Durchführung - Kurzzeitprojekt erfolgreich umsetzen

Sie haben für Ihr Kurzzeitprojekt von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihrer Aktivitäten beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen. 

Damit Erasmus+ Mobilitäten europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen.  Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.

Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:

  1. Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
  2. Finanzhilfevereinbarung abschließen
  3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
  4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
  5. Projekt bearbeiten – im Beneficiary Modul
  6. Lernergebnisse sichern – mit dem Europass
  7. Sprachhilfe „Online Language Support“ nutzen
  8. Projekt abschließen – im Beneficiary Modul
  9. Projekterfolge verbreiten:  Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
  10. Beschwerdemanagement
  11. Auf einen Blick: Dokumente und Tools zur Durchführung

Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der Ihr Kurzzeitprojekt beantragt wurde.

1. Informationen zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Wenn im Rahmen der Akkreditierung als Aktivität für das Personal Kursbesuche geplant werden, sind diese Qualitätskriterien  zu beachten. Ein Kurs ist nur förderfähig, wenn mind. zwei Nationalitäten daran teilnehmen.  Die passive Teilnahme an einem Konferenzbesuch ist ab dem Antragsjahr 2022 nicht förderfähig.

InfoIcon

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

 Versicherungsschutz: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. In unseren Hinweis-Blatt erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

2. Finanzhilfevereinbarung abschließen

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

3. Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss eines Kurzzeitprojekts ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (beispielsweise um die Laufzeit der Finanzhilfe zu ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung der begünstigten Einrichtung oder deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Ende des Projekts.

4. Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen

Teilnehmendenvereinbarung

Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Lernvereinbarung

Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.

  • Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
  • Für die Aktivitätsart "Gruppenmobilität" in der Erwachsenenbildung gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
  • Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

5. Projekt bearbeiten im Beneficiary Modul

Das Beneficiary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Durchführung Ihres Projekts in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. 

Im Beneficiary Modul

  • machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu den Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
  • überwachen Sie das Budget des Kurzzeitprojekts,
  • können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
  • erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Kurzzeitprojekt.

Ansichtsexemplar Teilnehmendenbericht

Der kommentierte Teilnehmendenbericht macht darauf aufmerksam, dass es sehr empfehlenwert ist, schon vor einer Ausreise zu wissen, welche Fragen im Nachhinein beantwortet werden müssen. Nutzen Sie diese Vorlage zur Vorbereitung der Teilnehmenden.

 Kommentierter Bericht für Teilnehmende 2021 (Online-Fragebogen nach dem Aufenthalt)

Zugang zum Beneficiary Modul

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Kurzzeitprojekts von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort gegebenenfalls weitere Personen eintragen, die die Daten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Service (EU-Login).

6. Lernergebnisse dokumentieren - mit dem Europass

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und dem Personal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

  • Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
  • Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 

Europass e-Portfolio

  Europass-Profil direkt erstellen

7. Sprachhilfe nutzen: Online Language Support (OLS)

Die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) verfügt über Sprachtests und - kurse und über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatformen. 

Weitere Angeaben zum OLS, sowie den Zugang finden Sie in den "Informationen zum Online Language Support"

8. Projekt abschließen – im Beneficiary Modul

Informationen zum Abschluss Ihres Kurzzeitprojekts und zur Berichtserstattung werden im Dezember 2022 zur Verfügung stehen.

9. Erfolge der Aktivitäten verbreiten

Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.

Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.

In der folgenden Infobox finden Sie in verschiedenen Dateiformaten die erforderlichen Embleme auf Deutsch. In der zweiten Infobox finden Sie den Link zu den Programmlogos auf Englisch sowie zu den Nutzungsrichtlinien auf der Seite der EU-Kommission.

Erasmus-Programmlogo auf Englisch | Nutzungsrichtlinien

Zusätzlich können sie auch das Erasmus+-Logo zur Verbreitung ihrer Projekte nutzen.

 Erasmus-Logo mit Tagline (engl.) in .png

 Operational guidelines for recipients of EU funding

 Downloadcenter der EU

Nutzen Sie aktiv die Kanäle in Ihrer eigenen Einrichtung:
Intranet, Projektwebseite im Internet, Publikationen, Fachzeitschriften, Berichterstattung in der lokalen Presse oder in Fachzeitschriften, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä..

Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend:
Informieren Sie z.B. Einrichtungen in Ihrem Umfeld, die ähnliche Tätigkeitsschwerpunkte oder Zielgruppen haben und ermöglichen Sie einen Erfahrungsaustausch.

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

  • Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
  • Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
  • Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
  • Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
  • Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.

 

Teilen Sie Ihre Erfolge auf der E-Plattform EPALE

Die E-Plattform für Erwachsenenbildung in Europa (englisch: ePlatform for Adult Learning in Europe) ist eine Online-Plattform, die  zur Vernetzung  von Akteurinnen und Akteuren sowie zur Qualitätsentwicklung in der Erwachsenenbildung in Europa beitragen soll. Veröffentlichen Sie hier Ihre Projekterfolge und –ergebnisse. Informieren Sie auch Ihre Teilnehmenden über das Portal und die Möglichkeit, sich mit eigenen Beiträgen am grenzüberschreitenden Austausch und Transfer zu Themen europäischer Erwachsenenbildung zu beteiligen.

Erasmus+ Project Results Platform

Zugang zum Dashboard der Erasmus+ Project Results Platform hat die im Antrag genannte erste Kontaktperson. Ist die Zugangsberechtigung für eine weitere Person gewünscht, können Sie diese über das Kontaktformular auf der Plattform beantragen. 


In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.


Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:

  • das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
  • den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
  • eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)

Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.

Projektergebnisse auf der Plattform veröffentlichen
 

10. Beschwerdemanagement

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.  

11. Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung