Durchführung - Kurzzeitprojekt erfolgreich umsetzen

Sie haben für Ihr Kurzzeitprojekt von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihrer Aktivitäten beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitäten europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Projekt bearbeiten – im Beneficiary Modul
  6. Lernergebnisse sichern – mit dem Europass
  7. Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen
  8. Projekt abschließen – im Beneficiary Modul
  9. Projekterfolge verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der Ihr Kurzzeitprojekt beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen

 

 

Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.

 

2021

 Programmleitfaden 2021 (Version 2, deutsch)

 Programmleitfaden 2021 (Version 3, englisch)

 2. Corrigendum 2021 (englisch)

 Erasmus+ Fördersätze 2021 Mobilität in der Erwachsenenbildung

 Handbuch zur Finanzverwaltung der Leitaktion 1 für das Antragsjahr 2021 (Version 1). Dieses Handbuch enthält eine Zusammenfassung aller Regelungen zur Förderfähigkeit, zu den finanziellen Aspekten und zu den Belegpflichten aus der Finanzhilfevereinbarung und dem Programmleitfaden. 

 

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss eines Kurzzeitprojekts ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (beispielsweise um die Laufzeit der Finanzhilfe zu ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung der begünstigten Einrichtung oder deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Ende des Projekts.

Änderungsantrag 

 Änderungsantrag - liegt noch nicht vor

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmendenvereinbarung

Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Lernvereinbarung

Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.

  • Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche", "Berufswettbewerbe" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
  • Für die Aktivitätsart "Gruppenmobilität" in der Erwachsenenbildung gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
  • Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

5. Projekt bearbeiten im Beneficiary Modul

Das Beneficary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Durchführung Ihres Projekts in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. 

Im Beneficary Modul

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu den Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
  • überwachen Sie das Budget des Kurzzeitprojekts,
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Kurzzeitprojekt.

Zugang zum Beneficiary Modul

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Kurzzeitprojekts von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort gegebenenfalls weitere Personen eintragen, die die Daten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Service (EU-Login).

 

Den Link zum neuen Beneficiary Modul finden Sie ab Mitte Oktober an dieser Stelle!

6. Lernergebnisse dokumentieren - mit dem Europass

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und dem Personal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

  • Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
  • Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 

Europass e-Portfolio

  Europass-Profil direkt erstellen

7. Sprachhilfe nutzen: Online Linguistic Support (OLS)

Angaben zum Online-Linguistic-Support (OLS) und deren Anwendung finden Sie demnächst an dieser Stelle.

8. Projekt abschließen – im Beneficiary Modul

Informationen zum Abschluss Ihres Kurzzeitprojekts und zur Berichtserstattung werden im Frühjahr 2022 zur Verfügung stehen.

9. Projekterfolge verbreiten

Demnächst finden Sie an dieser Stelle die Programmlogos, sowie Hinweise und Tipps zur Verbreitung Ihrer Projekterfolge. 

10. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung

Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen

 

 

Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekte/Aktivitäten.

 

2021

 Programmleitfaden 2021 (Version 2, deutsch)

 Programmleitfaden 2021 (Version 3, englisch)

 2. Corrigendum 2021 (englisch)

 Erasmus+ Fördersätze 2021 Mobilität in der Erwachsenenbildung

 Handbuch zur Finanzverwaltung der Leitaktion 1 für das Antragsjahr 2021 (Version 1). Dieses Handbuch enthält eine Zusammenfassung aller Regelungen zur Förderfähigkeit, zu den finanziellen Aspekten und zu den Belegpflichten aus der Finanzhilfevereinbarung und dem Programmleitfaden. 

 

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.