Durchführung - Partnerschaften für Zusammenarbeit erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.

Damit Erasmus+ Partnerschaften für Zusammenarbeit europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen

 

2022

Programmleitfaden 2022 (englisch) 

Programmleitfaden 2022 (Version 1, deutsch)

2021

Programmleitfaden 2021 (englisch)

Programmleitfaden 2021 (deutsch)

Muster Finanzhilfevereinbarung (englisch)

Muster Annex I

Muster Annex III 

 

Finanzhandbuch 

2022

Finanzhandbuch

2021

Finanzhandbuch 

 

Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+-Projekten.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschusse aufgeschlüsselt.

Muster der Finanzhilfevereinbarungen können Sie hier einsehen:

3. Vereinbarung verstehen und ggfs. ändern

Im Finanzhandbuch haben wir für Sie vertragliche Bestandteile der Zusammenarbeit zwischen der NA und der koordinierenden Einrichtung zusammengefasst. Dazu gehören Informationen z.B. zu Mittelverschiebungen, Änderungsanträgen, Finanzierungen und Nachweisen. 

Änderungsantrag stellen

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Partnerschaft Änderungen ergeben können. Ändert sich Ihre rechtliche Vertretung, möchten Sie Änderungen am Projektkonsortium vornehmen oder planen Sie eine Änderung in einem anderen Bereich des Projekts? Dann kontaktieren Sie dazu Admin_Strategische_Partnerschaften[at]bibb(dot)de

 

4. Fortschritts- und Zwischenberichte erstellen

 

Projekte mit einer Dauer von 12 Monaten bis maximal 2 Jahren erstellen einen Fortschrittsbericht (progress report). Dieser erfolgt nach der Hälfte der Projektlaufzeit plus 30 Tage. Er umfasst die Projektaktivitäten dieser ersten Hälfte der Projektlaufzeit.

Projekte mit einer Dauer von über zwei Jahren und zwei Vorauszahlungen erstellen zwei Berichte:

  • Bis zum Ende des neunten Monats ist die Abgabe eines Fortschrittsberichts notwendig, der die Durchführung des Projekts bis zum Ende des achten Monats der Projektlaufzeit zum Inhalt hat.
  • Darüber hinaus ist bis 30 Tage nach der Hälfte der Projektlaufzeit die Abgabe eines zweiten Zwischenberichts (interim report) erforderlich, der den Berichtszeitraum bis zum Ende der Hälfte der Projektlaufzeit zum Inhalt hat und als Beantragung für eine weitere Vorfinanzierungsrate gilt.

Fortschritts- und Zwischenberichte

 

Für Projekte ab 2021 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Beneficiary Module erstellt werden. Dieses wird zeitnah zur Verfügung gestellt. Solange das Beneficiary Module nicht vollständig funktionsfähig ist, muss der Bericht fristgerecht in der Erwachsenenbildung per E-Mail über folgendes Formular eingereicht werden:

 Link zum Formular Fortschrittsbericht 

 Link zum Beneficiary Module 

 Anleitung zum Beneficiary Module für Projektträger ab 2021

 

5. Projekt bearbeiten - im Beneficiary Module

Das Beneficiary Module ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU- Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Beneficiary Module

  • verwalten Sie das Budget jeder Kostenart.
  • überwachen Sie das Gesamtbudget.
  • erstellen Sie den Abschlussbericht für Ihr Projekt  (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht).

Zugang zum Beneficiary Module

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Beneficiary Module übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Module auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.

6. Projekt abschließen - im Beneficiary Module

Spätestens 60 Kalendertage nach Ende Ihres Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.  Dazu nutzen Sie das Beneficiary Module. Ein eigenes Berichtsformular ist daher nicht notwendig. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch eingereicht.

Ihre notwendigen To-dos auf einen Blick

  • Sie prüfen, ob  Sie alle Daten zu den Budgetkategorien, die im Rahmen Ihres Projektes gefördert wurden, in das Beneficiary Module eingetragen haben. Prüfen Sie die Einträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  • Sie ergänzen und prüfen die Angaben im Menüpunkt Budget des Beneficiary Module.
  • Sie arbeiten Ihren Abschlussbericht im Beneficiary Module aus.
  • Sie laden alle erforderlichen Anlagen hoch.
  • Sie übermitteln den Abschlussbericht online.

Projekte bis einschließlich Antragsrunde 2020 werden weiterhin im Mobility Tool+ abgeschlossen.  

7. Projekterfolge verbreiten und nutzen

In Ihrem Projektantrag haben Sie bereits Maßnahmen geplant, um die Ergebnisse und Erfolge aus Ihrer Partnerschaft für Zusammenarbeit weitreichend bekannt zu machen. Geben Sie Erfahrungen, Erkenntnisse und Produkte aus Ihrem Projekt an Dritte weiter, so dass diese sie weiternutzen können.

Erasmus+: Projektergebnisse der Strategischen Partnerschaften erfolgreich verbreiten und nutzen

Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren

Medientyp: Handbuch, Format: A4, Seitenzahl: 60, Erscheinungsjahr: 2017

Das Verbreitungshandbuch beschreibt wichtige Elemente des Verbreitungsprozesses untermauert durch visuelle Gedächtnisanker. Es gibt hilfreiche Empfehlungen und praktische Tipps, um eine effektive Verbreitung zu konzipieren und zu realisieren sowie die Nutzung und Nachhaltigkeit Ihrer Projekte…

Maximale Bestellmenge: 5

How to communicate your project

Tell your story. Make an impact.

Die Europäische Kommission hat ein Handbuch zur Öffentlichkeitsarbeit erstellt, das viele gute Tipps rund um die Nutzung von Social Media enthält.

(Erscheinungsjahr: 2021; Sprache: Englisch)

PDF-Datei zum Herunterladen

Nur für Partnerschaften ab 2021

Die im Folgenden aufgeführten Informationen zum EU-Logo und dem Disclaimer sind nur für Partnerschaften aus den Aufrufen ab 2021 relevant. Projekte, die unter die Aufrufe bis 2020 fallen, finden Informationen zu den gültigen EU-Logos und dem aktuellen Disclaimer-Text hier

Wichtig: Verwenden Sie das Emblem des Programms Erasmus+

In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme mit dem "Kofinanziert von"-Zusatz auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie die Links zu den Emblemen mit dem "Co-funded by"-Zusatz auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

EU-Programmlogo auf Englisch

Wichtig: Verwenden Sie den Haftungsausschluss (Disclaimer)

Sämtliche Veröffentlichungen in Zusammenhang mit dem Projekt müssen den Hinweis (Disclaimer) enthalten, dass ihr Inhalt allein die Meinung der Verfasserin bzw. des Verfassers wiedergibt und dass die NA und die Kommission nicht für die Nutzung der enthaltenen Informationen haftet:

Disclaimer-Text:

"Von der Europäischen Union finanziert. Die geäußerten Ansichten und Meinungen entsprechen jedoch ausschließlich denen des Autors bzw. der Autoren und spiegeln nicht zwingend die der Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) wider. Weder die Europäische Union noch die EACEA können dafür verantwortlich gemacht werden."

oder

"Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the European Education and Culture Executive Agency (EACEA). Neither the European Union nor EACEA can be held responsible for them."

Den Disclaimer in den verschiedenen europäischen Sprachen finden Sie hier

Wichtig: Vergeben Sie eine offene Lizenz (OER)

Partnerschaften sind vertraglich verpflichtet, ihre Projektergebnisse als offene Bildungsressourcen (OER) mit dem Hinweis auf eine freie Lizenz zu veröffentlichen. Dies gilt für alle Arten von erstellten Ergebnissen: die textbasierten (Dokumente), die medienbasierten (Video, Audio) als auch die technikbasierten (e-learning-Kurs, App etc.).

Mit einer offenen Lizenz erteilen Sie als Eigentümer(-in) eines Werks jedem die Genehmigung zur Nutzung dieser Materialien. Es obliegt dabei Ihnen als Projektkonsortium zu entscheiden, welche Lizenzen Sie auswählen und welche Arten der Nutzung Sie anderen damit gewähren.

Die gängigsten offenen Lizenzen sind derzeit die von Creative Commons. Die Lizenzen „CC-BY-ND” und „CC-NC-ND” sind jedoch NICHT erlaubt, weil immer eine Bearbeitung zugelassen sein muss.

Bei Videos sollte die offene Lizenz gut sichtbar im Vorspann oder Abspann gezeigt werden. Für technikbasierte Produkte verwenden Sie bitte eine Open Source-Lizenz. Die Software (d. h. der Quelltext) sollte dabei möglichen Nachnutzern bereitgestellt werden. Hier finden Sie Information zum Weiterlesen.

Ergebnisse auf der Erasmus+-Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Projektergebnisse aus allen Bildungsbereichen. Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich.

Jede Partnerschaft wird mit Beginn der Förderung automatisch in E+PRP aufgeführt. Für die Projektbeschreibung wird der englische Text der Zusammenfassung aus Ihrem Antragsformular bzw. später aus Ihrem Abschlussbericht automatisch übertragen. Die Projektergebnisse hingegen laden Sie eigenständig in die Datenbank hoch. Begünstigte einer Partnerschaft für Zusammenarbeit sind vertraglich verpflichtet, die Projektergebnisse auf E+PRP hochzuladen.

Erasmus+ Project Results Platform

Zugang zum Dashboard der Erasmus+ Project Results Platform hat die im Antrag genannte erste Kontaktperson. Ist die Zugangsberechtigung für eine weitere Person gewünscht, können Sie diese über das Kontaktformular auf der Plattform beantragen. 


In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.


Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:

  • das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
  • den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
  • eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)

Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.

Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen
 

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa EPALE (englisch: Electronic Platform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die zur Vernetzung von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und besonders relevante Projektergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen. 

8. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Fortschritts- und Zwischenberichte

 

Für Projekte ab 2021 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Beneficiary Module erstellt werden. Dieses wird zeitnah zur Verfügung gestellt. Solange das Beneficiary Module nicht vollständig funktionsfähig ist, muss der Bericht fristgerecht in der Erwachsenenbildung per E-Mail über folgendes Formular eingereicht werden:

 Link zum Formular Fortschrittsbericht 

 Link zum Beneficiary Module 

 Anleitung zum Beneficiary Module für Projektträger ab 2021

 

EU-Programmlogo auf Englisch

Erasmus+ Project Results Platform

Zugang zum Dashboard der Erasmus+ Project Results Platform hat die im Antrag genannte erste Kontaktperson. Ist die Zugangsberechtigung für eine weitere Person gewünscht, können Sie diese über das Kontaktformular auf der Plattform beantragen. 


In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.


Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:

  • das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
  • den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
  • eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)

Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.

Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen