Nach erfolgreicher Antragstellung wird Ihre Einrichtung akkreditiert. Damit wird ein Performanceprofil angelegt und Sie sind offiziell Teil der Erasmus+-Community.
Jedes Jahr stellen Sie einen Antrag auf die Fördermittel, die Sie für Ihre geplanten Aktivitäten benötigen.
Die Fördersumme richtet sich nach den Angaben in Ihrem Antrag.
Auf Grundlage Ihrer Mittelanforderung wird ein Fördervertrag („Finanzhilfevereinbarung“) geschlossen (max. Laufzeit: zwei Jahre).
Ein zeitliches Überlappen von Verträgen ist möglich – das schafft mehr Planungsspielraum.
Während der Projektlaufzeit dokumentieren Sie Ihre Aktivitäten im verpflichtenden Beneficiary Module, einem Online-Tool der EU-Kommission.
Ihre Mobilitätsaktivitäten führen Sie zusammen mit Partnereinrichtungen durch – den sogenannten aufnehmenden Einrichtungen (receiving organisations). Diese nehmen Ihre Teilnehmenden für den Zeitraum ihrer Entsendung bei sich auf, dort findet also der Lernaufenthalt statt. Mit dieser Einrichtung besprechen Sie vorab auch die Rahmenbedingungen und Lernziele der Entsendung und halten diese schriftlich im Rahmen einer Lernvereinbarung fest. Es wird empfohlen, für aufnehmende Einrichtungen ebenfalls eine OID zu beantragen, weil dies den weiteren Prozess vereinfacht. Eine Zusammenarbeit im Rahmen Ihres Vorhabens ist aber auch für aufnehmende Einrichtungen ohne OID möglich.
Es können auch weitere Einrichtungen an den Mobilitätsaktivitäten beteiligt werden. Möchten Sie Dienstleistungen von Einrichtungen nutzen, ist dies ebenfalls möglich – diese Einrichtungen werden unterstützende Einrichtungen genannt (supporting organisations). Bitte beachten Sie, dass für unterstützende Einrichtungen eine OID vorliegen muss und Sie diese angeben müssen, wenn Sie eine Akkreditierungszusage erhalten und Gelder im Rahmen der Mittelanforderung abrufen. Bitte beachten Sie auch die lediglich unterstützende Funktion dieser Einrichtungen, was bedeutet, dass diese keine Aufgaben einer aufnehmenden Einrichtung übernehmen dürfen (z. B. das Unterzeichnen der Lernvereinbarung). Alle Informationen zur Zusammenarbeit mit unterstützenden Einrichtungen finden Sie hier.
Am Ende der Laufzeit Ihres Fördervertrags erstellen Sie im Beneficiary Module außerdem einen Projektbericht, der unter anderem folgende Inhalte umfasst:
Zahl der durchgeführten Mobilitäten
Angaben zur Nutzung des bewilligten Budgets
Rückmeldungen zur Teilnehmenden-Zufriedenheit
Die Nationale Agentur beim BIBB prüft Ihren Bericht finanziell und inhaltlich. Die Ergebnisse fließen in Ihr Performanceprofil ein.
Neben den Projektberichten müssen alle akkreditierten Einrichtungen regelmäßig Berichte über den Fortschritt der Akkreditierung und die Einhaltung der Qualitätsstandards erstatten. Darüber hinaus müssen alle akkreditierten Einrichtungen ihren Erasmus-Plan spätestens mit Ablauf seiner Laufzeit aktualisieren.
