Durchführung - Kurzzeitprojekt erfolgreich umsetzen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Wenn im Rahmen der Akkreditierung als Aktivität für das Personal Kursbesuche geplant werden, sind diese Qualitätskriterien  zu beachten. Ein Kurs ist nur förderfähig, wenn mind. zwei Nationalitäten daran teilnehmen.  Die passive Teilnahme an einem Konferenzbesuch ist ab dem Antragsjahr 2022 nicht förderfähig.

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt. 

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss eines Kurzzeitprojekts ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (beispielsweise um die Laufzeit der Finanzhilfe zu ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung der begünstigten Einrichtung oder deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Ende des Projekts.

Teilnehmendenvereinbarung

Anhang V der Finanzhilfevereinbarung: Vereinbarungen zwischen Ihnen als akkreditierte Einrichtung und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Lernvereinbarung

Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen, sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 des Teilnehmendenvertrages aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 selbstverständlich ebenfalls aufgeführt werden.

• Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche", "Berufswettbewerbe" und "Kurse und Schulungen" müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.

• Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.

Hinweis: Teilnehmenden- und Lernvereinbarung können auch über das Europassportal erstellt werden!

Um Ihnen die Arbeit bei der Erstellung der Teilnehmenden- und Lernvereinbarung zu erleichtern und um mehrfache Dateneingaben zu vermeiden, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass es möglich ist, die Teilnehmenden- und Lernvereinbarung über das Europassportal zu erstellen.

So tragen Sie die persönlichen Daten der Teilnehmenden nur einmal, nämlich im Beneficiary Module ein und verwenden die Daten über Export- und Importfunktionen weiter, um den Europass, die Teilnehmenden- und die Lernvereinbarung zu befüllen.

Wie das funktioniert?

1. Befüllen Sie das Beneficiary Modul mit den persönlichen Daten der E+ Mobilitätsteilnehmenden
2. Erstellen Sie über den Reiter Import-Export Mobilitätsaktivität eine Exportdatei und speichern diese im Excel-Format „.xls“ ab
3. Importieren Sie die Excel-Datei mit den Teilnehmenden-Informationen in die leeren Europässe im Europass-Portal und vervollständigen Sie die Pflichtfelder
4. Im Anschluss können Sie aus der Europass-Datenbank ganz einfach die E+ Teilnehmendenvereinbarungen sowie E+ Lernvereinbarungen des jeweiligen Antragsjahres downloaden

Videoanleitungen

Schritt-für-Schritt Tutorial zum Import von Daten aus dem Beneficiary Modul in das Europass-Portal

Schritt-für-Schritt Tutorial zum Erzeugen von Teilnehmenden-Vereinbarungen

Das Beneficiary Modul ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Durchführung Ihres Projekts in Erasmus+. Dieses Modul der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. 

Im Beneficiary Modul

• machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), zu den Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,
• überwachen Sie das Budget des Kurzzeitprojekts, 
• können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,
• erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Kurzzeitprojekt

Zugang zum Beneficiary Modul

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Kurzzeitprojekts von uns in das Beneficiary Modul übertragen. Die Kontaktperson und zeichnugsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort gegebenenfalls weitere Personen eintragen, die die Daten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Modul auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Service (EU-Login).

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und dem Bildungspersonal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

• Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
  • Kompetenzen sichtbar machen
  • Arbeiten in Europa

• Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 
  • Das e-Portfolio: Persönliche Kompetenzen und Qualifikationen sicher verwalten

Die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) verfügt über Sprachtests und - kurse und über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatformen. 

Weitere Angeaben zum OLS, sowie den Zugang finden Sie in den "Informationen zum Online Language Support". 

Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.

Werden Sie aktiv im Umfeld Ihrer eigenen Einrichtung: z. B. Intranet, Internet, Publikationen, Projektwoche zum Thema Auslandsaufenthalt, Verleihung des Europass Mobilität, Berichterstattung in der lokalen Presse, aktive Einbindung und Nutzung der sozialen Netzwerke.

Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.

Werden Sie aktiv in Netzwerken und kommunizieren einrichtungsübergreifend: Information von Ausbildungspartnern wie Betrieben, umliegende Berufsschulen, Kammern etc.; Information auf Ausbildungsmessen u.ä..

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

• Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
• Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
• Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
• Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
• Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.