Durchführung - Mobilitätsaktivitäten erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihre Mittelanforderung eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihrer Aktivitäten beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitäten europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Aktivitäten bearbeiten – im Beneficiary Modul
  6. Lernergebnisse sichern – mit dem Europass
  7. Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen
  8. Aktivitäten abschließen – im Beneficiary Modul
  9. Erfolge der Aktivitäten verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  10. Beschwerdemanagement

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der die Mittelanforderung beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen

 

 

Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.

 

2021

 Programmleitfaden 2021 (Version 2, deutsch)

 Programmleitfaden 2021 (Version 3, englisch)

 2. Corrigendum 2021 (englisch)

 Erasmus+ Fördersätze 2021 Mobilität der Berufsbildung

 Handbuch zur Finanzverwaltung der Leitaktion 1 für das Antragsjahr 2021 (Version 1). Dieses Handbuch enthält eine Zusammenfassung aller Regelungen zur Förderfähigkeit, zu den finanziellen Aspekten und zu den Belegpflichten aus der Finanzhilfevereinbarung und dem Programmleitfaden. 

 

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

 

 Hinweisblatt Visa für Mobilitäten nach UK

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Aktivität Änderungen ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (beispielsweise um die Laufzeit der Finanzhilfe zu ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung der akkredierten Einrichtung oder deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Ende der Aktivität.

Änderungsantrag 

 Änderungsantrag - liegt noch nicht vor

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmendenvereinbarung

Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Lernvereinbarung

Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.

  • Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche", "Berufswettbewerbe" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
  • Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

5. Aktivitäten bearbeiten im Beneficiary Modul

Das Beneficary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für Durchführung der Aktivitäten in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. 

Im Beneficary Modul

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
  • überwachen Sie das Budget der Aktivitäten,
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihren Aktivitäten.

Zugang zum Beneficiary Modul

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihrer Aktivität von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Aktivitätendaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Service (EU-Login).

 

Den Link zum neuen Beneficiary Modul finden Sie ab Ende Dezember an dieser Stelle!

6. Lernergebnisse dokumentieren - mit dem Europass

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und Bildungspersonal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu untertützten, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

  • Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
  • Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 

Europass e-Portfolio

  Europass-Profil direkt erstellen

7. Sprachhilfe nutzen: Online Linguistic Support (OLS)

Angaben zum Online-Linguistic-Support (OLS) und deren Anwendung finden Sie demnächst an dieser Stelle.

8. Aktivitäten abschließen – im Beneficiary Modul

Informationen zum Abschluss Ihrer Aktivitäten und zur Berichtserstattung werden im Frühjahr 2022 zur Verfügung stehen.

9. Erfolge der Aktivitäten verbreiten

Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.

Werden Sie aktiv im Umfeld Ihrer eigenen Einrichtung: z. B. Intranet, Internet, Publikationen, Projektwoche zum Thema Auslandsaufenthalt, Verleihung des Europass Mobilität, Berichterstattung in der lokalen Presse, aktive Einbindung und Nutzung der sozialen Netzwerke.

Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.

In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Programmlogos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

Werden Sie aktiv in Netzwerken und kommunizieren einrichtungsübergreifend: Information von Ausbildungspartnern wie Betrieben, umliegende Berufsschulen, Kammern etc.; Information auf Ausbildungsmessen u.ä..

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
  • Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
  • Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
  • Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
  • Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.

Erasmus+: Mobilität machen – Auslandsaufenthalte in der beruflichen Bildung erfolgreich durchführen

Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren

Medientyp: Handbuch, Format: A4, Seitenzahl: 43, Erscheinungsjahr: 2018

Das Handbuch unterstützt Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren auf ihrem Weg von der Projektidee zum Konzept und vom Projektantrag über die Durchführung des Projekts bis zum Abschlussbericht. Schritt für Schritt führt es durch den Prozess "Mobilität machen" und stellt hierfür Merkblätter,…

Maximale Bestellmenge: 25

Erasmus+ Project Results Platform

Die Begünstigten können die Erasmus+ Project Results Platform nutzen, um die Projektergebnisse bekanntzumachen.

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

 

Zur Anmeldung der Project Results Platform benötigen Sie neben Ihrem bisherigen EU-Login-Passwort einen zweiten " Anmelde-Faktor" beispielsweise über eine Mobile App mit PIN / QR-Code oder über eine Mobilnummer + SMS. Sollten Sie noch nicht über diese zweite Anmeldestufe des EU-Logins verfügen, so empfehlen wir Ihnen unser Online-Tutorial, oder die Anleitung der Europäischen Kommission.

 

10. Beschwerdemanagement

Sie haben Möglichkeit gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.  

11. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen

 

 

Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.

 

2021

 Programmleitfaden 2021 (Version 2, deutsch)

 Programmleitfaden 2021 (Version 3, englisch)

 2. Corrigendum 2021 (englisch)

 Erasmus+ Fördersätze 2021 Mobilität der Berufsbildung

 Handbuch zur Finanzverwaltung der Leitaktion 1 für das Antragsjahr 2021 (Version 1). Dieses Handbuch enthält eine Zusammenfassung aller Regelungen zur Förderfähigkeit, zu den finanziellen Aspekten und zu den Belegpflichten aus der Finanzhilfevereinbarung und dem Programmleitfaden. 

 

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

 

 Hinweisblatt Visa für Mobilitäten nach UK

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.