Durchführung - Mobilitätsaktivitäten erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihre Mittelanforderung eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihrer Aktivitäten beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitäten europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Aktivitäten bearbeiten – im Beneficiary Modul
  6. Lernergebnisse sichern – mit dem Europass
  7. Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen
  8. Aktivitäten abschließen – im Beneficiary Modul
  9. Erfolge der Aktivitäten verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  10. Beschwerdemanagement
  11. Auf einen Blick: Dokumente und Tools zur Durchführung

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der die Mittelanforderung beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. In unseren Hinweis-Blatt erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Mittelanforderung Änderungen ergeben können. Im Rahmen der sogenannten Re-Allocation können akkreditierte Einrichtungen - für Ihre laufende Mittelanforderung - einen Antrag auf Vertragsänderung stellen.  Diesen Änderungswunsch können Sie einmalig nach 12 Monaten Laufzeit bei der Nationalen Agentur beantragen. Geändert werden kann die Laufzeit Ihrer Mittelanforderung von 15 auf 24 Monate, sowie eine Aufstockung oder Reduzierung der Fördermittel.  


Begünstigte Einrichtungen von Mittelanforderungen des Jahrgangs 2021 können den Änderungsantrag noch bis spätestens 14.10.2022 über das Beneficiary Modul online einreichen. Anschließend werden Sie bis spätestens Ende November 2022 ein Addendum zur Finanzhilfevereinbarung erhalten.

Hinweise und Hilfe zur Erstellung des Änderungsantrags finden Sie in der Kurzanleitung für Änderungsanträge.

 

Alternativ können Sie den Antrag auch per Mail an die Nationale Agentur beim BIBB senden. Verwenden Sie in diesem Fall bitte das Formblatt "Änderungsantrag".

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmendenvereinbarung

Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Lernvereinbarung

Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.

  • Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
  • Für die Aktivitätsart "Gruppenmobilität" in der Erwachsenenbildung gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
  • Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

5. Aktivitäten bearbeiten im Beneficiary Modul

Das Beneficiary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Durchführung der Aktivitäten in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. 

Im Beneficiary Modul

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
  • überwachen Sie das Budget der Aktivitäten,
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihren Aktivitäten.

Ansichtsexemplar Teilnehmendenbericht

Der kommentierte Teilnehmendenbericht macht darauf aufmerksam, dass es sehr empfehlenwert ist, schon vor einer Ausreise zu wissen, welche Fragen im Nachhinein beantwortet werden müssen. Nutzen Sie diese Vorlage zur Vorbereitung der Teilnehmenden.

 Kommentierter Bericht für Teilnehmende 2021 (Online-Fragebogen nach dem Aufenthalt)

Zugang zum Beneficiary Modul

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihrer Aktivität von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort gegebenenfalls. weitere Personen eintragen, die die Aktivitätendaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Servic (EU-Login).

6. Lernergebnisse dokumentieren - mit dem Europass

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und Personal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

  • Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
  • Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 

Europass e-Portfolio

  Europass-Profil direkt erstellen

7. Sprachhilfe nutzen: Online Linguistic Support (OLS)

Die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) verfügt über Sprachtests und - kurse und über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatformen. 

Weitere Angeaben zum OLS, sowie den Zugang finden Sie in den "Informationen zum Online Language Support"

8. Aktivitäten abschließen – im Beneficiary Modul

Informationen zum Abschluss Ihrer Aktivitäten und zur Berichtserstattung werden im Frühjahr 2022 zur Verfügung stehen.

9. Erfolge der Aktivitäten verbreiten

Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.

Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.

In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Programmlogos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

EU-Programmlogo auf Englisch | Nutzungsrichtlinien

 Operational guidelines for recipients of EU funding

 Downloadcenter der EU

Nutzen Sie aktiv die Kanäle in Ihrer eigenen Einrichtung:
Intranet, Projektwebseite im Internet, Publikationen, Fachzeitschriften, Berichterstattung in der lokalen Presse oder in Fachzeitschriften, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä..

Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend:
Informieren Sie z.B. Einrichtungen in Ihrem Umfeld, die ähnliche Tätigkeitsschwerpunkte oder Zielgruppen haben und ermöglichen Sie einen Erfahrungsaustausch.

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
  • Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
  • Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
  • Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
  • Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa (englisch: ePlatform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die  zur Vernetzung  von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und –ergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen.

Erasmus+ Project Results Platform

Die Begünstigten können die Erasmus+ Project Results Platform nutzen, um die Projektergebnisse bekanntzumachen.

 Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen

 

Zur Anmeldung der Project Results Platform benötigen Sie neben Ihrem bisherigen EU-Login-Passwort einen zweiten " Anmelde-Faktor" beispielsweise über eine Mobile App mit PIN / QR-Code oder über eine Mobilnummer + SMS. Sollten Sie noch nicht über diese zweite Anmeldestufe des EU-Logins verfügen, so empfehlen wir Ihnen unser Online-Tutorial, oder die Anleitung der Europäischen Kommission.

 

10. Beschwerdemanagement

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.  

11. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.