Antragsverfahren - Kurzzeitprojekte planen und beantragen

Sie planen ein Kurzzeitprojekt in der Erwachsenenbildung? Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie das Projekt beantragen, welche Fristen und Formalien Sie beachten sollten und welche Kriterien bei der Bewertung der Projektanträge eine Rolle spielen.


Eine Einrichtung, die sowohl in der beruflichen Aus- und Weiterbildung als auch in der Erwachsenenbildung und/oder Schulbildung tätig ist, kann gleichzeitig einen Antrag in jedem der einzelnen Bereiche stellen.

Einrichtungen können jeweils einen Antrag pro Antragsrunde  in einem der drei Bereiche (Erwachsenenbildung, berufliche Aus- und Weiterbildung und Schulbildung) stellen. Wenn Sie Ihre Einrichtung über eine Akkreditierung im Bereich der Erwachsenenbildung verfügt, so können Sie keinen Antrag für eine Kurzzeitprojekt einreichen.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die wesentlichen Aspekte und Schritte des Antragsverfahrens vor:

  1. Projekt planen
  2. Organisationsregistrierungssystem und OID
  3. Formale Schritte zur Antragstellung und Antragsunterlagen
  4. Antrag inhaltlich ausarbeiten
  5. Online-Sprachunterstützung (OLS) 
  6. Auswahlverfahren und Förderkriterien
  7. Auf einen Blick: Dokumente zur Antragsrunde 2021

In jedem dieser Kapitel finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Nutzen Sie bitte stets die Unterlagen der aktuellen Antragsrunde.

1. Projekt planen

Für eine erfolgreiche Antragstellung sollten Sie Ihre Projektidee bereits hinreichend konkretisiert haben:

  • Welchen Nutzen ziehen Sie aus dem Mobilitätsaktivität?
  • Welches Ziel möchten Sie erreichen? Gibt es z.B. einen konkreten Bedarf zur Veränderung oder Modernisierung von Bildungsangeboten in Ihrer Einrichtung?
  • Welcher Personenkreis soll angesprochen werden?
  • Wie können Auslandsfortbildungen des Bildungspersonals dazu beitragen, diesen Veränderungsprozess zu unterstützen?
  • Welche Länder kommen in Frage?
  • Welche Partnereinrichtung ist geeignet?
  • Machen Sie sich mit den Rahmenbedingungen des Programms vertraut und planen Sie die Eckpunkte Ihres Projekts so konkret wie möglich. Dafür sollten Sie ausreichend Vorlaufzeit einplanen.

Wir beraten Sie gern! Vor allem Einrichtungen, die noch keine Erfahrung mit Mobilitätsaktivität in der Erwachsenenbildung haben, empfehlen wir, die Projektskizzenberatung und unser umfassendes Beratungsangebot zu nutzen.

2. Organisationsregistrierungssystem und OID

Um einen Antrag zu stellen, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem (ORS) registriert sein. Sollten Sie bereits über einen PIC verfügen, so ist Ihre Einrichtung schon im ORS registriert und Sie finden dort auch Ihre OID. Das Organisationsregistrierungssystem der Europäischen Kommission verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Institutionen. Identifikationsmerkmal jeder Einrichtung ist ein neunstelliger OID-Code, der automatisch bei der Registrierung im Organisationsregistrierungssystem vergeben wird.

  • Ihre Einrichtung ist bereits registriert und verfügt über eine OID oder einem PIC? Dann prüfen Sie bitte, ob die Daten Ihrer Einrichtung sowie die hinterlegten Dokumente noch aktuell sind und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Mögliche Partnereinrichtungen registrieren sich selbst. Fordern Sie deren OIDs an, damit Sie sie im Antrag aufführen können.
  • Ihre Einrichtung ist noch nicht registriert? Dann nehmen Sie die Registrierung bitte vor.

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

3. Formale Schritte zur Antragstellung und Antragsunterlagen

3.1. Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen.

Die Rahmenbedingungen des Programms sind in folgenden Dokumenten beschrieben. Auch Einrichtungen, die bereits Erfahrungen mit dem Antragsverfahren haben, empfehlen wir, sich hier über mögliche Neuerungen zu informieren.

Der Beschluss des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rats setzt den politischen Rahmen für die Programmgeneration 2021-2027.

Der Aufruf 2021 (Call) ist die Aufforderung der Europäischen Kommission zur Einreichung von Anträgen. Im Aufruf werden Antragsfristen und Budgets für die einzelnen Bildungsbereiche und Aktionen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Der Aufruf erfolgt jährlich.

Im Programmleitfaden (Programm Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichspezifische Informationen wie Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen.

3.2. Ablaufplan | Zeitplan der Antragsrunde

  • Einreichungsfrist: verschoben auf 18. Mai 2021, 12:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit) .
  • Durchführungszeitraum: Projektbeginn zwischen dem 01.09. und 31.12.2021 für 6 bis 18 Monate.

 

3.3. Antragsunterlagen

Folgende Dokumente und Tools benötigen Sie, um einen Antrag zu den Kurzzeitprojekten zu stellen:

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

3.4. Elektronische Antragstellung

Wenn Sie über die OID der antragstellenden Einrichtungen verfügen, können Sie Ihren Antrag ausarbeiten.
Die Antragstellung ist nur elektronisch möglich.

Zur Antragstellung verwenden Sie bitte ausschließlich das Online-Portal der EU-Kommission.

 

Für die Beantragung eines Kurzzeitprojektes im Bereich der Berufsbildung verwenden Sie bitte das Antragsformular mit der Kennung KA122-ADU

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

4. Antrag inhaltlich ausarbeiten

Im Antragsformular für die Kurzzeitprojekte wird zunächst darum gebeten Ihre Einrichtung zu beschreiben. Sollte Ihre Einrichtung in mehreren Bildungsbereichen tätig sein, so ist hier darauf zu achten, dass die Inhalte des Antrags konsequent auf die Erwachsenenbildung ausgerichtet sind. Nachdem Sie die Hintergrundinformationen vervollständigt haben, geht es um folgende Fragen:

  • Was sind die wichtigsten Bedarfe und Herausforderungen, denen sich Ihre Einrichtung gegenübersieht?
  • Wie tragen die geplanten Mobilitätsaktivitäten dazu bei, einen Nutzen sowohl für Ihre Einrichtung als auch für die Lernenden an Ihrer Einrichtung zu generieren?
  • Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem Kurzzeitprojekt, welcher Bezug besteht zu den Bedarfen und wie wollen Sie feststellen, ob die Ziele erreicht wurden? 
  • Welche Arten von Aktivitäten von Personal und Lernenden sollen dazu beitragen diese Ziele zu erreichen? 

 

Relevanz: Beschreiben Sie, inwiefern, Ihr Projekt, die geplanten Aktivitäten sowie Ihre Zielgruppen von erwachsenen Lernenden im Bildungsbereich der Erwachsenenbildung passfähig und relevant sind Wichtig ist auch, dass das geplante Mobilitätsprojekt zu den Zielen der Leitaktion 1 passt. Kurzzeitprojekte ermöglichen es auch unerfahrenen Einrichtungen den ersten Schritt in europäische Zusammenarbeit zu machen. Ein ganz besonderer Fokus richtet sich auf die erwachsenen Lernenden mit geringeren Chancen , die von einer Teilnahme am Projekt profitieren können. 


Aktivitäten und Finanzen: Die gewählten Aktivitäten geben Aufschluss über die Verbindung von den Bedarfen und den zu erreichenden Zielen. Längerfristige Lernaufenthalte sind im Rahmen dieser Förderperiode erwünscht. Die neue Lernenden Mobilität ermöglicht Einzel- und Gruppenmobilität. Ob eine Einzel- oder eine Gruppenmobilität durchgeführt werden soll richtet sich ebenfalls danach, welche Bedarfe für den einzelnen Lernenden oder für eine Gruppe von Lernenden formuliert werden und welches Ziel dadurch verfolgt werden soll. Hierbei ist die offizielle Definition der förderfähigen erwachsenen Lernenden zu beachten. Beachten Sie, dass auch außergewöhnliche Kosten und Kosten, die im Zusammenhang mit Menschen mit Behinderung anfallen gesondert beantragt werden können.


Ergebnisse und Wirkung: Schildern Sie, was Sie vorhaben, um nach Abschluss der Lernmobilitäten die Ergebnisse in das Tagesgeschäft Ihrer Einrichtung einzubetten. Wer soll außer der eigenen Einrichtung und den Mitarbeiter/-innen von den Ergebnissen profitieren? Im Programm Erasmus+ wird Wert daraufgelegt, die Wirkung der Projekte angemessen zu verbreiten. Dies sollten Sie von Anfang an mitdenken.

Zusammenfassung: Fassen Sie Ihr Vorhaben in deutscher und englischer Sprache so zusammen, dass Außenstehende schnell erfassen können, worum es in Ihrem Projekt geht. Übergeordnete Fragen unterstützen bei der Strukturierung der Zusammenfassung. Betrachten Sie Ihre Zusammenfassung wie eine Werbung für Ihr Vorhaben: Was macht Ihr Projekt aus? Bei der Frage „Warum beantragen Sie dieses Projekt“ denken Sie auch mit, warum sie dieses Projekt europäisch durchführen wollen. Rechtsgültige Unterschrift: Die zeichnungsberechtigte Person Ihrer Institution unterschreibt den Projektantrag in der erforderlichen Form.


Einreichfrist: Die Frist zur Einreichung endet immer um 12:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit). Übermitteln Sie den Antrag rechtzeitig und denken Sie daran, dass die Server gegen Ende der Antragsfrist sehr ausgelastet sind. 

5. Online-Sprachunterstützung

Die EU plant für die Programmgeneration 2021-2027 zur Vor- und Nachbereitung der Teilnehmenden ein neues Online-Tool zum Sprachenlernen. Sobald uns weitere Informationen zu diesem neuen Tool vorliegen, informieren wir Sie an dieser Stelle.

Weitere Infos zur Online-Sprachunterstützung

 Online Linguistic Support (OLS) -  Sprachtests und Sprachkurse bei Aufenthalten ab 19 Tagen (ohne Reisetage)

6. Auswahlverfahren und Förderkriterien

Nach der Einreichung wird Ihr Antrag zuerst nach formalen Kriterien geprüft.

Die inhaltliche Bewertung erfolgt durch geschulte Gutachterinnen und Gutachter nach drei Leitaspekten:

  • Relevance (30%)
  • Quality of project design (40%)
  • Quality of follow-up actions (30%)

In jedem dieser Bereiche muss eine Mindestpunktzahl (15/20/15) erreicht werden. Die Unterschreitung der Mindestpunktzahl in einem Bereich führt zur Ablehnung des Antrags. Alle Anträge werden in allen Bereichen durchbewertet, auch wenn die Mindestpunktzahl in einem Bereich unterschritten wurde. Insgesamt müssen die Anträge mindestens 60 Punkte erzielen, damit sie eine Förderung erhalten können.

Eine Förderentscheidung erhalten Sie Anfang August.

Die Richtlinien, nach denen die Anträge begutachtet werden, können Sie im Leitfaden für Gutacher/innen einsehen.

 Leitfaden für Gutachter und Gutachterinnen 2021 (englisch)

Hinweis: Die Kriterien der Begutachtung in der Leitaktion wurden aktualisiert

7. Auf einen Blick: Dokumente und Tools zur Antragstellung 2021

Organisationsregistrierungssystem und OID  

 Zum Organisationsregistrierungssystem (ORS)

Sie haben noch keine OID? Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise:

 Hinweise zur Registrierung und eine Anleitung zum Verfahren

Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem hochgeladen werden:

 Formblatt Rechtsträger für private Einrichtungen

 Formblatt Rechtsträger für öffentliche Einrichtungen 

 Formblatt Finanzangaben

Nachweis der Rechtsfähigkeit der Einrichtung (zum Beispiel Auszug aus dem Handels- oder Vereinsregister, Schreiben der übergeordneten Behörde oder Auszug aus dem Schulverzeichnis usw.)

Zur Antragstellung verwenden Sie bitte ausschließlich das Online-Portal der EU-Kommission.

 

Für die Beantragung eines Kurzzeitprojektes im Bereich der Berufsbildung verwenden Sie bitte das Antragsformular mit der Kennung KA122-ADU

 

Bitte beachten Sie, dass nur übermittelte Anträge auch bearbeitet werden können und kalkulieren Sie bitte ausreichend Puffer für Unwägbarkeiten in letzter Minute ein!

 

 Leitfaden für Gutachter und Gutachterinnen 2021 (englisch)

Hinweis: Die Kriterien der Begutachtung in der Leitaktion wurden aktualisiert

Entfernungsrechner

 Entfernungsrechner (Distance Calculator): Um den zu erwartenden Zuschuss besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.