Antragsverfahren - Mittelanforderung für Aktivitäten akkreditierter Einrichtungen

Sie haben eine Akkreditierung in der Erwachsenenbildung erhalten? Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie die Mittelanforderung einreichen und welche Fristen und Formalien Sie beachten sollten. 

Wer kann eine Mittelanforderung einreichen?

Berechtigt sind ausschließlich Einrichtungen oder Konsortien, die über eine Erasmus-Akkreditierung in der Erwachsenenbildung verfügen. Sollte Ihre Einrichtung noch nicht akkreditiert sein, so können Sie Förderanträge im Bereich der Kurzzeitprojekte stellen.

Eckpunkte der Mittelanforderung

An dieser Stelle möchten wir Ihnen die fünf Eckpunkte der Mittelanforderung vorstellen.

1. Vereinfachung

Die Mittelanforderung ist im Vergleich zu bisherigen Projektanträgen sehr vereinfacht worden. Die akkreditierten Einrichtungen tragen für jeden Aktivitätstyp, den sie nutzen wollen, nur zwei Zahlen ein: die Anzahl der Teilnehmenden und die Anzahl der Teilnehmendentage. In einer weiteren Ansicht wird das Profil der Teilnehmenden prioritären Zielen des Programms zahlenmäßig erfasst: z.B. Mobilitäten für  Personen mit geringeren Chancen. Die Zielländer und Dauer einzelner Aufenthalte werden nicht erfasst. Nur wenn „Unterstützung für Teilnehmende mit geringeren Chancen“ oder „Außergewöhnliche Kosten“ beantragt werden, ist eine Begründung erforderlich.

2. Aktivitäten

Die akkreditierten Einrichtungen beantragen Aktivitäten. Die Nationale Agentur beim Bundesinstitut für Berufsbildung (NA beim BIBB) kalkuliert das erforderliche Budget um die beantragten Aktivitäten umzusetzen. Dies erfolgt auf der Grundlage der Fördersätze 2021 und den Erfahrungswerten vorangegangener Jahre. Reale Kosten werden lediglich für die Bereiche der "Unterstützung für Teilnehmende mit geringeren Chancen“ und  für „außergewöhnliche Kosten“ beantragt. Die Fördersätze für die individuelle Unterstützung werden in 2021 für die Lernenden und das Personal im Vergleich zum Vorjahr deutlich erhöht. 

3. Jährlichkeit

Die Laufzeit der Verträge beträgt 15 Monate. Die akkreditieren Einrichtung reichen jährlich ihre Mittelanforderung ein. Der Umfang der beantragten Aktivitäten sollte dem Umfang der Aktivitäten entsprechen, die in den ersten 12 Monaten der Laufzeit des Vertrages begonnen werden. 

Nach 12 Monaten ist eine Überprüfung der Verträge vorgesehen. Akkreditierte Einrichtungen, die nicht alle bewilligten Aktivitäten durchführen, werden ihre Verträge abstocken können und Einrichtungen, die mehr Aktivitäten als geplant durchführen können, werden – bei Verfügbarkeit von Mitteln – ihre Verträge aufstocken können. Die Laufzeit der Verträge kann auf 24 Monate verlängert werden.
 

4. Past Performance

Qualität zahlt sich aus. Sowohl das finanzielle Management als auch die Qualität der von den akkreditierten Einrichtungen durchgeführten Auslandsaufenthalte wird fortlaufend erfasst und dokumentiert. Damit baut sich im Laufe der Zeit das „Performance“ Profil der Einrichtung auf. Zusammen mit dem Organisationsprofil aus dem Akkreditierungsantrag ergibt sich daraus das Erasmus-Profil der Einrichtung (siehe Grafik). Die „Past Performance“ wird zukünftig von der NA beim BIBB hinzugezogen, um über die Verteilung von Mitteln und über das Monitoring der Einrichtungen zu entscheiden.

5. Von der Mittelanforderung zum vertraglichen Budget

Das im Rahmen der Akkreditierung zur Verfügung stehende Budget, die Schritte der Mittelbindung und die Kriterien der Verteilung des Budgets auf alle akkreditierten Einrichtungen sind in dem Dokument „Regeln der Mittelbindung für akkreditierte Einrichtungen unter Erasmus+ Leitaktion 1“ dargestellt. 

Die vorgesehenen Schritte der Mittelbindung werden hier im Überblick dargestellt. Die Informationen sind vorläufig und können sich bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung des Dokumentes zur Mittelbindung jederzeit ändern. 

 

1. Mittelanforderung

Die akkreditierten Einrichtungen reichen auf der Grundlage des entsprechenden Antragsformulars ihre Mittelanforderung ein.

 

2. Veranschlagtes Budget

Aus den Angaben der Mittelanforderung berechnet die NA beim BIBB das veranschlagte Budget. Die Kalkulation des Budgets für die standardisierten Aktivitäten erfolgt auf der Grundlage der Fördersätze 2021 und den Erfahrungswerten vorangegangener Jahre. Hinzu addiert werden die beantragten Mittel zur Unterstützung für Teilnehmende mit geringeren Chancen und die Mittel für außergewöhnliche Kosten. Die Mittel zur Unterstützung für Teilnehmende mit geringeren Chancen und im Rahmen der außergewöhnlichen Kosten sind prioritär für die Erreichung der Ziele des Programms. Sie werden daher – wenn sie von der NA beim BIBB anerkannt sind - im weiteren Verlauf nicht auf den maximalen Zuschuss angerechnet und in vollem Umfang bewilligt

 

3. Maximaler Zuschuss

Der maximale Zuschuss beträgt 4 bzw. 8 Prozent von dem für akkreditierte Einrichtungen verfügbaren Budget. 

 

4. Vertragliches Budget

Es gibt zwei Szenaien zur Berechnung des vertraglichen Budgets.

 a. Ausreichendes Budget
Wenn die Summe aller veranschlagten  Fördermittel nicht größer ist als das für alle akkreditierte Einrichtungen zur Verfügung stehende Budget, so entspricht das vertragliche Budget dem veranschlagten Budget. 

 b. Überzeichnetes Budget
Wenn die Summe aller veranschlagten  Fördermittel größer ist als das für alle akkreditierte Einrichtungen zur Verfügung stehende Budget, so erfolgt die Zuteilung der verfügbaren Mittel in zwei Phasen. Dabei werden folgende Aspekte berücksichtigt: eine Basisförderung, die finanzielle Performance (Mittelabfluss im Vertragszeitraum), Qualität (Antragsbewertung) und politische Priorität (Einbeziehung von Personen mit geringeren Chancen) . Die Gewichtung dieser Aspekte und der genaue Prozess der erforderlichen Kürzung werden in dem Dokument „Regeln der Mittelbindung für akkreditierte Einrichtungen unter Erasmus+ Leitaktion 1“ im Detail dargestellt. Das vertragliche Budget ergibt sich in dem Fall durch die Addition des ungekürzten Budgets für die von der NA beim BIBB anerkannten Mittel zur Unterstützung für Teilnehmende mit geringeren Chancen,der anerkannten außergewöhnliches Kosten und dem gekürzten Budget für die Umsetzung der beantragten Aktivitäten. 

 

5. Lieferziele

Die Zuschussvereinbarung wird neben der Vertragssumme auch ein sogenanntes Lieferziel umfassen („Target for delivery“). Wenn ausreichend Budget zur Verfügung stand und keine Kürzungen vorgenommen worden sind, so ist das Lieferziel identisch mit den beantragten Aktivitäten. Wenn das Budget überzeichnet war und eine Kürzung vorgenommen werden musste, so entspricht das Lieferziel den anteilig gekürzten Aktivitäten.
 

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Aspekte und Schritte für die Mittelanforderung vor:

  1. Nur für Konsortialführer: Organisationsregistrierungssystem und OID
  2. Formale Schritte zur Mittelanforderung
  3. Online-Sprachunterstützung 
  4. Auf einen Blick: Dokumente zur Mittelanforderung 2021

In jedem dieser Kapitel finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Nutzen Sie bitte stets die Unterlagen der aktuellen Antragsrunde.

2. Formale Schritte zur Mittelanforderung

2.1. Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen.

Die Rahmenbedingungen des Programms sind in folgenden Dokumenten beschrieben. Auch Einrichtungen, die bereits Erfahrungen mit dem Antragsverfahren haben, empfehlen wir, sich hier über mögliche Neuerungen zu informieren.

Der Beschluss des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rats setzt den politischen Rahmen für die Programmgeneration 2021-2027.

Der Aufruf 2021 (Call) ist die Aufforderung der Europäischen Kommission zur Einreichung von Anträgen. Im Aufruf werden Antragsfristen und Budgets für die einzelnen Bildungsbereiche und Aktionen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Der Aufruf erfolgt jährlich.

Im Programmleitfaden (Programm Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichspezifische Informationen wie Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen.

Das Antragsformular für die Mittelanforderung finden Sie im Online-Portal der EU-Kommission.

 

Verwenden Sie für die Mittelanforderung im Bereich der Erwachsenenbildung bitte das Antragsformular mit der Kennung KA121-ADU.

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

2.4. Elektronische Einreichung

Die Mittelanforderung ist nur über das Online-Tool möglich.

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2.3. Unterlagen zur Mittelanforderung

Folgende Dokumente und Tools benötigen Sie, um eine Mittelanforderung zu stellen:

2.2. Ablaufplan | Zeitplan Mittelanforderung

  • Einreichungsfrist:  verschoben auf 18. Mai 2021, 12:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit) .
  • Durchführungszeitraum: Beginn des Mittelabrufs ist der 01.09.2021 für 15 Monate. Eine Verlängerung auf 24 Monaten ist nach 12 Monaten möglich.

 

1. Nur Konsortialführer: Organisationsregistrierungssystem und OID

Um eine Mittelanforderung zu stellen, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem (ORS) registriert sein. Sollten Sie bereits über einen OID verfügen, so ist Ihre Einrichtung schon im ORS registriert und Sie finden dort auch Ihre OID. Das Organisationsregistrierungssystem der Europäischen Kommission verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Institutionen. Identifikationsmerkmal jeder Einrichtung ist ein neunstelliger OID-Code, der automatisch bei der Registrierung im Organisationsregistrierungssystem vergeben wird. Bitte beachen Sie, dass im Falle einer Akkreditierung als Konsortium, alle Konsortialpartner ebenfalls über eine OID verfügen müssen.

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

3. Online-Sprachunterstützung

Die EU plant für die Programmgeneration 2021-2027 zur Vor- und Nachbereitung der Teilnehmenden ein neues Online-Tool zum Sprachenlernen. Sobald uns weitere Informationen zu diesem neuen Tool vorliegen, informieren wir Sie an dieser Stelle.

4. Auf einen Blick: Dokumente und Tools zum Mittelabruf 2021

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

Das Antragsformular für die Mittelanforderung finden Sie im Online-Portal der EU-Kommission.

 

Verwenden Sie für die Mittelanforderung im Bereich der Erwachsenenbildung bitte das Antragsformular mit der Kennung KA121-ADU.

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.