Nehmen Sie sich im Konsortium zu Beginn genügend Zeit für zwei zentrale Überlegungen:
Eine gute Analyse zur beabsichtigten Wirkung des Projekts macht es leichter, ein schlüssiges Vorgehen festzulegen. Je konkreter Sie die Aussagen für Ihr spezifisches Vorhaben fassen können, desto aussagekräftiger wird die Projektbeschreibung. Im Antrag wird zu den nachfolgenden Punkten gefragt:
Motivation und Bedarf
Neben dem durch das Konsortium festgestellten Bedarf sollte der Antrag eine fundierte Bedarfsanalyse für Deutschland und die beteiligten Länder enthalten. Beschreiben Sie auch, inwiefern das Projekt innovativ ist beziehungsweise inwieweit es bereits durchgeführte Initiativen durch wesentliche Neuerungen ergänzt.
Ziele
Formulieren Sie eindeutige, spezifische Ziele für Ihr Vorhaben. Achten Sie auf eine klare Unterscheidung zwischen Bedarfen und Zielen.
Wer macht mit?
Die beteiligten Einrichtungen sollten sich in ihrem Profil sinnvoll ergänzen. Machen Sie im Antrag deutlich, welche Expertise die Einrichtungen für Ihr Projektthema mitbringen und welche Bildungsarbeit die Einrichtungen regelmäßig außerhalb von EU-Projekten leisten.
Wer profitiert?
Beschreiben Sie konkret, welche Zielgruppen mit dem Projekt adressiert werden und wie die Ergebnisse des Projekts diesen Zielgruppen nützen. Treffen Sie spezifische Festlegungen, damit die Aktivitäten geeignet konzipiert werden können.
Die wesentlichen Schritte zur Umsetzung werden in Arbeitspaketen (work packages) gegliedert, die jeweils eine Reihe von Aktivitäten beinhalten. Das erste Arbeitspaket ist stets „Projektmanagement“. Es sollte maximal vier weitere Arbeitspakete geben. Hier legen Sie bereits fest, welche Einrichtung für welche Aktivität verantwortlich ist und welche weiteren Einrichtungen beteiligt sind. Sie legen ebenfalls fest, wie der Gesamtzuschuss auf die einzelnen Aktivitäten und Partnereinrichtungen aufgeteilt wird.
Berücksichtigen Sie in der Beschreibung alle Phasen der Projektumsetzung. Erläutern Sie auch, wie sie vorgehen werden, um das Projekt möglichst inklusiv, digital und ressourcenschonend umzusetzen sowie eine größtmögliche Teilhabe zu ermöglichen (vgl. horizontale Aspekte im Programmleitfaden).
Budget
Bei Beantragung entscheiden Sie, welcher Gesamtzuschuss der richtige ist für Ihr Vorhaben. Sie berücksichtigen dabei die Anforderung, dass es sich um einen Zuschuss handelt, nicht um eine vollständige Projektfinanzierung. Die EU-Kommission macht keine Vorgaben zur Höhe von Eigenmitteln. Bei der Bewertung des Antrags wird eingeschätzt, ob der Zuschuss kosteneffektiv eingesetzt wird. Dafür ist es gut, im Antrag nachvollziehbar zu erklären, wie sich Beträge, die Aktivitäten zugeordnet werden, zusammensetzen. Der Betrag für Projektmanagement darf 20% des Gesamtbudgets nicht überschreiten. Es gibt darüber hinaus keine Vorgaben, z.B. für Tagespauschalen oder Reisekosten.
Alle Inhalte und Materialien des Projekts müssen durch das Konsortium erbracht werden. Dienstleistungen können über einen Unterauftrag vergeben werden, sofern sie bereits im Antrag definiert werden und nicht die Kernaufgaben des Projekts betreffen.
Planen Sie Verbreitung konkret
Von Projekten des Typs Kooperationspartnerschaften wird erwartet, dass sie Ergebnisse entwickeln, die auch von weiteren Einrichtungen genutzt werden können und die übertragbar sind auf andere rechtliche, strukturelle, geographische, soziokulturelle oder sprachliche Kontexte. Planen Sie also Verbreitungsaktivitäten schon zum Antragszeitpunkt und beschreiben Sie Ihre Schritte konkret und spezifisch für das Projekt. Bei Kooperationspartnerschaften wird in der Regel eine Projektwebseite erstellt, über die Projektergebnisse auch nach Projektende noch zugänglich sind.
Offene Bildungsressourcen
Alle Lehr- und Lernmaterialien, die mit Erasmus+ Förderung entstehen, müssen grundsätzlich als offene Bildungsmaterialien (englisch open educational ressources oder OER) zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt für alle Arten von Materialien wie z. Bsp. Handreichungen, Erklärvideos, MOOCs und Apps.
Wirkung
Hier schlagen Sie gedanklich einen Bogen zum Beginn.
Zum einen planen Sie, wie Sie überprüfen werden, ob Ihr Projekt erfolgreich war und eine längerfristige Wirkung entfaltet – auf Teilnehmende, auf die beteiligten Einrichtungen sowie auf weitere anvisierte Ebenen. Unterscheiden Sie gedanklich zwischen „Haben wir alles umgesetzt, was geplant war?“ (Output) und „Haben unsere Aktivitäten zu dem geführt, was wir damit erreichen wollten?“ (Outcome).
Zum anderen können sie dadurch feststellen, ob das geplante Vorgehen schlüssig ist oder ob noch konzeptionelle Anpassungen erfolgen sollten.
Die inhaltliche Bewertung der Anträge erfolgt durch unabhängige, geschulte Gutachterinnen und Gutachter. Die Kriterien der Bewertung sind: Relevanz des Projekts, Qualität der Projektkonzeption und Umsetzung, Qualität der Partnerschaft und der Zusammenarbeit sowie Wirkung.
Diese Kriterien werden detailliert erläutert im Programmleitfaden sowie im Leitfaden für Gutachterinnen und Gutachter (englisch: Guide for Experts on Quality Assessment).