werden. In der Regel wird Ihr Vertrag mit der unterstützenden Organisation von der nationalen Agentur zusammen mit Ihrem Projektabschlussbericht angefordert, er kann aber auch während eines Audits oder eines Monitoring-Besuchs bei Ihrer Organisation oder als Teil einer anderen Berichtsübung überprüft werden. Unterstützende Organisationen müssen in den offiziellen Meldeinstrumenten registriert sein. Wenn Sie mit einer unterstützenden Organisation zusammenarbeiten, sind Sie verpflichtet, diese im Erasmus+ Berichtstool anzugeben. Diese Informationen werden dann automatisch in Ihren Projektbericht aufgenommen. Dies ist eine wichtige Regel, denn wenn Sie nicht angeben, dass Sie mit einer unterstützenden Organisation zusammengearbeitet haben, gilt dies als schwerer Verstoß gegen die Qualitätsstandards. Dies kann sich sehr negativ auf das Ergebnis der Projektbewertung auswirken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine bestimmte Organisation unter die Definition einer unterstützenden Organisation fällt, fragen Sie am besten Ihre Nationale Agentur um Rat. Die Einbindung der unterstützenden Organisationen muss klare Vorteile für die organisatorische Entwicklung der begünstigten Organisation und für die Qualität der Mobilitätsaktivitäten bringen. Diese Bestimmung gibt an, wie Ihre Arbeit mit der unterstützenden Organisation bewertet werden soll. Darüber hinaus gibt es wieder ein wichtiges Element des Kapazitätsaufbaus: Die Teilnahme Seite 10 von 14 der unterstützenden Organisationen sollte immer so sein, dass Ihre eigene Organisation aus den Erfahrungen lernen kann. Es ist wichtig, dass die Zusammenarbeit mit einer unterstützenden Organisation Sie nicht von ihr abhängig macht, sondern dass sie Ihre Fähigkeit, selbständig zu arbeiten, schrittweise erhöht. In allen Fällen bleibt die begünstigte Einrichtung für die Ergebnisse und die Qualität der durchgeführten Aktivitäten verantwortlich, unabhängig von der Beteiligung anderer Organisationen. Diese letzte Bestimmung ist vielleicht die wichtigste von allen. Sie müssen sich darüber im Klaren sein, dass Ihre Organisation der Projekteigner ist und für alles verantwortlich gemacht wird, was die unterstützende Organisation bei der Unterstützung Ihrer Projektdurchführung macht oder unterlässt. Wenn Sie über die Ergebnisse Ihrer Aktivitäten berichten, werden alle Mängel oder negativen Erfahrungen der Teilnehmer als Arbeit Ihrer Organisation bewertet. Ein Verschulden der unterstützenden Organisation wird nicht als ausreichende Rechtfertigung für derartige Probleme angesehen, da es in Ihrer Verantwortung liegt, die unterstützende Organisation zu beaufsichtigen. 7. Folgen der Nichteinhaltung der Erasmus-Qualitätsstandards Die Aufgabe der Nationalen Agentur besteht darin, die Begünstigten in allen Phasen ihres Projekts - vom Antrag bis zum Abschlussbericht - zu unterstützen und zu begleiten. Die Nationale Agentur überwacht die Durchführung der Erasmus+-Projekte und hat gleichzeitig die Aufgabe, die Begünstigten zu beraten und ihnen zu helfen, die Regeln einzuhalten und die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Falls Sie Zweifel haben, können Sie Ihre Nationale Agentur um Ratschläge zu Ihren geplanten oder laufenden Vereinbarungen mit einer unterstützenden Organisation bitten. Dies gibt der Nationalen Agentur die Möglichkeit, Sie zu warnen, wenn es eindeutige Unregelmäßigkeiten oder qualitative Probleme in Ihrem Ansatz gibt. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Nationale Agentur weder als juristischer Prüfer Ihres Vertrags noch als Vermittler zwischen Ihrer Organisation und der unterstützenden Organisation auftreten kann. Die Zusammenarbeit mit einer unterstützenden Organisation ist kein notwendiger Bestandteil der Teilnahme an Erasmus+. Sie ist eine zulässige Option. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine solche Beziehung einzugehen, übernehmen Sie auch die Verantwortung für die Folgen. Gemäß den vertraglichen Bestimmungen von Erasmus+ bleibt Ihre Organisation immer voll verantwortlich für die Ergebnisse und die Qualität der von Ihnen durchgeführten Aktivitäten. Die Nichteinhaltung der Qualitätsstandards kann sich auf die endgültige Bewertung Ihres Projekts auswirken, was wiederum zu einer Kürzung der Projektförderung führen kann. Für akkreditierte Einrichtungen können weitere Abhilfemaßnahmen gelten. Die Bewertungsergebnisse sind Teil der Leistungsindikatoren, die bei der jährlichen Mittelzuweisung verwendet werden, was bedeutet, dass niedrige Bewertungsergebnisse in Zukunft zu geringeren Zuschüssen führen können. Bei schwerwiegenden oder wiederholten Problemen kann die Nationale Agentur Beobachtungsmaßnahmen einleiten oder Ihre Akkreditierung aussetzen. Detaillierte Regeln zu diesen Aspekten sind im Seite 11 von 14 Programmleitfaden (Abhilfemaßnahmen), in den von der Nationalen Agentur jährlich veröffentlichten Regeln für die Mittelzuweisung und in Ihrer Finanzhilfevereinbarung festgelegt. 8. Wie bereitet man einen Vertrag mit der unterstützenden Organisation vor? Wie in den Erasmus-Qualitätsstandards erläutert, ist es notwendig, einen Vertrag mit einer unterstützenden Organisation zu unterzeichnen, wenn Sie für deren Dienstleistungen bezahlen werden, und es wird empfohlen, dies zu tun, selbst wenn die Unterstützung kostenlos ist. Im Falle von bezahlten unterstützenden Organisationen muss dieser Vertrag auf Anfrage Ihrer Nationalen Agentur zur Überprüfung vorgelegt werden. Dieser Abschnitt enthält Empfehlungen für die Festlegung der Vertragsbedingungen im Einklang mit den Qualitätsstandards. 8.1. Auszuführende Aufgaben Die von der unterstützenden Organisation zu erfüllenden Aufgaben müssen im Vertrag beschrieben werden. Zu den Aufgaben der unterstützenden Organisationen darf weder das Schreiben von Erasmus+ Anträgen noch eine der folgenden, in den Erasmus-Qualitätsstandards festgelegten Kernaufgaben gehören: die finanzielle Verwaltung der Programmmittel; Kontakt mit der Nationalen Agentur; Berichterstattung über durchgeführte Aktivitäten (oder jede Form des Zugriffs auf die Projektdaten in den Erasmus-IT-Tools); Entscheidungen, die sich direkt auf den Inhalt, die Qualität und die Ergebnisse der durchgeführten Aktivitäten auswirken (z. B. die Wahl der Art und Dauer der Aktivität, die Organisation der Veranstaltung, die Definition und Bewertung der Lernergebnisse usw.). Daher beschränken sich die Aufgaben, die von unterstützenden Organisationen wahrgenommen werden können, auf praktische, logistische und unterstützende Aufgaben, wie z. B.: Suche und Buchung von Reise- und Unterkunftsmöglichkeiten; Erledigung von Verwaltungsaufgaben wie z. B. Visumverfahren; Suche nach aufnehmenden Einrichtungen im Ausland und deren Vorschlag (aber keine Entscheidung darüber); Sammlung von Informationen über das Bildungssystem in den Zielländern; Unterstützung bei der Vorbereitung und Schulung der Teilnehmer und/oder Mentoren (die Entscheidung über den Inhalt und die Überwachung der Vorbereitung bleibt Aufgabe des Begünstigten). Sie können sich an Ihre Nationale Agentur wenden, wenn Sie Zweifel an bestimmten Aufgaben haben, die Sie an die unterstützende Organisation delegieren möchten. 8.2. Mechanismen zur Qualitätskontrolle Das Konzept der "Qualitätskontrolle" bezieht sich auf die erwarteten Standards für die Durchführung und die Mechanismen, die es Ihnen ermöglichen, die Arbeit der unterstützenden Organisation zu überwachen. Seite 12 von 14 Zu diesem Zweck müssen die folgenden oder ähnliche Bestimmungen in den Vertrag aufgenommen werden, und der vollständige Wortlaut der Erasmus-Qualitätsstandards muss beigefügt oder in digitaler Form referenziert werden. Qualitätsstandards: Die Trägerorganisation muss Dienstleistungen von hoher Qualität erbringen, die dem Stand der Technik in der Branche und den Bestimmungen dieses Vertrags entsprechen. Die Dienstleistungen müssen den Erasmus-Qualitätsstandards im Anhang zu diesem Vertrag entsprechen. Bereitstellung von Informationen: Die unterstützende Einrichtung muss dem Erasmus+-Begünstigten regelmäßig über die im Rahmen dieses Vertrags erbrachten Leistungen berichten, und zwar in folgenden Abständen: [Häufigkeit einfügen, z. B. jeden Monat] Auf Anfrage des Erasmus+-Begünstigten muss die unterstützende Organisation alle zusätzlichen Informationen über die erbrachten Dienstleistungen vorlegen, die für die Berichterstattung und Überwachung des betreffenden Erasmus+-Projekts erforderlich sind. Die unterstützende Organisation muss jedes Problem, das ihre Fähigkeit zur Erbringung der Dienstleistungen beeinträchtigt, aufzeichnen und dem Erasmus+ Begünstigten mitteilen. Der Bericht muss das Problem beschreiben, angeben, wann es aufgetreten ist und welche Maßnahmen die unterstützende Organisation ergreift, um das Problem zu lösen. Darüber hinaus sollte Ihr Vertrag Bestimmungen über die mögliche Vergabe von Unteraufträgen durch die Trägerorganisation an weitere Dienstleister enthalten: Unterauftragsvergabe: Der Unterauftragnehmer darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Auftraggebers keine Unteraufträge vergeben und den Auftrag nicht durch Dritte ausführen lassen. Wird die Vergabe von Unteraufträgen genehmigt, so bleibt der Unterauftragnehmer an seine vertraglichen Verpflichtungen gebunden und ist allein für die Erfüllung dieses Auftrags verantwortlich. 8.3. Konsequenzen im Falle einer mangelhaften oder fehlgeschlagenen Lieferung Ihr Projektzuschuss ist an die Einhaltung der Qualitätsstandards und aller anderen Regeln des Programms gebunden. Wenn Sie die in Ihrer Finanzhilfevereinbarung vereinbarten Leistungen nicht erbringen oder wenn Ihre Leistungen von sehr schlechter Qualität sind, kann die Nationale Agentur Ihren Projektzuschuss gemäß den in Ihrer Finanzhilfevereinbarung angegebenen Regeln kürzen. Wenn Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer unterstützenden Organisation entscheiden, ist es daher wichtig, sich in gleicher Weise zu schützen: Sie sollten nicht für schlecht ausgeführte oder gescheiterte Aufgaben der unterstützenden Organisation bezahlen müssen. Ihr Vertrag sollte die Zahlungen an die Trägerorganisation in Raten aufteilen, wobei die letzte Zahlung erfolgt, nachdem alle Leistungen in ausreichender Qualität erbracht wurden. Seite 13 von 14 Im Vertrag muss dann klar festgelegt werden, welche Folgen es hat, wenn die vereinbarten Dienstleistungen nicht erbracht werden oder wenn die Qualität der erbrachten Dienstleistungen nicht den im Vertrag festgelegten Erwartungen entspricht. Zu diesem Zweck sollten Sie eine Reihe von Klauseln wie die folgenden in Ihren Vertrag aufnehmen: Preissenkung: Wenn die unterstützende Organisation die Dienstleistung nicht vertragsgemäß erbringt ("nicht erfüllte Verpflichtungen") oder wenn sie die Dienstleistung nicht gemäß den festgelegten Qualitätsstandards erbringt ("mangelhafte Qualität"), kann der Erasmus+-Begünstigte die Zahlungen entsprechend der Schwere der nicht erfüllten Verpflichtungen oder der mangelhaften Qualität der Dienstleistung kürzen oder zurückfordern. Der Erasmus+-Begünstigte muss die unterstützende Einrichtung förmlich über seine Absicht, die Zahlung zu kürzen, sowie über die Gründe dafür und den entsprechenden Betrag informieren. Die unterstützende Organisation verfügt über eine Frist von [Frist einfügen, z. B. 30 Tage] ab dem Datum des Eingangs der Entscheidung, um eine Stellungnahme abzugeben. Andernfalls wird die Entscheidung am Tag nach Ablauf der Frist für die Einreichung von Stellungnahmen vollstreckbar. Wenn die unterstützende Organisation eine Stellungnahme abgibt, muss der Erasmus+-Begünstigte der unterstützenden Organisation seine endgültige Entscheidung mitteilen, wobei er die betreffenden Stellungnahmen berücksichtigt. 8.4. Höhere Gewalt und Flexibilitätsmechanismen Während der Durchführung können unvorhergesehene Ereignisse eintreten, und es ist wichtig, dass diese nicht dazu führen, dass Sie die Trägerorganisation für Leistungen bezahlen müssen, die Sie nicht in Anspruch nehmen konnten. In den Regeln des Programms Erasmus+ werden unvorhergesehene Ereignisse, die sich der Kontrolle der Begünstigten entziehen, als "höhere Gewalt" bezeichnet. Die Definition dieses Begriffs ist in Ihrer Vereinbarung über die Gewährung einer Projektförderung enthalten: Höhere Gewalt": jede unvorhersehbare, außergewöhnliche Situation oder jedes Ereignis, auf das die Parteien keinen Einfluss haben und das eine von ihnen daran hindert, eine ihrer Verpflichtungen aus dem Vertrag zu erfüllen, das nicht auf Fehler oder Fahrlässigkeit ihrerseits oder seitens der Unterauftragnehmer, der verbundenen Unternehmen oder der Dritten, die eine finanzielle Unterstützung erhalten, zurückzuführen ist und das sich trotz Anwendung der gebotenen Sorgfalt als unvermeidlich erweist. Als höhere Gewalt können nicht geltend gemacht werden: Arbeitskonflikte, Streiks, finanzielle Schwierigkeiten oder der Ausfall einer Dienstleistung, Mängel an Geräten oder Materialien oder Verzögerungen bei deren Bereitstellung, es sei denn, sie sind unmittelbar auf einen entsprechenden Fall höherer Gewalt zurückzuführen. Ihr Vertrag mit der Trägerorganisation sollte die gleiche Definition enthalten. Darüber hinaus sollte er Bestimmungen über Maßnahmen und Verpflichtungen in Fällen höherer Gewalt enthalten: Ist eine Partei von höherer Gewalt betroffen, so hat sie die andere Partei unverzüglich unter Angabe der Art der Umstände, ihrer voraussichtlichen Dauer und ihrer voraussichtlichen Auswirkungen zu benachrichtigen. Seite 14 von 14 Eine Partei haftet nicht für eine Verzögerung oder Nichterfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen, wenn diese Verzögerung oder Nichterfüllung auf höhere Gewalt zurückzuführen ist. Ist die Trägerorganisation aufgrund höherer Gewalt nicht in der Lage, ihre vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, so hat sie nur Anspruch auf eine Vergütung für die tatsächlich erbrachten Leistungen. Die Parteien müssen alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um Schäden aufgrund höherer Gewalt zu begrenzen. Die begünstigte Einrichtung kann die vertraglich vereinbarten Leistungen kostenlos stornieren oder verschieben, wenn deren Erbringung durch höhere Gewalt beeinträchtigt wird. Darüber hinaus sollten Sie eine Klausel aufnehmen, die eine Neuplanung der Leistungen ermöglicht, wenn keine höhere Gewalt vorliegt, um während der Durchführung ausreichend Flexibilität zu gewährleisten: Innerhalb des Zeitraums von [Zeitraum einfügen, z. B. die Dauer Ihres Projekts] kann die begünstigte Einrichtung alle vertraglich vereinbarten Leistungen kostenlos umplanen, sofern sie die unterstützende Organisation [Benachrichtigungsfrist einfügen, z. B. 14 Tage] im Voraus benachrichtigt. …

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[…] Anfrage zur Begutachtung von Anträgen im Bereich KA2 der Berufsbildung Wichtige Informationen Antragsfrist: 05.03.2025 Zeitraum: Ende März – Anfang / Mitte Juli Online-Schulung: 18.03.2026; 10:00 – 15:00 Uhr Aufwandsentschädigung: Antragsvolumen CP: 400.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsoli-dierung 300,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 260,00 €. Antragsvolumen CP: 250.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsoli-dierung 270,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 230,00 €. Antragsvolumen CP: 120.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsoli-dierung 240,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 200,00 €. SSP: keine Konsolidierung erforderlich 150,00 € Teilnahme an der Online-Schulung: 50,00 € Abgabe Probeantrag: 50,00 € …

[…] Journal abonnieren Unser Journal „Bildung für Europa“ erscheint zweimal jährlich. Es informiert unter thematischen Schwerpunktsetzungen über die aktuellen Entwicklungen im EU -Programm Erasmus+ und in der europäischen Bildungszusammenarbeit. Alle Felder mit * sind Pflichtfelder. …

[…] Anfrage zur Begutachtung von Anträgen im Bereich KA2 der Erwachsenenbildung Wichtige Informationen Antragsfrist: 05.03.2025 Zeitraum: voraussichtlich Mitte März – Mitte Juli Online-Schulung: 12.03.2026; 09:00 – 13:00 Uhr Aufwandsentschädigung: Antragsvolumen CP: 400.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsolidierung 300,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 260,00 €. Antragsvolumen CP: 250.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsolidierung 270,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 230,00 €. Antragsvolumen CP: 120.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsolidierung 240,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 200,00 €. SSP: keine Konsolidierung erforderlich 150,00 € Teilnahme an der Online-Schulung: 50,00 € Abgabe Probeantrag: 50,00 € …

[…] Anfrage zur Begutachtung von Kurzzeitanträgen (KA122) der Berufsbildung Wichtige Informationen Antragsfrist: 19.02.2025 Zeitraum: Ende Februar – Anfang April Aufwandsentschädigung: Antragsvolumen unter 60.000 €; 130 € pro Gutachten Antragsvolumen über 60.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsolidierung 160,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 130,00 €. Teilnahme an der Online-Schulung: 50,00 € Abgabe Probeantrag: 50,00 € …

[…] Anfrage zur Begutachtung von Kurzzeitanträgen (KA122) der Erwachsenenbildung Wichtige Informationen Antragsfrist: 01.10.2026 Gutachterschulung: 06.10.2026, von 10 bis 14 Uhr Ende Bewertungsspanne der Erstgutachten: 06.11.2026 Ende Konsolidierung/ Drittgutachten: 13.11.2026 Ende Qualitätscheck: 04.12.2026 Die Teilnahme an der Online-Schulung ist für die Begutachtung verpflichtend. Aufwandsentschädigung: Antragsvolumen unter 60.000 €; 130 € pro Gutachten Antragsvolumen über 60.000 € ; Gutachtern mit Erstellung der Konsolidierung 160,00 €; Gutachten ohne Erstellung der Konsolidierung 130,00 €. Teilnahme an der Online-Schulung: 50,00 € Abgabe Probeantrag: 50,00 € …

[…] Vielen Dank für Ihre Rückmeldung Ihre Antworten sind bei uns eingegangen. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen. …

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