Nachdem Sie die Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit der NA beim BIBB eine Finanzhilfevereinbarung (Vertrag) ab. Formal ist das Projekt bewilligt, wenn die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) von der umsetzenden Einrichtung des Projektes und der NA beim BIBB unterzeichnet ist. Die umsetzende Einrichtung erhält in der Regel eine Vorauszahlung des bewilligten Zuschusses von 80 % der Gesamtfördersumme. Nach Abschluss des Projekts wird die Restsumme ausgezahlt.
Während der Durchführung und für die Erstellung von Berichten ist die Nutzung eines Tools der Europäischen Kommission verpflichtend, es heißt Beneficiary Module. Im Zeitraum Ihres Kurzzeitprojektes führen Sie im Rahmen des bewilligten Budgets Mobilitätsaktivitäten durch. Änderungen im Projekt können von Ihnen zum Teil ohne Absprache umgesetzt werden, zum Teil bedarf es Absprachen oder Genehmigungen durch die NA beim BIBB. Bei der Durchführung aller geförderten Aktivitäten müssen die Erasmus-Qualitätsstandards eingehalten werden.
Nach Ablauf Ihres Kurzzeitprojekts erstellen Sie im Beneficiary Module einen Abschlussbericht. Der Bericht enthält Informationen über den Aufenthalt der Teilnehmenden, die Finanzen und die inhaltliche Umsetzung. Die NA beim BIBB prüft diesen Bericht finanziell und inhaltlich.
