Durchführung - Mobilitätsaktivitäten erfolgreich umsetzen
Sie haben Ihre Mittelanforderung eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihrer Aktivitäten beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.
Damit Erasmus+ Mobilitäten europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen. Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.
Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:
- Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
- Finanzhilfevereinbarung abschließen
- Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
- Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
- Aktivitäten bearbeiten – im Beneficiary Modul
- Lernergebnisse sichern – mit dem Europass
- Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen
- Aktivitäten abschließen – im Beneficiary Modul
- Erfolge der Aktivitäten verbreiten: Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Beschwerdemanagement
- Auf einen Blick: Dokumente und Tools zur Durchführung
Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der die Mittelanforderung beantragt wurde.
Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.
In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.
Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.
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Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

Entfernungsrechner
Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt.

Dokumente zu Finanzhilfevereinbarung
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Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Aktivität Änderungen ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (beispielsweise um die Laufzeit der Finanzhilfe zu ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung der akkredierten Einrichtung oder eine deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Ende der Aktivität.

Änderungsantrag
Teilnehmendenvereinbarung
Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.
Lernvereinbarung
Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.
- Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche", "Berufswettbewerbe" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
- Für die Aktivitätsart "Gruppenmobilität" in der Erwachsenenbildung gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
- Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
Ergänzung zur Lernvereinbarung
Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

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Europass Mobilität
Das Beneficiary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Durchführung der Aktivitäten in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU.
Im Beneficiary Modul
- machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
- überwachen Sie das Budget der Aktivitäten,
- können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
- erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihren Aktivitäten.

Ansichtsexemplare der Teilnehmerberichte
Zugang zum Beneficiary Modul
Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihrer Aktivität von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort gegebenenfalls. weitere Personen eintragen, die die Aktivitätendaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Servic (EU-Login).

Beneficiary Modul
Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und Personal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.
- Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

Europass Mobilität
- Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen.

Europass e-Portfolio
Angaben zum Online-Linguistic-Support (OLS) und deren Anwendung finden Sie demnächst an dieser Stelle.
Informationen zum Abschluss Ihrer Aktivitäten und zur Berichtserstattung werden im Frühjahr 2022 zur Verfügung stehen.
Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.
Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.
In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Programmlogos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

EU-Emblem auf Deutsch

EU-Programmlogo auf Englisch | Nutzungsrichtlinien
Nutzen Sie aktiv die Kanäle in Ihrer eigenen Einrichtung:
Intranet, Projektwebseite im Internet, Publikationen, Fachzeitschriften, Berichterstattung in der lokalen Presse oder in Fachzeitschriften, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä..
Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend:
Informieren Sie z.B. Einrichtungen in Ihrem Umfeld, die ähnliche Tätigkeitsschwerpunkte oder Zielgruppen haben und ermöglichen Sie einen Erfahrungsaustausch.
Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
- Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
- Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
- Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
- Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.
Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa (englisch: ePlatform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die zur Vernetzung von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und –ergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen.

Erasmus+ Project Results Platform
Die Begünstigten können die Erasmus+ Project Results Platform nutzen, um die Projektergebnisse bekanntzumachen.
Zur Anmeldung der Project Results Platform benötigen Sie neben Ihrem bisherigen EU-Login-Passwort einen zweiten " Anmelde-Faktor" beispielsweise über eine Mobile App mit PIN / QR-Code oder über eine Mobilnummer + SMS. Sollten Sie noch nicht über diese zweite Anmeldestufe des EU-Logins verfügen, so empfehlen wir Ihnen unser Online-Tutorial, oder die Anleitung der Europäischen Kommission.
Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.
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Dokumente zu Finanzhilfevereinbarung
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Entfernungsrechner