Antragsverfahren - Kurzzeitprojekte planen und beantragen

Sie planen ein Kurzzeitprojekt in der Berufsbildung? Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie das Projekt beantragen, welche Fristen und Formalien Sie beachten sollten und welche Kriterien bei der Bewertung der Projektanträge eine Rolle spielen.

Eine Einrichtung, die sowohl im Gebiet der beruflichen Aus- und Weiterbildung als auch im Gebiet der Erwachsenenbildung tätig ist, kann gleichzeitig einen Antrag in beiden Sektoren stellen.

Einzelpersonen können keinen Projektantrag stellen. Sie können jedoch über die Praktikumsplatzsuche auf dem Portal www.machmehrausdeinerausbildung.de Zugang zu einer Förderung im Rahmen einer Mobilitätsaktivität erhalten, das individuelle Mobilität für Einzelpersonen ermöglicht. Weitere Informationen zu dieser Projektform erhalten Sie auf unserer Info-Seite „Pool-Projekte – mit EU-Stipendien für Einzelpersonen individuelle Mobilität fördern“.  

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Aspekte und Schritte des Antragsverfahrens vor:

  1. Projekt planen
  2. Organisationsregistrierungssystem und OID
  3. Formale Schritte zur Antragstellung und Antragsunterlagen
  4. Antrag inhaltlich ausarbeiten
  5. Online-Sprachunterstützung (OLS) 
  6. Auswahlverfahren und Förderkriterien
  7. Auf einen Blick: Dokumente zur Antragsrunde 2021

In jedem dieser Kapitel finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Nutzen Sie bitte stets die Unterlagen der aktuellen Antragsrunde.

1. Projekt planen

Für eine erfolgreiche Antragstellung sollten Sie Ihre Projektidee bereits hinreichend konkretisiert haben:

  • Welcher Personenkreis soll angesprochen werden?
  • Welche Ziele sollen durch den Auslandsaufenthalt erreicht werden?
  • Welches Land, welche Partnereinrichtung ist geeignet?
  • Wie lange sollte der Aufenthalt dauern?
  • Planen Sie Ihr Projekt als Pool-Projekt, in dem sie alle oder einen Teil der Teilnahmeplätze bundesweit für Interessierte ausschreiben möchten?

Machen Sie sich mit den Rahmenbedingungen des Programms vertraut und planen Sie die Eckpunkte Ihres Projekts so konkret wie möglich. Dafür sollten Sie ausreichend Vorlaufzeit einplanen.

Wir beraten Sie gern! Vor allem Einrichtungen, die noch keine Erfahrung mit Mobilitätsaktivitäten in der Berufsbildung haben, empfehlen wir, die Projektskizzenberatung und unser umfassendes Beratungsangebot zu nutzen. 

2. Organisationsregistrierungssystem und OID

Um einen Antrag zu stellen, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem (ORS) registriert sein. Sollten Sie bereits über einen PIC verfügen, so ist Ihre Einrichtung schon im ORS registriert und Sie finden dort auch Ihre OID. Das Organisationsregistrierungssystem der Europäischen Kommission verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Institutionen. Identifikationsmerkmal jeder Einrichtung ist ein neunstelliger OID-Code, der automatisch bei der Registrierung im Organisationsregistrierungssystem vergeben wird.

  • Ihre Einrichtung ist bereits registriert und verfügt über eine OID oder einem PIC? Dann prüfen Sie bitte, ob die Daten Ihrer Einrichtung sowie die hinterlegten Dokumente noch aktuell sind und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Mögliche Partnereinrichtungen registrieren sich selbst. Fordern Sie deren OIDs an, damit Sie sie im Antrag aufführen können.
  • Ihre Einrichtung ist noch nicht registriert? Dann nehmen Sie die Registrierung bitte vor.

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

3. Formale Schritte zur Antragstellung und Antragsunterlagen

3.1. Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen.

Die Rahmenbedingungen des Programms sind in folgenden Dokumenten beschrieben. Auch Einrichtungen, die bereits Erfahrungen mit dem Antragsverfahren haben, empfehlen wir, sich hier über mögliche Neuerungen zu informieren.

Der Beschluss des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rats setzt den politischen Rahmen für die Programmgeneration 2021-2027.

Der Aufruf 2021 (Call) ist die Aufforderung der Europäischen Kommission zur Einreichung von Anträgen. Im Aufruf werden Antragsfristen und Budgets für die einzelnen Bildungsbereiche und Aktionen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Der Aufruf erfolgt jährlich.

Im Programmleitfaden (Programm Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichspezifische Informationen wie Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen.

3.2. Ablaufplan | Zeitplan der Antragsrunde

  • Einreichungsfrist: 05. Oktober 2021, 12:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit) .
  • Durchführungszeitraum: Projektbeginn zwischen dem 01.01. und 31.05.2022 für 6 bis 18 Monate.

 

3.3. Antragsunterlagen

Folgende Dokumente und Tools benötigen Sie, um einen Antrag zu den Kurzzeitprojekten zu stellen:

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

Mobilitätsrechner

 Mithilfe des Mobilitätsrechners können Sie vor der Antragstellung die Förderzuschüsse Ihres Mobilitätsprojektes für Lernende und Bildungspersonal in der Berufsbildung kalkulieren.

Zum Mobilitätsrechner

3.4. Elektronische Antragstellung

Wenn Sie über die OID der antragstellenden Einrichtungen verfügen, können Sie Ihren Antrag ausarbeiten.
Die Antragstellung ist nur elektronisch möglich.

Zur Antragstellung verwenden Sie bitte ausschließlich das Online-Portal der EU-Kommission

 

Für die Beantragung eines Kurzzeitprojektes im Bereich der Berufsbildung verwenden Sie bitte das Antragsformular mit der Kennung KA122-VET

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

4. Antrag inhaltlich ausarbeiten

Im Antrag für eine Kurzzeitprojekt wird vor allem danach gefragt, welche Teilnehmenden welche Art von Lernerfahrung machen sollen, welche Einrichtungen daran beteiligt sind und wie die Phasen vor, während und nach den Lernaufenthalten in organisatorischer und inhaltlicher Sicht ausgestaltet werden.
Um Sie bei der inhaltlichen Ausarbeitung Ihres Antrags zu unterstützen, erläutern wir im Ihnen im Folgenden kurz die wesentlichen Punkte, die im Antrag abgefragt werden:

Teilnehmende Organisationen: Eckdaten Ihrer Einrichtung sowie mindestens einer Partnereinrichtung. Für Ihre eigene Einrichtung sind mind. zwei Personen als Zeichnungsberechtigte/r, als Kontaktperson und als Kontaktperson für OLS zu nennen.


Hintergrund: Hauptaktivitäten Ihrer Einrichtung, das Profil der Bildungsangebote und das Profil der Lernenden.

Projektziele: Bedürfnisse Ihrer Einrichtung sowie der geplanten Teilnehmenden. Daraus sind ein bis fünf messbar und prüfbare Ziele zu entwickeln.

Aktivitäten: Beantragung alle relevanten Kostenarten für jeden Aktivitätstyp und Flow (gleicher Zielort, gleiche Dauer, gleiches Arrangement). Unter „Beschreibung“ wird der Inhalt der Lernaufenthalte, die erwarteten Lernergebnisse, die Evaluation der Ergebnisse und die Auswahl der Teilnehmenden dargestellt.

Qualitätsstandards: Bestätigung des Einhaltens der Erasmus+ Qualitätsstandards.

Follow-up: Integration der Ergebnisse in die Arbeit Ihrer Einrichtung und Verbreitung der Projektergebnisse.

Projektzusammenfassung: Resümee Ihres Projektes in Leitfragen, auch auf Englisch. Diese Passagen können von der KOM veröffentlicht werden.
 

Anhang Ehrenwörtliche Erklärung: Diese muss von der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben und zum Antrag hochgeladen werden.

5. Online-Sprachunterstützung

Die EU plant für die Programmgeneration 2021-2027 zur Vor- und Nachbereitung der Teilnehmenden ein neues Online-Tool zum Sprachenlernen. Sobald uns weitere Informationen zu diesem neuen Tool vorliegen, informieren wir Sie an dieser Stelle.

6. Auswahlverfahren und Förderkriterien

Nach der Einreichung wird Ihr Antrag zuerst nach formalen Kriterien geprüft.

Die inhaltliche Bewertung erfolgt durch geschulte Gutachterinnen und Gutachter nach drei Leitaspekten:

  • Relevance (30%)
  • Quality of project design (40%)
  • Quality of follow-up actions (30%)

In jedem dieser Bereiche muss eine Mindestpunktzahl (15/20/15) erreicht werden. Die Unterschreitung der Mindestpunktzahl in einem Bereich führt zur Ablehnung des Antrags. Alle Anträge werden in allen Bereichen durchbewertet, auch wenn die Mindestpunktzahl in einem Bereich unterschritten wurde. Insgesamt müssen die Anträge mindestens 60 Punkte erzielen, damit sie eine Förderung erhalten können.

Eine Förderentscheidung erhalten Sie im ersten Quartal 2022.

Leitfaden für Gutachter und Gutachterinnen 2021 (englisch)

Hinweis: Die Kriterien der Begutachtung in der Leitaktion wurden aktualisiert

7. Auf einen Blick: Dokumente und Tools zur Antragstellung 2021

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

Zur Antragstellung verwenden Sie bitte ausschließlich das Online-Portal der EU-Kommission

 

Für die Beantragung eines Kurzzeitprojektes im Bereich der Berufsbildung verwenden Sie bitte das Antragsformular mit der Kennung KA122-VET

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

Leitfaden für Gutachter und Gutachterinnen 2021 (englisch)

Hinweis: Die Kriterien der Begutachtung in der Leitaktion wurden aktualisiert

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.