Durchführung - Partnerschaften für Zusammenarbeit erfolgreich umsetzen

Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.

Damit Erasmus+ Partnerschaften für Zusammenarbeit europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschusse aufgeschlüsselt.

Muster der Finanzhilfevereinbarungen können Sie grundsätzlich hier einsehen:

Muster Finanzhilfevereinbarung 2023 

3. Vereinbarung verstehen und ggfs. ändern

Im Finanzhandbuch haben wir für Sie vertragliche Bestandteile der Zusammenarbeit zwischen der NA und der koordinierenden Einrichtung zusammengefasst. Dazu gehören Informationen z.B. zu Mittelverschiebungen, Änderungsanträgen, Finanzierungen und Nachweisen. 

Änderungsantrag stellen

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Partnerschaft Änderungen ergeben können. Ändert sich Ihre rechtliche Vertretung, möchten Sie Änderungen am Projektkonsortium vornehmen oder planen Sie eine Änderung in einem anderen Bereich des Projekts? Dann kontaktieren Sie dazu Admin_Strategische_Partnerschaften[at]bibb(dot)de

 

4. Fortschritts- und Zwischenberichte erstellen

Die Regelungen zu Fortschritts- und Zwischenberichten sind in der Finanzhilfevereinbarung festgelegt. Zwischen den Antragsrunden kann es Unterschiede geben.

Für Projekte seit der Antragsrunde 2022 gilt die folgende Regelung:

Das Projekt dauert bis zu 24 Monaten: In der Regel ist kein Fortschrittsbericht erforderlich.

Das Projekt dauert länger als 24 Monate: In der Regel sind zwei Berichte über die Laufzeit erforderlich.

  1. Bis zum Ende des 9. Monats der Laufzeit legt die koordinierende Einrichtung einen Fortschrittsbericht (progress report) vor und berichtet über die Umsetzung der ersten acht Monate der Projektlaufzeit.  
  2. Darüber hinaus ist bis 30 Tage nach der Hälfte der Projektlaufzeit die Abgabe eines zweiten Zwischenberichts (interim report) erforderlich, der den Berichtszeitraum zwischen Fortschrittsbericht bis zum Ende der Hälfte der Projektlaufzeit abdeckt und als Beantragung für eine weitere Vorfinanzierungsrate gilt.

Fortschritts- und Zwischenberichte

Fortschrittsberichte und Zwischenberichte sollen in Zukunft im Beneficiary Module erstellt werden.
Solange diese Funktionen noch nicht implementiert sind, wird für diese Berichte die folgende Vorlage benutzt und fristgerecht per E-Mail eingereicht:

 Link zum Formular Fortschrittsbericht 

 Link zum Beneficiary Module 

 Anleitung zum Beneficiary Module für Projektträger ab 2021

 

5. Projekt bearbeiten - im Beneficiary Module

Das Beneficiary Module ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU- Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Beneficiary Module

  • verwalten Sie das Budget jeder Kostenart.
  • überwachen Sie das Gesamtbudget.
  • erstellen Sie den Abschlussbericht für Ihr Projekt  (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht).

Zugang zum Beneficiary Module

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Beneficiary Module übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Module auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.

Beneficiary Module

 Link zum Beneficiary Module  

 Anleitung 

6. Projekt abschließen - im Beneficiary Module

Spätestens 60 Kalendertage nach Ende Ihres Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.  Dazu nutzen Sie das Beneficiary Module. Ein eigenes Berichtsformular ist daher nicht notwendig. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch eingereicht.

Ihre notwendigen To-dos auf einen Blick

  • Sie prüfen, ob  Sie alle Daten zu den Budgetkategorien, die im Rahmen Ihres Projektes gefördert wurden, in das Beneficiary Module eingetragen haben. Prüfen Sie die Einträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  • Sie ergänzen und prüfen die Angaben im Menüpunkt Budget des Beneficiary Module.
  • Sie arbeiten Ihren Abschlussbericht im Beneficiary Module aus.
  • Sie laden alle erforderlichen Anlagen hoch.
  • Sie übermitteln den Abschlussbericht online.

Beneficiary Module

 Link zum Beneficiary Module  

 Anleitung 

Projekte bis einschließlich Antragsrunde 2020 werden weiterhin im Mobility Tool+ abgeschlossen.  

7. Projekterfolge verbreiten und nutzen

In Ihrem Projektantrag haben Sie bereits Maßnahmen geplant, um die Ergebnisse und Erfolge aus Ihrer Partnerschaft für Zusammenarbeit weitreichend bekannt zu machen. Geben Sie Erfahrungen, Erkenntnisse und Produkte aus Ihrem Projekt an Dritte weiter, so dass diese sie weiternutzen können.

In der Handreichung Geförderte Projektergebnisse kennzeichen erhalten Sie erste Orientierung dazu, wie veröffentlichte Materialien zu kennzeichnen sind. Im Folgenden finden Sie ausführlichere Materialien und Links.

Erasmus+: Projektergebnisse der Strategischen Partnerschaften erfolgreich verbreiten und nutzen

Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren

Medientyp: Handbuch, Format: DIN A4, Seitenzahl: 60, Erscheinungsjahr: 2017

Das Verbreitungshandbuch beschreibt wichtige Elemente des Verbreitungsprozesses untermauert durch visuelle Gedächtnisanker. Es gibt hilfreiche Empfehlungen und praktische Tipps, um eine effektive Verbreitung zu konzipieren und zu realisieren sowie die Nutzung und Nachhaltigkeit Ihrer Projekte…

Maximale Bestellmenge: 5

How to communicate your project

Tell your story. Make an impact.

Die Europäische Kommission hat ein Handbuch zur Öffentlichkeitsarbeit erstellt, das viele gute Tipps rund um die Nutzung von Social Media enthält.

(Erscheinungsjahr: 2021; Sprache: Englisch)

PDF-Datei zum Herunterladen

Nur für Partnerschaften ab 2021

Die im Folgenden aufgeführten Informationen zum EU-Logo und dem Disclaimer sind nur für Partnerschaften aus den Aufrufen ab 2021 relevant. Projekte, die unter die Aufrufe bis 2020 fallen, finden Informationen zu den gültigen EU-Logos und dem aktuellen Disclaimer-Text hier

Wichtig: Verwenden Sie das Emblem des Programms Erasmus+

In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme mit dem "Kofinanziert von"-Zusatz auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie die Links zu den Emblemen mit dem "Co-funded by"-Zusatz auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

EU-Programmlogo auf Englisch

Wichtig: Verwenden Sie den Haftungsausschluss (Disclaimer)

Sämtliche Veröffentlichungen in Zusammenhang mit dem Projekt müssen den Hinweis (Disclaimer) enthalten, dass ihr Inhalt allein die Meinung der Verfasserin bzw. des Verfassers wiedergibt und dass die NA und die Kommission nicht für die Nutzung der enthaltenen Informationen haftet:

Disclaimer-Text:

"Von der Europäischen Union finanziert. Die geäußerten Ansichten und Meinungen entsprechen jedoch ausschließlich denen des Autors bzw. der Autoren und spiegeln nicht zwingend die der Europäischen Union oder der Europäischen Exekutivagentur für Bildung und Kultur (EACEA) wider. Weder die Europäische Union noch die EACEA können dafür verantwortlich gemacht werden."

oder

"Funded by the European Union. Views and opinions expressed are however those of the author(s) only and do not necessarily reflect those of the European Union or the European Education and Culture Executive Agency (EACEA). Neither the European Union nor EACEA can be held responsible for them."

Den Disclaimer in den verschiedenen europäischen Sprachen finden Sie hier

Wichtig: Vergeben Sie eine offene Lizenz (OER)

Partnerschaften sind vertraglich verpflichtet, ihre Projektergebnisse als offene Bildungsressourcen (OER) mit dem Hinweis auf eine freie Lizenz zu veröffentlichen. Dies gilt für alle Arten von erstellten Ergebnissen: die textbasierten (Dokumente), die medienbasierten (Video, Audio) als auch die technikbasierten (e-learning-Kurs, App etc.).

Mit einer offenen Lizenz erteilen Sie als Eigentümer(-in) eines Werks jedem die Genehmigung zur Nutzung dieser Materialien. Es obliegt dabei Ihnen als Projektkonsortium zu entscheiden, welche Lizenzen Sie auswählen und welche Arten der Nutzung Sie anderen damit gewähren.

Die gängigsten offenen Lizenzen sind derzeit die von Creative Commons. Die Lizenzen „CC-BY-ND” und „CC-NC-ND” sind jedoch NICHT erlaubt, weil immer eine Bearbeitung zugelassen sein muss.

Bei Videos sollte die offene Lizenz gut sichtbar im Vorspann oder Abspann gezeigt werden. Für technikbasierte Produkte verwenden Sie bitte eine Open Source-Lizenz. Die Software (d. h. der Quelltext) sollte dabei möglichen Nachnutzern bereitgestellt werden. Hier finden Sie Information zum Weiterlesen.

Ergebnisse auf der Erasmus+-Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Projektergebnisse aus allen Bildungsbereichen. Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich.

Jede Partnerschaft wird mit Beginn der Förderung automatisch in E+PRP aufgeführt. Für die Projektbeschreibung wird der englische Text der Zusammenfassung aus Ihrem Antragsformular bzw. später aus Ihrem Abschlussbericht automatisch übertragen. Die Projektergebnisse hingegen laden Sie eigenständig in die Datenbank hoch. Begünstigte einer Partnerschaft für Zusammenarbeit sind vertraglich verpflichtet, die Projektergebnisse auf E+PRP hochzuladen.

Erasmus+ Project Results Platform

In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.


Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:

  • das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
  • den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
  • eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)

Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.

Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen
 

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa EPALE (englisch: Electronic Platform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die zur Vernetzung von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und besonders relevante Projektergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen. 

8. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Fortschritts- und Zwischenberichte

Fortschrittsberichte und Zwischenberichte sollen in Zukunft im Beneficiary Module erstellt werden.
Solange diese Funktionen noch nicht implementiert sind, wird für diese Berichte die folgende Vorlage benutzt und fristgerecht per E-Mail eingereicht:

 Link zum Formular Fortschrittsbericht 

 Link zum Beneficiary Module 

 Anleitung zum Beneficiary Module für Projektträger ab 2021

 

Beneficiary Module

 Link zum Beneficiary Module  

 Anleitung 

EU-Programmlogo auf Englisch

Erasmus+ Project Results Platform

In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.


Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:

  • das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
  • den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
  • eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)

Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.

Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen